O desafio do regresso ao trabalho após as férias
O regresso ao trabalho após um período de férias pode ser uma tarefa desafiante para todos os envolvidos. Por um lado, a desconexão do trabalho oferece benefícios significativos para a saúde mental e bem-estar geral. Ela proporciona uma mente mais clara, relaxamento e redução do stress, enquanto estimula a criatividade, e evitando situações de burnout.
No entanto, por outro, esta pausa pode resultar em desafios para as empresas, incluindo a sobrecarga de trabalho para os colegas que permanecem ativos durante o mesmo período ou o desconhecimento dos detalhes dos projetos em curso. O cenário piora quando o trabalhador é o único responsável do seu departamento e não há substituto direto disponível.
Para superar estes obstáculos que afetam a produtividade, é essencial planear antecipadamente para colmatar as ausências dos colaboradores, devido a férias ou outros motivos, e, assim, promover o trabalho colaborativo.
Se o trabalhador desempenhar as suas funções em regime híbrido ou em teletrabalho, promover o trabalho em equipa ou colaborativo é essencial.
Trabalho colaborativo – Como fomentar a colaboração eficiente da equipa
Se a equipa trabalhar de forma colaborativa e em sintonia, minimiza o impacto negativo das ausências para férias ou quando em trabalho remoto.
Melhorar a comunicação, incentivar uma cultura de abertura, facilitar a partilha entre equipas, delegar tarefas (como a gestão de faturação), otimizar a gestão do tempo e promover o trabalho colaborativo são passos cruciais para reduzir esses impactos das ausências dos colaboradores e aumentar a produtividade diária da equipa.
Preparativos ANTES das férias
Antes do período de férias, podem ser tomadas algumas medidas para suavizar a transição para o descanso:
- Analisar as tarefas de cada trabalhador;
- Designar um substituto temporário;
- Reforçar a equipa com contratações temporárias.
Caso a continuidade do negócio seja inviável devido aos elementos da equipa em férias, considere a possibilidade de um encerramento temporário ou funcionar com serviços mínimos. Verifique ainda se os serviços mínimos podem ser assegurados em modo de trabalho remoto.
Antes do encerramento, certifique-se de que cumpre todas as obrigações fiscais, com a ajuda de recursos como a nossa agenda fiscal mensal, e emita faturas com um software de faturação certificado de fácil utilização por parte de todos, como é o caso do InvoiceXpress.
Embora o nosso programa de faturação online possa ser usado a qualquer altura e em qualquer lugar com acesso à internet, por uma questão de gestão do trabalho de uma equipa, é aconselhável antecipar as tarefas de faturação antes de se desconectar completamente.
Estratégias APÓS as férias
Após um período necessário de descanso, inicialmente a reintegração nas tarefas laborais pode ser gradual, com menor foco ou produtividade. Entretanto, este período de adaptação será curto e os benefícios das férias em termos de melhoria do desempenho e aumento da produtividade tornar-se-ão evidentes em breve.
Contudo, se já fez trabalho de planeamento antes de ir de férias, o regresso ficará salvaguardado, principalmente se já utilizar ferramentas de trabalho que melhorem a produtividade.
Trabalho colaborativo: A contribuição das ferramentas digitais para a produtividade
Atualmente, as ferramentas de trabalho digitais desempenham um papel vital antes e após as férias (e ao longo de todo o ano).
Estas aplicações são úteis em contextos de trabalho presencial, mas especialmente valiosas no trabalho remoto ou teletrabalho (como experienciámos durante a pandemia da Covid-19) ou em modelos de trabalho híbridos.
As equipas do InvoiceXpress estão totalmente adaptadas e habituadas a usar ferramentas digitais para aumentar a produtividade, por isso sabemos do que falamos.
Aqui estão as 40 ferramentas de produtividade que identificámos para facilitar o seu regresso ao trabalho, mas principalmente para potenciar o trabalho colaborativo da sua equipa ao longo de todo o ano.
Explore-as, teste-as e escolha aquelas que se adaptam à sua equipa. Existem ferramentas digitais pagas ou gratuitas, bem como ofertas com períodos de experimentação inicial. Enfim, há aplicações para todos os gostos.
40 Ferramentas de trabalho digitais para impulsionar a produtividade
Comunicação
- Zoom – Videoconferências e reuniões.
- Google Meet – Videoconferências e reuniões.
- Skype – Chamadas de vídeo e voz individuais ou em grupo.
- GoToMetting – Videoconferências e reuniões online.
- Google Chat (antigo Hangouts) – Conversas individuais ou em grupo e colaboração em projetos.
- Slack – Mensagens instantâneas ou conversação em grupo, substituindo o e-mail interno.
- ClanHR – Plataforma de gestão de Recursos Humanos, com informações centralizadas e organização por grupos.
Gestão de projetos
- Asana – Para gestão de projetos e tarefas.
- Trello – Organização visual de projetos em quadros.
- Monday – Gestão colaborativa do trabalho em equipa.
- Basecamp – Gestão de projetos simplificada numa única página.
- TickTick – Organização de tarefas e listas.
- Scrum – Metodologia de gestão de projetos.
- Kanban – Sistema visual de gestão de tarefas.
- Todoist – Gestão de listas de tarefas.
- Microsoft To Do – Gestão de listas de tarefas.
- Partilha de ficheiros e documentos
- Google Drive – Armazenamento e partilha na nuvem.
- Onedrive (Office) – Armazenamento em nuvem da Microsoft.
- Dropbox – Plataforma para armazenamento e partilha online de ficheiros.
- Loom – Gravação e partilha de vídeos.
Brainstorming
- Ideaflip – Post-its online para brainstorming virtual.
- Evernote – Notas com imagens, áudio ou links web.
- Coggle – Criação de mapas mentais e diagramas.
- Miro – Plataforma visual colaborativa.
- Invision – Quadro branco interativo para gestão de tarefas.
- Snagit – Captura de ecrã personalizável e partilhável.
Gestão de tempo
- Calendly – Plataforma de agendamento.
- Toggl – software de controlo de tempo não invasivo para equipas.
- Pomodoro timer – Ferramenta para controlar o tempo das tarefas e definir pausas.
Gestão de clientes
- Help Scout – Plataforma para gestão de conversas com cliente (chat, e-mails, help center).
- close.io – Especialmente destinada a equipas de vendas.
Design
- Canva – Plataforma colaborativa de design online.
- Draw.io – Ferramenta para criação de diagramas.
Gestão de redes sociais
- Swonkie – Plataforma portuguesa de gestão de redes sociais.
- Canva – Além do design, permite o agendamento de publicações para as redes sociais.
- Hootsuite – Gestão de redes sociais.
- Buffer – Gestão de redes sociais.
- E-goi – Especialista em e-mail marketing, mas também gere redes sociais.
- Publer – gestão de redes sociais.
Faturação
40. InvoiceXpress – somos suspeitos, mas – claro – recomendamos esta ferramenta de faturação online, prática e intuitiva, certificada pela Autoridade Tributária e sempre a par de todas as atualizações fiscais. Experimente já hoje durante 30 dias grátis e veja como toda a sua equipa de contabilidade pode emitir faturas de uma forma simples e em segundos!
Torne o regresso das férias mais fluído com o uso de ferramentas de produtividade. Ao adotar estas aplicações digitais, o regresso ao trabalho pode ser mais tranquilo e eficiente.
Mas mais que o contexto de férias, aproveite ao máximo estas soluções que melhoram o trabalho colaborativo, promovem a produtividade, assim como a gestão do tempo na sua equipa. Use-as o ano inteiro.
