O que é o princípio de pareto?
O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, é uma técnica de produtividade que está mais presente na nossa vida do que imaginamos. Pode estar na economia, nas empresas, na gestão do tempo, na gestão de equipa, no desporto, em casa, e muito mais.
Vilfredo Pareto, o economista italiano, observou, em 1892, que 80% da riqueza italiana estava nas mãos de apenas 20% da população, ou seja, notou uma conexão 80/20 que se estendia para outras realidades ou países, aplicando-se em diferentes contextos, como a distribuição populacional ou a produtividade agrícola.
A sua teoria sobre a distribuição desigual da riqueza foi documentada, inicialmente, no artigo denominado “Cours d’economie politique”, e, mais tarde, em 1906, no seu Manual de Economia Política. Mais tarde, este princípio começou a ser amplamente estudado e aplicado em várias metodologias de gestão de trabalho.
Atualmente, esta ferramenta é também conhecida como a Regra 80/20, Princípio da Escassez dos Fatores ou Lei dos Poucos Vitais, em que 80% dos resultados (falhas ou sucessos) são provenientes de 20% das causas.
Exemplos do Princípio de Pareto:
- 80% da receita vem de 20% de clientes muito bons;
- 80% do lucro resulta de 20% de produtos mais populares ou serviços mais complexos;
- 80% dos problemas podem relacionar-se com apenas 20% das causas;
- 80% das tarefas mais importantes são realizadas em 20% do tempo disponível;
- 80% das pessoas apenas usa 20% das funcionalidades de um programa ou aplicação
- 80% dos atrasos na entrega de um produto ou serviço podem estar relacionados com 20% de atividades mal geridas;
- 80% das negociações podem ser conseguidas em 20% do tempo dedicado a elas;
- 80% dos leads podem ser gerados por 20% dos canais de aquisição;
- 80% do ROI – retorno sobre o investimento – pode resultar de 20% dos canais de publicidade mais eficazes.
O importante é identificar os fatores com maior impacto nos resultados para, assim, focar no desempenho mais eficiente dentro do negócio.
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A Regra dos 80/20 aplicada a várias áreas de uma empresa
Ao identificar os 20% que originam a maior parte do volume de faturação do seu negócio, mais facilmente canalizará as suas energias para melhorar a gestão do trabalho e impulsionar as suas vendas.
Por exemplo, se identificou 20% de produtos que lhe trazem 80% do volume de negócios, então, foque-se primeiro nesses produtos para que continuem a reinar na sua empresa, deixando para segundo plano os restantes.
Será essa a lógica do Princípio de Pareto.
No entanto, vamos perceber com maior detalhe como funciona.
Como usar a regra dos 80/20 em 5 passos para ser mais produtivo ou tomar decisões:
1. Identificar
Identificar as tarefas que mais contribuem para os seus resultados.
2. Priorizar
Priorize as tarefas com maior impacto nos seus resultados, dê menos atenção às restantes.
3. Focar
Foque-se na qualidade, não na quantidade. Direcione-se para atividades que resultam em maior valor.
4. Eliminar
Abandone tarefas de menor relevância.
5. Gerir o tempo
Dedicar mais tempo a tarefas mais relevantes, evitando dispersar-se por atividades que menos impactam positivamente o seu negócio;
Princípio de Pareto: Ferramenta que ajuda à tomada de decisões
Para tomar decisões usando o Princípio de Pareto, é importante perceber e analisar quais os fatores que mais impactam os resultados e aqueles que podem ser menos relevantes.
Uma forma de melhor analisar as atividades, departamentos, enfim, de fazer a gestão do trabalho, será listar os riscos/esforço e benefícios/resultado de cada situação, analisando os seus prós e contras.
Poderemos recorrer a uma “fórmula”:
- Liste as tarefas (1, 2, 3…)
- Dê uma nota de 1 a 10 para o nível de esforço de cada uma
- Dê uma nota de 1 a 10 para o resultado que irá ter cada uma
- Divida o esforço pelo resultado para encontrar a prioridade.
A partir daí, defina os seus objetivos, o seu cronograma e os recursos a disponibilizar para a gestão do seu trabalho com foco na prioridade.
Assim como identifique as opções que impactam positivamente os seus objetivos e foque-se naqueles 20% de atividades que geram 80% dos resultados.
