Na gestão de um negócio é importante manter debaixo de olho toda a operação da empresa, em especial as suas atividades financeiras. Saber qual o fluxo de caixa, controlar a faturação e o inventário e perceber onde pára o dinheiro e quais as dívidas que estão por liquidar, por exemplo, são ações essenciais para melhor controlar as atividades financeiras e traçar metas.
Mas não fica por aqui.
Todo o trabalho da tesouraria, da contabilidade e da gestão financeira tem como objetivo comum reduzir os custos, potenciar o crescimento do negócio e indicar caminhos para melhores investimentos.
Isto significa que os documentos que fazem parte da prestação de contas obrigatória são fundamentais para a gestão financeira do negócio, independentemente da sua obrigação legal.
Neste artigo, fique a saber em que consiste o registo da prestação de contas, como deve ser feito, para que serve e, finalmente, como pode ser consultado por qualquer cidadão.
Prestação de contas: o que é?
A prestação de contas é um procedimento obrigatório de algumas empresas, instituições ou associações públicas com contabilidade organizada, consistindo na entrega do balanço financeiro anual às Finanças.
Nele devem constar os ativos (entradas de dinheiro e bens), passivos (despesas e dívidas) e o património relativo ao ano económico. A informação será depois tratada e usada para fins contabilísticos, fiscais e estatísticos.
Segundo o artigo 42º do Código de Registo Comercial, na prestação de contas deverão constar os seguintes documentos principais, entre outros, dependendo da natureza da entidade representada:
- Ata de aprovação das contas e da aplicação dos resultados;
- Balanço;
- Demonstração de resultados;
- Demonstração das alterações no capital próprio/património líquido;
- Fluxos de caixa;
- Demonstrações financeiras;
- Certificação legal das contas;
- Parecer do órgão de fiscalização, se existir.
Normalmente, este trabalho é organizado pelo contabilista certificado nos primeiros meses de cada ano, relativo ao ano anterior. Uma ajuda fundamental nesta tarefa é utilizar um programa de faturação online certificado pela Autoridade Tributária, de onde retirará grande parte da informação financeira necessária à prestação de contas.
Quem está obrigado a prestar contas?
Estão obrigadas a prestar contas:
- as sociedades comerciais e civis sob forma comercial;
- as sociedades anónimas europeias;
- as empresas públicas;
- as sociedades com sede no estrangeiro e representação permanente em Portugal (presta contas apenas a representação);
- os estabelecimentos de responsabilidade limitada.
Prestação de contas: como e quando deve ser feita?
Se lhe falarmos em IES (Informação Empresarial Simplificada), é provável que esta designação lhe diga alguma coisa. O IES é um documento de entrega obrigatória anualmente pelo contabilista certificado e inclui a prestação de contas, para além de outras informações em simultâneo.
A entrega do registo da prestação anual de contas (incluída na IES) deve ser feita exclusivamente online, via Portal das Finanças, através do preenchimento de alguns formulários.
Em suma, para prestar contas basta fazer a entrega da IES e o respetivo pagamento de 80€, após a emissão da referência. Este valor diz respeito apenas à prestação de contas, já que os restantes documentos da IES são de registo gratuito. Excecionalmente, as empresas a operar na Zona Franca da Madeira beneficiam de gratuitidade.
Já sabe que se não fizer a entrega da prestação de contas ou atrasar o seu pagamento, incorrerá no pagamento de coimas previstas na lei que variam entre os 100 e os 1500 euros.
Após a submissão da IES/Prestação de Contas, será oferecido um código de acesso à Certidão Permanente de Registo Comercial a cada ano.
Prazos de entrega da prestação de contas
O contabilista deve prestar contas até ao dia 15 de Julho do ano seguinte, caso o exercício económico da empresa coincida com o final do mês de dezembro.
Se não coincidir com o final do ano, o limite para registo será até ao 15º dia do 7º mês após o final do ano económico.
Porque a prestação de contas é importante para as empresas?
Este conjunto de documentos que fazem parte da prestação de contas ajuda a perceber qual é a situação financeira da empresa num determinado período, quais os ganhos e quais os gastos.
A informação sobre o desempenho financeiro será útil para os empreendedores basearem as suas decisões económicas relativas à empresa, mas também fornece informações fundamentais a financiadores, investidores, Estado e outros interessados.
Uma empresa com a prestação de contas com balanço positivo, um volume de negócios equilibrado, e com os lucros a superarem as dívidas ou custos, sairá mais valorizada no mercado.
Como ter acesso à prestação de contas de uma empresa?
Para além da prestação de contas de uma empresa ser de comunicação obrigatória, é também um documento que fica público e disponível para consulta por qualquer cidadão. Ou seja, o registo será guardado na Base de Dados de Contas Anuais acessível online ou através de um balcão do IRN (Instituto de Registos e Notariado).
Será possível, por um lado, consultar uma prestação de contas de forma gratuita ou, por outro, solicitar uma certidão relativa ao período entre 1 a 4 anos. Em alternativa, pode ainda fazer-se uma subscrição para acesso anual à base de dados. Estas duas últimas modalidades têm um custo associado.
Segundo o Portal da Justiça, existem vários preços praticados consoante o tipo de pedido de consulta ou acesso à prestação de contas. A solicitação pode ser feita diretamente no portal ePortugal ou, presencialmente, nos balcões do IRN (note que os preços aumentam se o pedido de consulta for feito presencialmente).
No entanto, para subscrever o acesso à Base de Dados de Contas Anuais deverá utilizar o formulário online.
Preços para Consulta ou Subscrição
| Consulta ou Subscrição | Preço |
| Consulta (ePortugal) | Gratuito |
| Subscrição pedido de certidão – 1 ano | 5€ |
| Subscrição pedido de certidão – 2 anos | 7€ |
| Subscrição pedido de certidão – 3 anos | 9€ |
| Subscrição pedido de certidão – 4 anos | 10€ |
| Subscrição anual de acesso – até 5 mil acessos | 3 500€ |
| Subscrição anual de acesso – até 10 mil acessos | 8 000€ |
| Subscrição anual de acesso – até 25 mil acessos | 22 500€ |
| Subscrição anual de acesso – até 50 mil acessos | 50 000€ |
| Subscrição anual de acesso – até 100 mil acessos | 110 000€ |
| Subscrição anual de acesso – até 200 mil acessos | 240 000€ |
Prestação de contas: Quem pode ter acesso?
Sendo um registo público do balanço financeiro da empresa entregue às Finanças, o mesmo pode ser consultado por qualquer cidadão. Para tal, basta aceder ao portal ePortugal e escolher a modalidade pretendida conforme a tabela anterior.
Mediante esta possibilidade, se quiser investir noutro negócio, já sabe que um dos passos a dar antes de tomar a sua decisão é consultar a respetiva prestação de contas anual.
