Todos os dias tomamos centenas de decisões. O que vestir, o que comer, o que fazer. Algumas dessas decisões são mais complexas do que outras, mas todas requerem a seleção de uma resolução.
Numa empresa não é diferente. É necessário definir estratégias, metas de negócios, reduzir custos, etc., e todas estas decisões são um grande desafio para os administradores. No entanto, existem alguns modelos e dicas que o podem ajudar no processo de tomada de decisão.
A falta de planeamento do processo pode ter consequências negativas para o negócio. Decisões mal tomadas geram prejuízos financeiros, dispêndio de tempo e redução da produtividade. A tomada de decisão deve ter uma estrutura bem elaborada, de modo a trazer os melhores resultados.
Mas, como fazer isso na prática? Saiba mais neste artigo dedicado ao tema.
O que é o processo de tomada de decisão?
A tomada de decisão é um processo que consiste em fazer uma escolha em detrimento de outras, após detetar um problema inicial que afeta o negócio ou os colaboradores. Inclui o levantamento das possíveis soluções, identificação da decisão que ofereça os melhores resultados, de acordo com a estratégia e objetivos do negócio, e avaliação da solução tomada.
Numa empresa, as decisões de negócio podem ser regulares ou pontuais e tomadas em diferentes níveis de gestão. É por isso que é vantajoso saber classificar e estruturar o processo de tomada de decisão, pois as resoluções afetam diretamente o desempenho e produtividade da empresa, evitam erros e melhoram os resultados.
O processo de tomada de decisão precisa ser feito com base em informações confiáveis, de forma a ajudar a optar por resoluções assertivas e ponderadas, culminando numa decisão final abonatória.
Os principais modelos de tomada de decisão
A maior parte dos modelos de tomada de decisão tem por base o mesmo número e sequência de etapas, diferindo no tipo de abordagem. Dos seis, abaixo listados, descubra o que melhor se adequa à estratégia e objetivos do seu negócio.
1. Racional
A tomada de decisão racional recorre à lógica para determinar a opção que trará melhores resultados, sendo, por isso, a que é mais comummente utilizada para tomar decisões estratégicas que terão um grande impacto na empresa.
Ao adotar este modelo, as pessoas responsáveis pela tomada de decisão têm a oportunidade de contemplar o que mais importa na sua situação específica e selecionar as escolhas que melhor refletem os seus padrões.
O único problema desse modelo é o facto de que nem sempre as pessoas sabem o que querem ou têm informações suficientes sobre as alternativas disponíveis e, geralmente, acabam por jogar pelo seguro e tomar uma decisão “boa o suficiente”.
2. Intuitivo
A forma intuitiva é uma das maneiras mais simplistas de tomar decisões e é utilizado, com frequência, por especialistas e administradores experientes.
Apesar de parecer um modelo que se baseia apenas em instintos, numa avaliação mais aprofundada demonstra que é, na verdade, um processo sofisticado, no qual o responsável aplica a sua intuição para avaliar o problema e investigar padrões. A intuição inclui anos de experiência, especialização, histórico académico, informações privilegiadas, entre outros.
Geralmente, o responsável pela tomada de decisão “sabe” o que fazer, antes de conseguir explicar as suas ações e usa os resultados destas para aprofundar a compreensão dos problemas.
3. Criativo
No processo de tomada de decisão, após reunir informações e insights sobre o problema e gerar algumas ideias iniciais, quem faz a gestão das decisões passa por um período de incubação, no qual não pensa ativamente nas soluções, mas deixa que o seu inconsciente assuma o controlo do processo.
Depois de algum tempo, a resposta vem naturalmente, sendo o próximo passo testá-la e finalizá-la.
A desvantagem deste modelo é que o sucesso depende, principalmente, de características pessoais do indivíduo que tem de tomar a decisão, tais como a criatividade e contexto.
4. Colaborativo
Como o nome indica, o modelo colaborativo inclui a participação de outras pessoas na tomada de decisão, com vista a obter diferentes pontos de vista e, assim, expandir as alternativas.
Apesar de a decisão final ser dos responsáveis da marca, é uma forma de mostrar que o processo não tem de ser necessariamente individual.
5. Especializado
Nem sempre a racionalidade, intuição, colaboração ou outro dos modelos é suficiente para chegar a uma conclusão. Nesse caso, é necessário pedir a opinião de um especialista, que poderá indicar a melhor forma de alavancar o seu negócio.
6. Com base em valores
A experiência de vida de cada pessoa leva à formação de diferentes valores, que podem servir para direcionar a tomada de decisão.
Todavia, é um tipo de modelo que, no meio corporativo, deve ser aplicado com cuidado, para que não existam conflitos de interesses entre a marca e o indivíduo.
As 5 etapas do processo de tomada de decisão
- Identificar o problema que requer uma decisão
Uma decisão tem como objetivo solucionar um problema, por isso, o primeiro passo é identificar a natureza da questão a ser resolvida. No caso das pequenas e médias empresas, geralmente, os problemas prendem-se com delineação estratégica, gestão de orçamentos e resolução de necessidades.
