As metodologias de gestão de projetos são conjuntos de princípios, ferramentas e/ou técnicas que são usados para planear, executar e gerir projetos. Elas ajudam os gestores de projetos a liderar as suas equipas, facilitando a colaboração entre todos os membros.
Existem várias metodologias de gestão de projetos e todas têm os seus pontos positivos e negativos. Para saber qual a mais adequada para o seu negócio, é importante que as conheça. Por isso, neste artigo, iremos abordar as principais características de algumas das metodologias de gestão de projetos mais populares.
5 das principais metodologias de gestão de projetos que o ajudarão a melhor a sua produtividade
1. Agile
A metodologia Agile é mais um conjunto de princípios de desenvolvimento de um projeto do que um processo que se possa aplicar. Esta metodologia dá maior importância:
- Às interações entre os membros da equipa do que aos processos e ferramentas utilizados;
- À colaboração com os clientes do que a negociações de contratos;
- A que haja uma resposta adequada às mudanças do que a seguir um plano fixo.
A metodologia Agile é um processo flexível, caracterizado pela delineação, execução e adaptação das tarefas às necessidades de cada situação, em vez de ter um processo pré-definido. Assim, as equipas são capazes de responder à imprevisibilidade do projeto em questão.
Ao contrário do Agile, os restantes métodos de gestão de projetos assumem algum grau de previsibilidade sobre os fatores que afetam os mesmos. Já este método compreende que nem todos esses fatores são previsíveis e enfatiza a adaptabilidade a situações de mudança, a necessidade de uma comunicação adequada e contínua entre os membros da equipa encarregada do projeto e entre esta e o cliente.
A metodologia Agile foi criada originalmente para ser usada em projetos de desenvolvimento de software e é nestes ambientes que funciona melhor. No entanto, também poderá ser aplicada em outras situações. É ideal para ambientes de trabalho dinâmicos que procuram constante inovação e onde há algum nível de incerteza.
2. Scrum
A metodologia Scrum é uma das mais populares e põe em prática os princípios da metodologia Agile, propondo processos que melhoram a entrega ao cliente. O objetivo desta metodologia é o de melhorar a comunicação, trabalho em equipa e aumentar a velocidade de desenvolvimento do projeto.
O Scrum foca-se em empoderar uma equipa e incentivar a que esta seja proativa. Os papéis e responsabilidades de cada membro da equipa são definidos de forma a que esta consiga entregar o resultado certo, da maneira certa, o mais depressa possível.
Esta metodologia de gestão de projetos defende o uso de equipas pequenas e multifuncionais de até 9 pessoas. Estas pessoas irão trabalhar em tarefas previamente definidas, e que estão guardadas numa lista de tarefas pendentes (backlog). A cada uma destas tarefas foi atribuído um grau de prioridade pela pessoa responsável pelo projeto (o Scrum Master).
O fluxo de trabalho é depois dividido em “sprints”. Cada sprint é um ciclo de desenvolvimento que dura, geralmente, 2 a 4 semanas. Durante cada sprint ocorrem “scrums” diários, onde a equipa se reúne para relatar o progresso feito até então, e quaisquer desafios que tenham surgido.
No final de cada sprint, o trabalho é então revisto numa reunião de revisão do sprint para que, em conjunto com o Scrum Master, seja determinado se o trabalho desenvolvido é aprovado.
Tal como o Agile, a metodologia Scrum é maioritariamente utilizada em projetos de desenvolvimento de software. No entanto, pode ser aplicada em qualquer indústria que requeira alguma flexibilidade, mesmo tendo funções e responsabilidades bem definidas. Alguns exemplos de indústria que podem utilizar este método são a de logística de retalho e planeamento de eventos.
3. Kanban
A metodologia Kanban é uma abordagem visual da gestão de projetos. Ela ajuda a gerir o fluxo de trabalho ao colocar as tarefas numa tabela Kanban onde o fluxo de trabalho e o progresso estão claros para todos os membros da equipa, sendo divididos em categorias tão simples como “Para Fazer”, “A Fazer” e “Feito”.
Esta metodologia ajuda a reduzir ineficiências ao permitir que todos os membros da equipa se foquem no que é realmente importante. Ao mesmo tempo, o Kanban tem poucos processos, é flexível e não tem funções pré-definidas.
Os principais pontos desta metodologia são a visualização do fluxo de trabalho, limitação do trabalho em progresso, medição do tempo que leva desde o início da tarefa à sua execução (lead time) e a avaliação contínua de oportunidades de melhoria.
Assim, a equipa consegue rapidamente perceber o que tem de fazer a seguir e limitar a quantidade de trabalho em progresso, para garantir que cada tarefa é feita da melhor forma. Esta metodologia também permite redefinir prioridades sempre que necessário e descobrir problemas, prevenindo que haja atrasos na execução das tarefas.
O Kanban é ideal para ambientes operacionais cujas prioridades podem mudar frequentemente. Ao mesmo tempo, garante uma produção constante, o que a torna adequada para projetos de produção, suporte ou manutenção.
