Ter maior produtividade é o seu objetivo? O desafio está lançado, mas não sabe por onde começar? Existem diversos métodos e ferramentas que podem ajudá-lo na gestão para alcançar maior produtividade. Contudo, aquele que vamos expor neste artigo é um dos mais básicos e simples de implementar: o método Kanban.
O método Kanban (palavra de origem japonesa que significa “placa quadro”) foi, inicialmente, usado nos negócios no Japão, na fábrica de automóveis da marca Toyota. Tudo começou na década de 40, do século XX, quando a empresa atravessava um período complicado com grande prejuízo e queda da sua competitividade.
O chefe da oficina começou por implementar diferentes tipos de organização para produzir apenas o necessário à procura, evitando produzir quantidades fixas que a empresa tentava impor ao mercado, gerando prejuízo e não aumento das vendas.
Importava dar mais ao cliente, por menos dinheiro.
O método vingou e, mais tarde, acabou por ser aplicado, primeiro, à indústria de software, e, em seguida, a outros setores. Hoje, o quadro Kanban é amplamente usado como método visual de produtividade e envolvimento de equipas.
Antes de adotar este e outros métodos de produtividade, organize-se primeiro.
Neste artigo, ajudamos a organizar os documentos para ser mais produtivo.
Vamos agora saber mais sobre o método Kanban, seus benefícios e como aplicá-lo no seu negócio.
O que é o método Kanban?
Kanban é um método de organização visual para acompanhar o fluxo de trabalho de um determinado projeto, conforme ele vai avançando. O objetivo é identificar os constrangimentos que possam existir na concretização das tarefas inerentes ao projeto e encontrar uma solução para os resolver, aprimorando a produtividade.
Além disso, o método funciona como uma alavanca que faz avançar. Por isso, o ideal é que todos os envolvidos visualizem o quadro Kanban para saberem em que ponto se encontra o projeto e para realizarem mudanças passo a passo.
Kanban: benefícios que traz ao seu negócio
Numa cadeia de produção, por exemplo, o que se pretende, é que as tarefas fluam conforme o previsto inicialmente, sem derrapagens de tempo ou de dinheiro; sem quebras abruptas de stock ou, pelo contrário, acumulação do mesmo. Para que tal aconteça, este processo ajuda a controlar a gestão das tarefas primordiais da sua empresa.
O quadro Kanban pode ser aplicado a qualquer área ou departamento da sua empresa, como ao Marketing e às suas campanhas; ao Departamento de Vendas e ao processo até fechar um negócio; aos Recursos Humanos e às fases de recrutamento, ou ao desenvolvimento ou atualização de um projeto específico de software.
Como aplicar o método Kanban
O método Kanban é aplicado a um determinado processo que já existe. Aquilo que as equipas associadas ao quadro Kanban vão fazer é vigiar, identificar problemas e sugerir melhorias durante o fluxo desse processo até à sua conclusão.
Visualmente, o quadro poderá estar distribuído da seguinte forma, evitando grandes momentos de espera entre cada tarefa:
- Tarefas a realizar (to do ou backlog, em inglês)
Comece por aquelas que já faz no seu negócio.
- Tarefas em curso
As tarefas não podem estar eternamente neste ponto. Há que definir limites, para motivar a sua conclusão.
- Tarefas concluídas
Para colocar em prática este método, poderá usar ferramentas colaborativas, digitais, como um ficheiro excel da Google ou alojado num outro sistema de cloud/nuvem partilhado. Contudo, poderá também recorrer a imensas ferramentas/plataformas bastante mais intuitivas e práticas disponíveis no mercado.
Mas, para além das ferramentas digitais, pode recorrer a uma ferramenta física, como, por exemplo, um quadro branco com post-its em papel, onde redige as tarefas e a quem estão atribuídas, fazendo avançar os post-its de “tarefas a realizar” para “em curso” ou “concluídas”, conforme o fluxo de trabalho vai avançando.
No entanto, mais importante do que as ferramentas usadas para implementar o método Kanban, são as regras e princípios para a sua utilização:
- Respeitar a equipa (quero, posso e mando traz maus resultados).
- Respeitar o papel e função de cada elemento (o processo pode mudar, não a equipa. Todos dão contributos de melhoria).
- Fazer mudanças gradualmente.
- Começar por pequenas mudanças.
A resistência à mudança é uma realidade. Este método ajuda a minimizar esta resistência.
- Promover a participação de todos.
Tornar todos os momentos do processo bastante claros e explícitos (indicar as regras da tarefa ou tornar públicas informações de briefing; Dizer quando a tarefa deve passar para a fase seguinte do processo, etc.).
- Analisar o feedback do projeto, revendo todas as métricas com frequência.
Vantagens:
Trabalhar em campo visual aberto, acessível a todos, traz a transparência necessária para evitar resistências à mudança.
As sugestões de cada um, independentemente do cargo, são motivadas e valorizadas.
O ciclo de trabalho é, constantemente, melhorado e ajustado, para se tornar cada vez mais previsível.
A metodologia Agile e gestão à vista
O processo Kanban é uma parte da metodologia Agile de gestão, à vista de todos, que pode ser aplicada por qualquer equipa ou empreendedor. Esta filosofia de gestão indica alternativas à gestão mais tradicional e rígida de projetos, melhorando o processo, tornando-o mais rápido e frequente, com períodos de entrega mais curtos.
Uma das formas tradicionais de gerir projetos é o processo Cascata, em que uma tarefa só inicia, quando termina a outra. No entanto, este método torna o processo mais lento. Existem tarefas de determinados projetos que podem ser feitas em simultâneo e, assim, encurtar o tempo de entrega.
E aqui entra o Kanban, quadro visual, ou o Scrum, repetição de ciclos operacionais, como dois exemplos de métodos que fazem parte desta tipologia de gestão.
A gestão Agile faz-se de indivíduos, interações, colaborações (incluindo da parte do cliente) e de resposta a mudanças.
Nesta tipologia de gestão, o plano rígido acabou. As informações fechadas no gabinete do diretor também.
O quadro de atividades Kanban é exemplo disso, visível e acessível a todos.
Kanban: Ferramentas úteis
Existem numerosas ferramentas úteis no mercado que põem em prática o método visual Kanban e também outras metodologias de gestão de projetos para aumentar a produtividade.
Vejamos alguns exemplos dessas ferramentas:
– ClickUp
– Asana
– Trello
– Kanbanize
– Jira
No InvoiceXpress usamos estas 6 ferramentas para aumentar a produtividade.
Com as suas equipas em teletrabalho ou regime híbrido, o seu contabilista certificado, também distante de si, ter um quadro visual digital para acompanhar todo o processo de faturação poderá ser uma mais-valia, para ter o seu dinheiro em caixa no tempo certo.
No entanto, se algum prazo estiver a falhar após a emissão dos seus documentos de faturação via InvoiceXpress, espreite ainda estas 5 dicas para evitar pagamento em atraso de forma a receber mais rápido dos seus clientes.