A determinação do problema de forma clara e racional ajudá-lo-á a alcançar as melhores soluções possíveis para resolver o problema. Se precisa atingir uma meta específica, certifique-se de que esta é mensurável.
- Reunir todas as informações relevantes
A segunda etapa consiste em entender a situação através da recolha do máximo de informações. Procure compreender o contexto em que se insere, através de feedback dos envolvidos, reuniões com líderes, relatórios de desempenho, pesquisas internas e externas, entre outros.
O levantamento de dados é fundamental para uma tomada de decisão realista e alinhada com os objetivos da marca.
- Listar as alternativas
Ao reunir informações, muito provavelmente, encontrará várias possibilidades de atuação para o mesmo problema.
Caso não seja assim tão claro, reúna-se com outros profissionais e façam um brainstorming ou divida os funcionários em equipas com autonomia suficiente para elaborarem propostas de soluções. Criem uma lista de alternativas possíveis e analise as vantagens e desvantagens de cada opção.
- Analisar e escolher a melhor opção
Os mapas mentais são uma ferramenta muito útil no processo de tomada de decisão, pois permitem associar a descrição do problema aos restantes dados obtidos, como causas, justificações, propostas de soluções e outras informações relevantes.
A partir desta visão global, torna-se mais fácil analisar como seria se executasse cada uma das alternativas, e priorizar as que têm maior potencial de ajuda para a questão inicial.
Depois de analisar os prós e contras de todas as opções, está apto a escolher e implementar a melhor alternativa ou conjunto de alternativas relevantes para resolução do problema.
- Acompanhar e avaliar a decisão tomada
À semelhança do que acontece nas estratégias de marketing, para avaliar se foi uma boa solução, é necessário acompanhar as decisões de negócio tomadas.
Caso verifique que não respondeu à necessidade identificada, pode voltar algumas etapas atrás e modificar o caminho tomado.
Dicas para o ajudar a tomar as melhores decisões
O processo de tomada de decisão pode ser um momento assoberbante. É difícil prever se a decisão que está prestes a tomar terá resultados satisfatórios ou não. Ainda assim, existem algumas estratégias que poderão ajudar à qualidade do processo.
- Avalie cuidadosamente a situação e os dados
A informação que tem à sua frente nem sempre conta a história toda. Tomar decisões de negócio com base em informações incompletas pode levar a soluções erradas. Portanto, avalie toda a situação com cuidado, faça muitas perguntas e procure todos os dados possíveis para tomar uma boa decisão.
Em contrapartida, tenha atenção à sobrecarga de informações, que podem dificultar a tomada de decisão por excesso de dados a tratar.
- Tenha em consideração o seu estado de espírito
Hoje em dia, existe muita pressão para agir rapidamente. Todavia, é importante ter em consideração que nem sempre estamos no nosso melhor estado mental ou emocional para tomar decisões estratégicas.
Se achar que o seu estado emocional não lhe permite tomar decisões ponderadas, tente espairecer antes de voltar a pensar no assunto.
- Englobe outros profissionais na tomada de decisão
Nem sempre a pessoa responsável pela tomada de decisão possui habilidades, conhecimentos sólidos ou experiência suficiente para fazer uma escolha acertada.
Conversar com a equipa, pedir ajuda para identificar pontos fortes e fraquezas ou aproveitaro apoio de outros profissionais, trar-lhe-á novas perspetivas de resolução.
- Comunique as suas decisões a toda a equipa
Depois de tomar uma decisão, é essencial garantir que todas as pessoas afetadas são informadas sobre a direção que escolheu seguir.
Além disso, a maneira como comunica as suas decisões de negócio pode afetar o modo como são recebidas.
- Aprenda com situações passadas
Analisar situações passadas pode ajudar a tomar melhores decisões estratégicas no futuro. Verifique de que forma foram abordados problemas anteriores e, em seguida, use essas lições para criar estratégias adaptáveis e funcionais.
Resumindo, para uma tomada de decisão informada, são necessários dados pertinentes que lhe permitam perceber de que forma as soluções arranjadas contribuem para a evolução do negócio e qual o melhor caminho a seguir para melhorar as suas estratégias empresariais. Por isso é que é tão importante utilizar um programa de faturação certificado no seu negócio.
Com o InvoiceXpress consegue emitir faturas em segundos, consegue ter uma visão global do seu negócio para que possa acompanhar a evolução mensal da sua faturação e estar a par do estado de cobrança das suas faturas.
Consegue, ainda, programar o envio automático de emails ou mensagens SMS para relembrar os prazos de pagamento a decorrer ou já vencidos, e estar sempre a par das alterações fiscais exigidas pela Autoridade Tributária, tudo para estar sempre a par do estado da sua faturação, e poder assim tomar as melhores decisões para o seu negócio.