Esta metodologia também foi criada para equipas de desenvolvimento de software mas, hoje em dia, tem sido muito usada em departamentos de recursos humanos, marketing e até para departamentos de gestão financeira e administrativa.
4. PRINCE2
PRINCE2 é um acrónimo para PRojects IN Controlled Environments que, em português, significa “projetos em ambiente controlado”. Esta é uma metodologia orientada para processos rígidos, dividindo os projetos em diferentes fases. Cada fase tem o seu próprio plano e processos a seguir. Ela define quais são os inputs e outputs para cada fase do projeto para que nada seja deixado ao acaso.
Nesta metodologia existe um comité do projeto que é responsável pelo seu sucesso. É este comité que define as funções dentro das várias equipas e escolhe um gestor do projeto. O gestor do projeto é quem irá acompanhar todas as atividades diárias.
Esta metodologia está dividida em 7 processos principais, de forma a dar maior capacidade de controlo de recursos e mitigação de riscos às equipas. Estes 7 processos são:
- Início do projeto: Neste processo são definidas as razões para a execução do projeto, são escolhidas as pessoas que compõem o comité, bem como o seu gestor, e é criado um plano das fases do projeto;
- Direção do projeto: Este processo ocorre desde o início do projeto até ao seu fim. Durante este processo, o comité autoriza as fases do projeto e é responsável pela gestão, de forma global;
- Implementação do projeto: Processo que define qual o produto final e o prazo do projeto, os seus custos e onde é feita a análise de riscos;
- Controlo de cada fase: Em cada um destes processos, o gestor do projeto toma as medidas corretivas necessárias, monitoriza quaisquer mudanças, e comunica com todas as partes interessadas. Este processo é repetido para cada fase do projeto.
- Gestão da entrega de produtos: Neste processo, o gestor do projeto recebe o produto final de cada fase, já concluído e testado por cada equipa especialista;
- Gestão dos limites de cada fase: Este processo tem duas funções principais: a apresentação de relatórios sobre o desempenho da fase atual e o planeamento da próxima fase;
- Finalização do projeto: Nesta fase é feita a finalização de todos os trabalhos do projeto e é a última fase.
A metodologia PRINCE2 é incrivelmente completa, o que faz dela uma excelente opção para a gestão de projetos de grandes empresas, cujas variáveis sejam previsíveis. Por outro lado, pode ser demasiado rígido e pouco flexível para pequenos projetos.
5. Waterfall
A metodologia Waterfall tem uma abordagem simples. Ela dá primazia a um planeamento sólido, de forma a que cada tarefa seja feita apenas uma única vez, e fique bem feita.
O gestor do projeto, em conjunto com a sua equipa, planeia o trabalho exaustivamente e com antecedência. Após a fase de planeamento, este plano é executado, numa sequência fixa, de acordo com os requisitos pré-estabelecidos, por forma a entregar o projeto num ciclo único que é, geralmente, muito longo.
Todos os requisitos são definidos no início, antes de começar qualquer trabalho. Depois, o trabalho segue de forma unilateral, através de cada fase do projeto. Nenhuma destas fases se sobrepõem, o que significa que uma fase só pode começar quando a fase anterior chega ao fim. Assim, o output de uma fase irá servir de input na fase seguinte.
Devido à abordagem de um ciclo único, na metodologia Waterfall, há pouco espaço para refletir, rever e adaptar o projeto depois de concluir alguma tarefa. Assim que estiver na fase de teste, é muito difícil voltar e mudar algo que não tenha sido bem planeado antes do projeto começar.
Também não há nada para mostrar e dizer ao cliente à medida que o projeto avança. Isto faz com que se corra o risco de concluir um projeto que não vá ao encontro do que o cliente procurava.
Esta metodologia é mais indicada para projetos de fabrico e construção, que são altamente estruturados, e quando é muito caro dinamizar ou alterar qualquer coisa após esta ser concluída.
Gerir o seu negócio e a sua faturação com eficácia
A escolha da metodologia de gestão de projetos certa para o seu negócio é importante, tal como as ferramentas que decide usar, pois vai definir a forma como a sua equipa trabalha, o que tem um grande impacto sobre a sua produtividade. Esta pode dar estrutura e guiar todos os seus colaboradores para que estes concluam cada projeto com sucesso.
Como vimos ao longo do artigo, não há uma metodologia que seja melhor do que as outras. Tudo irá depender do seu tipo de negócio, tamanho da empresa e indústria. Algumas das coisas que deve considerar no momento de escolher a metodologia de gestão de projetos a aplicar são:
- As características do seu projeto, considerando a sua simplicidade ou complexidade;
- A rigidez ou flexibilidade do seu ambiente de trabalho;
- Qual a metodologia que irá entregar maior valor ao seu cliente;
- As metas do seu negócio;
- Os valores da sua equipa e cultura organizacional.
Tendo tudo isto em mente, será capaz de escolher a metodologia que o irá ajudar a ser bem sucedido nos seus projetos.
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