O VIES é a sigla para a designação em inglês VAT Information Exchange System que, em português, é o Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA. O VIES é, assim, uma plataforma online que facilita a comunicação e troca de informações entre as entidades fiscais dos países membros da União Europeia.
A sua principal função é verificar a validade dos números de identificação fiscal de IVA e garantir a correta aplicação das regras fiscais de comércio entre países europeus.
As operações intracomunitárias de bens ou serviços são compras ou vendas feitas por quem não tem sede, nem estabelecimento estável num determinado país. Existem algumasexceções que deve consultar no Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias.
Segundo as estatísticas europeias de 2022, o maior volume financeiro das transações das empresas portuguesas na União Europeia, fossem importações ou exportações, envolveu a Espanha, a França e a Alemanha.
Segundo o Instituto Nacional de Estatísticas (INE), em Portugal, o volume de importações tem sido superior ao volume de exportações. Contudo, no ano passado, tanto as compras como as vendas internacionais diminuíram. Por exemplo, no 3º trimestre de 2023, as exportações diminuíram 8,8% e as importações 12,3%. O ano de 2024 promete ser mais animador com a previsão de um aumento nominal de 2.9% nas exportações de bens.
No âmbito destas atividades comerciais intracomunitárias, o VIES é uma ferramenta europeia para controlar as transações comunitárias, combatendo a fraude e a evasão fiscal. Para os empreendedores que negoceiam em países europeus, o VIES é mais uma garantia de que as empresas com quem fazem negócios operam legalmente. Sendo também uma garantia em como terão o reembolso do IVA da faturação emitida. Verifique as diretivas europeias respeitantes ao Reembolso do IVA.
VIES: o que é?
O VIES é uma ferramenta de pesquisa europeia ligada às bases de dados fiscais de cada país europeu, incluindo países Brexit com acordo especial – Irlanda do Norte -, para verificação da existência ou validade de um número de identificação fiscal (NIF) para efeitos de IVA.
O registo do NIF na ferramenta VIES deve ser feito pelo contribuinte através da entidade fiscal do seu país, que em Portugal é a Autoridade Tributária e Aduaneira.
Se tiver um parceiro de negócios ou representante fiscal no país onde realiza as transações, já terá obrigatoriamente um registo de NIF nesse país. Neste caso, não há lugar a registo do NIF em Portugal, nem a devolução do IVA pelas transações intracomunitárias. Contudo, é igualmente importante que esteja registado no VIES antes de realizar as suas compras ou vendas.
Saiba tudo sobre a devolução do IVA intracomunitário e com países terceiros.
VIES: como verificar um número de IVA
Ao pesquisar um número de identificação fiscal no VIES terá duas respostas:
Resposta válida – existe informação sobre NIF;
Resposta inválida – não existe informação sobre NIF.
Quando a resposta é inválida, não significa que determinada empresa não exista ou esteja a cometer alguma ilegalidade. Pode simplesmente haver algum problema com o registo na base de dados do seu país e, por exemplo, não estar ativado para transações intracomunitárias ou estar ainda em processo de ativação.
Caso obtenha uma resposta inválida ao introduzir o número de identificação fiscal de uma empresa com quem pretende fazer negócio, a atitude certa é contactar as finanças do país em questão.
Por isso, contacte o seu país, caso a sua própria informação não apareça na VIES; ou o país do operador comercial com quem queira fazer negócio, pedindo para verificar se o Número de Identificação Fiscal ou de IVA é válido e se tem um nome e endereço associado (informações sobre o nome e o endereço não são divulgadas, apenas é indicado se tem ou não).
VIES: Verificação de NIF no pós Brexit
Com o Brexit, em vigor desde 2021, o Reino Unido deixou de fazer parte do VIES. No entanto, neste acordo de cooperação entre a União Europeia e o Reino Unido, ficaram definidas regras especiais para o comércio com a Irlanda do Norte, evitando divisões na Irlanda.