Para obter melhorias, poderá ter de tomar decisões em que a energia e os seus recursos serão direcionados para os impactos positivos, ou seja, para as tais 20% das opções. Estas ações influenciarão a gestão da sua equipa.
Ao priorizar aquelas opções que estarão mais alinhadas com os objetivos, implicará eliminar outras que estarão a bloquear o seu percurso e a afetar a produtividade.
Mas é importante não encarar esta informação de forma rígida.
Leia até ao fim para saber que também há alguns inconvenientes no uso do Princípio de Pareto.
Obviamente, o Princípio de Pareto tem um grau de incerteza e exige uma avaliação consciente e contínua de cada situação, assim como a monitorização dos resultados e do seu alinhamento com o cronograma.
Ao longo da jornada, poderão ser feitos ajustes na gestão do trabalho, na gestão da equipa ou na gestão do tempo ou até mesmo nas causas que influenciam positivamente os resultados.
No final, aquilo que se pretende é maximizar os recursos e esforços aplicados para atingir o resultado positivo que se espera.
A regra dos 80/20: vantagens de usar o Princípio de Pareto
Por si só, o Princípio de Pareto tem a grande vantagem de identificar aquilo que traz impacto positivo ao negócio. Vejamos outras vantagens:
10 vantagens de usar o Princípio de Pareto
- Maior foco na estratégia: canalização de esforços para os 20% que maior retorno trouxerem, maximizando-o, com vista a maior produtividade;
- Clareza das prioridades: ajudará a identificar as atividades de maior importância, nas quais a equipa apostará mais. Melhora a produtividade pessoal e a sua gestão do tempo. Conheça outras formas para ter maior produtividade, como a técnica de pomodoro.
- Otimização de recursos: dirigir os recursos para as áreas mais eficientes do negócio promove a sua produtividade e evita o investimento de recursos em áreas menos produtivas;
- Tomada de decisão mais informada: ajuda a identificar as áreas que merecem atenção e investimento;
- Dia a dia mais produtivo e eficaz: concentrando esforços para melhorar os processos, a produção e a entrega de produtos ou serviços mais procurados e vendidos – grande probabilidade de aumentar o ROI – retorno sobre o investimento;
- Maior criação de valor: ao aprimorar toda a eficiência e focar em determinados produtos ou serviços, certamente gera maior valor para os clientes e para o negócio em geral (a nova personalização de documentos no InvoiceXpress pode ser um exemplo);
- Redução de complexidade: o foco naquilo que interessa, reduz a complexidade dos processos, tornando-os mais fáceis e eficientes, mexendo com a gestão das equipas;
- Personalização: ao identificarmos os clientes que mais retorno trazem, ou os produtos ou serviços que mais vendem, tornará mais fácil à empresa atender as necessidades específicas dos clientes importantes, gerando maior satisfação;
- Melhoria contínua: ao identificar a maior fatia dos resultados e quem será responsável por ela, as empresas maximizam a eficiência, buscando a excelência, aumentando o valor entregue;
- Aliado da gestão de projetos: Identifica as atividades que têm maior impacto nos resultados de determinado projeto. Conheça metodologias de gestão de projetos.
Todas as vantagens em aplicar o Princípio de Pareto estão interligadas e podem resumir-se em duas apenas: PRIORIZAÇÃO e FOCO.
Princípio de Pareto: As prioridades podem mudar
Mas, o foco excessivo em determinadas áreas do negócio pode trazer alguns problemas. Daí ser importante a análise contínua da realidade do negócio, assim como dos fatores externos que possam influenciar os resultados.
O excesso nunca é a melhor estratégia.
Assim, é essencial ter cuidado com a rigidez que se possa impor à regra 80/20, pois pode haver nuances em cada situação e, por isso, não deve ser encarada de forma estanque. Portanto, ignorar o contexto pode ser um erro com graves consequências para a produtividade e levar a decisões ineficazes que afetarão o fluxo da gestão de trabalho.
Se, por outro lado, identificou produtos ou serviços-chave na sua faturação, não significa que tenha de abolir os restantes. Analise o seu negócio e a variedade dos seus clientes e daquilo que oferece, evitando trazer insatisfação a qualquer um dos seus clientes.
Da mesma forma, a exploração de novas abordagens pode impulsionar o crescimento nalguma área do negócio que anteriormente estava identificada como de menor importância para o seu negócio, e passar a ser de maior importância.
Priorize e decida em qual tarefa focar com o método 80/20, mas flexibilize também.
