Um primeiro esclarecimento: no momento em que inicia a sua atividade, esta é uma escolha — regime simplificado ou contabilidade organizada — que deverá estar fechada, pois é indispensável que esteja em posse de toda a informação que necessita para esta nova fase da sua vida como freelancer.
Uma decisão acertada pode fazer toda a diferença em termos de custos, nomeadamente fiscais, inerentes ao exercício da sua atividade e, por isso, condicionar o que, no final, será o seu retorno líquido.
Regra geral, quanto maior for o volume de rendimentos gerados e a dimensão do negócio, maior a probabilidade de a contabilidade organizada ser a escolha mais acertada. Caso contrário, o regime simplificado pode adequar-se melhor às suas necessidades.
Convém ter em atenção também que quando preenche o formulário de abertura de atividade no Portal das Finanças, a Autoridade Tributária atribui, por defeito, o regime simplificado. No entanto, pode alterar esta escolha nesse mesmo momento ou, em alternativa, até março de cada ano: o regime escolhido fica, pois, efetivo durante um ano.
Posto isto, avancemos.
Regime Simplificado
Neste modelo, podem estar incluídos os trabalhadores independentes e empresários em nome individual com um rendimento anual bruto até 200 mil euros e com residência em Portugal. Para estes profissionais, esta costuma ser a opção mais vezes selecionada.
Estes são alguns exemplos de profissões que, geralmente, estão envolvidos nesta categoria: tradutores, jornalistas, copywriters, designers, arquitetos, engenheiros, médicos ou até enfermeiros.
Como falamos de operações de relativa pequena dimensão, pressupõe-se que uma parte dos gastos são despesas e, portanto, apenas uma percentagem dos rendimentos é considerada para efeitos de tributação. Esta, é determinada dependendo do coeficiente aplicado, de acordo com a atividade exercida pelo sujeito passivo. É, aliás, através deste coeficiente que se define que parcela é rendimento sujeito a tributação e que parcela se pressupõe ser despesas de trabalho.
Em suma, e como tudo na vida, existem vantagens e desvantagens. Olhemos, de forma resumida, para cada uma delas para que não restem dúvidas:
Vantagens do regime simplificado
– as despesas associadas a este regime são inferiores em comparação com o de contabilidade organizada.
– o peso das obrigações fiscais exigidas é inferior, sendo o processo também mais simples.
Desvantagens do regime simplificado
– não é possível deduzir todas as despesas associadas ao exercício da atividade. Exemplo: deslocações, material informático adquirido ou rendas de espaços comerciais.
Contabilidade Organizada
Agora, a contabilidade organizada! Este regime é obrigatório para todos os sujeitos passivos e sociedades unipessoais. Por outro lado, é igualmente mandatório para trabalhadores independentes e empresários em nome individual com um rendimento anual bruto acima dos 200 mil euros.
Para os restantes freelancers ou empresários, pode ser também uma opção caso entendam ser esse o regime que melhor serve as suas pretensões. No entanto, como referido anteriormente, quanto maior o volume de negócio e os rendimentos gerados, maior a pertinência de se considerar a escolha da contabilidade organizada.
Este caminho implica ainda a contratação de um contabilista certificado, que será responsável pela submissão das declarações do sujeito passivo, ou seja, caber-lhe-á informar a Autoridade Tributária de todas as contas que digam respeito à atividade desenvolvida em cada período fiscal.
Neste caso, os rendimentos considerados para efeitos de matéria tributável a apurar são os rendimentos brutos anuais, sendo possível deduzir as despesas inerentes à atividade desenvolvida.
Agora, em resumo, novo exercício de vantagens e desvantagens de forma sistematizada:
Vantagens da contabilidade organizada
– o facto de a contabilidade estar sob responsabilidade de um profissional qualificado leva, tendencialmente, a uma muito maior eficiência fiscal.
– despesas e ganhos são avaliados com um rigor maior.
– são dedutíveis despesas com gastos como os combustíveis, transportes, despesas com imóveis e, quando aplicável, encargos, nomeadamente com a eletricidade, água ou telecomunicações.
Desvantagens da contabilidade organizada
– as obrigações legais vêm com a adesão ao regime de contabilidade organizada — uma complexidade e exigência que se refletem na necessidade de contar com um contabilista certificado, o que acarreta um custo suplementar, além da elaboração de dossiers fiscais anuais. Dá mais trabalho, é verdade, mas terá o auxílio de alguém que domina o assunto.
Mudar de regime tributário: como fazer?
A sua vida profissional deu uma grande volta e, de acordo com as suas expectativas, é melhor agora alterar o seu regime. Tudo certo, sem problema. Vamos a isso!
Por um lado, porque é perfeitamente possível que o caminho escolhido numa primeira fase não corresponda totalmente à sua atividade. Por outro, porque o próprio percurso do seu negócio acaba por trazer alterações relevantes relativamente às suas necessidades e, portanto, quanto ao regime a escolher. Razões plausíveis e naturais.
A alteração de regime pode ocorrer de forma automática quando, nos dois exercícios anteriores, os rendimentos brutos obtidos em cada um deles ultrapassarem a fasquia dos já mencionados 200 mil euros.
Também pode optar por fazê-lo diretamente no site da Autoridade Tributária: nesta situação, deve entregar uma declaração de alterações. No caso da passagem para o regime de contabilidade organizada, terá de ser, novamente, o contabilista certificado a proceder à entrega da referida declaração.
Regime tributário: no fim, o que fica?
Nunca é demais repetir: a dimensão do seu negócio é determinante na escolha do regime simplificado ou de contabilidade organizada. Quanto maior for a sua faturação, mais vantagens terá em escolher um regime de contabilidade organizada. Caso o seu negócio tenha menos despesas e um património menor, será mais benéfico optar por um regime mais simples.
Agora que está tudo muito mais claro, pode começar a preencher o formulário de início de atividade nas Finanças.
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