Vai mudar de programa de facturação? Quer apenas criar uma nova série no seu software actual? Leia os nossos conselhos sobre como iniciar uma nova série de facturação para evitar penalizações pela Autoridade Tributária.
Criar uma série de facturação é um processo simples: basta aceder ao seu programa de facturação, criar uma nova série e começar a facturar. No entanto, é importante conhecer bem todos os passos deste processo de forma a evitar erros que podem atrasar o sucesso do seu negócio.
O que é uma série de facturação?
: Uma série é o elemento que identifica um novo conjunto de facturas. Habitualmente, o “nome” de cada série é organizado por ano e não pode ser repetido (cada série é única). Depois de criada, cada factura é emitida com uma numeração e data de emissão sequenciais.
Exemplo: se criar uma série de facturação este ano, pode nomeá-la “2014”. Assim, a primeira factura emitida será 2014/1 (este último algarismo é o número da primeira factura desta nova série).
Sendo assim, tenho que criar uma nova série todos os anos?
: Não. Como explicámos no exemplo anterior, “2014” é apenas a denominação escolhida para essa sequência. Pode ser “2014” como “ABC”. Lembre-se que o nome de cada série que criar não tem qualquer implicação na data de criação do documento. Nesse sentido, pode manter a mesma série pelo tempo que pretender.
Qual o formato correcto de emissão de documentos dentro de uma série?
: Segundo a portaria 340/2013, e de acordo com as regras SAF-T, é obrigatório emitir cada documento no formato “tipo de documento + Série + Número”. Exemplo: FT (factura) 2014 (série) /12 (número da factura).
Em caso de auditoria, não cumprir este requisito dá origem a coima.
Mas não se preocupe, no InvoiceXpress, por exemplo, depois de configurada a série a identificação de cada documento é automática.
Já criei uma nova série. Posso continuar a numeração da sequência anterior?
: Não. Assumir que é possível continuar a emissão de documentos com o número seguinte àquele com que terminou a série anterior é um dos erros mais comuns. De acordo com o ponto 2.2.5 do Of. Circulado n.º 50.001/2013 (PDF) , cada série tem uma numeração sequencial própria, independente de outras séries de facturação. Tem que começar sempre no n.º1.
Ou seja, se a série 2013 terminou na factura n.º31, não pode começar a série 2014 com o número n.º32.
Mas se mudar de programa de facturação, posso manter a mesma série e continuar a numeração do programa anterior?
: Não. Uma determinada série de faturação não pode conter documentos com origens diferentes. Sempre que mudar de software, tem de criar uma nova série e iniciar a numeração de documentos a partir do 1.
Segundo o mesmo ofício, cada programa de facturação tem um código de identificação único, chamado hash, não podendo existir documentos dentro da mesma série com hash diferentes. Ou seja, cada série tem de ser processada pelo mesmo programa.
Posso emitir vários tipos de documentos dentro da mesma série?
: Sim. A particularidade é que cada documento vai iniciar uma sequência numérica própria. Ou seja, facturas, notas de crédito, etc…, pertencem todos à mesma série. Mas sempre que criar qualquer um destes, o primeiro documento do género assume o número 1, e assim sucessivamente. Todos os documentos emitidos dentro de cada série diferenciam-se depois pelo prefixo “tipo de documento” antes da série/número.
Exemplo: Na série 2014, terá a factura número 1 (FT 2014/1), a factura simplificada número 1 (FS 2014/1), a nota de crédito número 1 (NC 2014/1), etc.
# E como funciona a criação de séries no InvoiceXpress?
O processo de criação de séries é bastante simples. Basta aceder ao separador Séries no menu Configurações e criar uma nova série com o nome que mais lhe convier. Se criar mais do que uma série, aquando da emissão de qualquer documento, pode sempre escolher a que série o quer subordinar.
Saiba tudo sobre a criação de séries no seu programa de facturação favorito.