Assim, as empresas com sede ou filial no Reino Unido são consideradas como pertencendo a países terceiros nas relações comerciais, no entanto a Irlanda do Norte tem um regime especial de funcionamento, seguindo as mesmas regras dos países membros da UE, com exceção da prestação de serviços que seguem as regras de países terceiros.
Assim, se realizar negócios com o Reino Unido, deve consultar a autoridade tributária daquele país para validar o NIF da empresa com quem se relacionar antes de iniciar qualquer relação comercial. Deve ainda seguir todos os procedimentos alfandegários para a compra ou venda de bens, assim como não necessita de submeter a declaração recapitulativa e, ao emitir a faturação, deve indicar a nota “IVA Autoliquidação”. Esta nota também se aplica à prestação de serviços.
Contudo, para validar o número de IVA de uma empresa da Irlanda do Norte, antes da comercialização de bens, pode fazer essa consulta no VIES, tendo o código XI+NIF, assim como em Portugal será PT+NIF.
Saiba mais detalhes sobre a faturação para o Reino Unido com o Brexit.
Da nossa parte, garantimos que o InvoiceXpress, programa de faturação online, está preparado para emitir faturas de acordo com as especificidades de cada situação.
VIES: como me registo e quais são os passos a cumprir para se aplicar a isenção de IVA numa transação intracomunitária
O registo no VIES é obrigatório e muito fácil.
Passo A:
Ao iniciar atividade, indique que pretende que o NIF seja inscrito no VIES.
Passo B:
Em qualquer outra altura da atividade, dar essa indicação através da entrega de uma declaração de alterações.
Todos os dados de registo são geridos, seja pelas finanças portuguesas como por cada país membro. Estas entidades podem alterar os dados no caso de identificarem fraude, falsidade na declaração de elementos, ou inexistência de operações.
Depois do número do IVA ficar registado no VIES, pode verificar as informações que constam no sistema online, introduzindo o seu número NIF, ou do seu fornecedor ou o do seu cliente e obter a confirmação e validação instantânea.
De notar que o processo de registo é fundamental para beneficiar da Isenção de IVA em transações intracomunitárias.
Consulte o artigo 14º do Código do IVA e o artigo 29º do Código do IVA, em especial a alínea 8, para verificar ou obter a isenção de IVA de bens ou prestação de serviços, assim como saber quais os documentos comprovativos – faturas, declarações, mapas recapitulativos – que deve apresentar.
VIES: qual a sua importância?
Ao realizar uma pesquisa neste Sistema de Intercâmbio de informações sobre o IVA, perceberá se o operador económico com quem pretende negociar tem tudo em conformidade, ou seja, se está validado. Só assim, as transações comunitárias devem prosseguir.
O VIES é vital para proporcionar transparência e eficiência no processo de tributação de IVA nas relações comerciais de bens entre países da União Europeia, incluindo a Irlanda do Norte.
Uma vez verificados os números de IVA (NIF) via VIES, previne-se a fraude fiscal, assim como se assegura que sejam aplicadas as isenções de IVA ou reembolsos do IVA de forma legal após a faturação. Se o NIF não for validado pelo VIES, terá de liquidar o IVA no país onde comprou os bens e de onde sairão. Confirme a informação no Regime de IVA nas Transações Intracomunitárias (RITI).
Então, para receber de volta o IVA pago na transação comercial entre países membros, as empresas devem:
- Estar registadas em regime de IVA no seu país;
- Ter o NIF registado nas Finanças e VIES;
- O NIF deve constar na faturação;
- Os bens devem viajar para outro estado-membro e deve existir documentação que comprove a saída desses mesmos bens;
- A declaração recapitulativa de IVA deve ser submetida às Finanças. A nossa agenda fiscal mensal indica os prazos em que o deve fazer.
Nesta jornada comercial na União Europeia, o VIES desempenha um papel importante para o controlo e deteção de transações não declaradas ou fraudes fiscais. Tal prática contribui ainda para um ambiente de negócios justo e equitativo, que estimula cada vez mais o comércio dentro da UE.
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