Escritório com salas fechadas ou um espaço aberto? Paredes e portas ou secretárias lado a lado sem separadores? Trabalhar em open space tem vantagens e desvantagens.
Quando falamos em espaço de trabalho, podemos pensar em formas muito diferentes de o concretizar.
Podemos estar a falar de:
– um escritório com várias salas em que as pessoas são distribuídas por projectos ou por áreas de trabalho;
– um espaço open space, sem paredes ou portas a separar os locais de trabalho de cada funcionário;
– um modelo intermédio entre as duas hipóteses.
Na [RUPEAL](http://www.rupeal.com/), temos um modelo intermédio. Há duas unidades de negócios distintas, sendo uma delas o Staffing (identificação e alocação de talento na área de engenharia de software) e a outra, o InvoiceXpress. O InvoiceXpress trabalha em open space, separado do Staffing que, pelo tipo de trabalho, precisa de mais privacidade.
No InvoiceXpress, a equipa de desenvolvimento, a de marketing, os designers e toda a gestão trabalha lado a lado, em secretárias contíguas.
Por um lado, o open space permite:
* Maior comunicação e informação: o brainstorming passa a ser alargado e todos podem mais facilmente ser inseridos em conversas de planeamento ou debate estratégico;
* Mais interacção e interajuda: a comunicação fica facilitada já que a pessoa com quem queremos falar ou de quem precisamos de um opinião está a distância de um braço;
* Proximidade com os colegas: com um dia-a-dia tão próximo é normal que se exponenciem as relações pessoais e muitas amizades surjam.
Neste formato, as pessoas produzem mais e cria-se um espírito de união entre a equipa.
Por outro lado, também há:
* Alguma perda de privacidade: open space diminui o grau de privacidade de alguma conversas. Para temas mais delicados, ou mesmo confidenciais – em conversas telefónicas, por exemplo – o open space pode ser um problema.
* Interrupções desnecessárias: a proximidade física dá a ilusão de disponibilidade do outro. Acabamos por estar constantemente a interromper o fluxo de trabalho das pessoas que temos ao nosso lado com questões que podem esperar;
* Menor concentração: com toda a equipa no mesmo espaço, várias conversas, ainda que em volume baixo, acabam por dificultar a concentração de quem precisa de mais silêncio para trabalhar.
De facto, o barulho promovido por um open space pode atrapalhar a produtividade.
Visto que há vários pontos negativos em trabalhar em open space, o InvoiceXpress desenvolveu algumas estratégias para minimizar as desvantagens:
– Chat para comunicações entre equipas/pessoas: utilizamos o [HipChat](http://www.hipchat.com/) uma boa parte do tempo: é uma aplicação de chat para que possamos conversar individualmente ou em grupo sem interrompermos o trabalho uns dos outros.
– Gestão de tarefas/projectos: usamos o [Asana](http://asana.com/), uma aplicação de gestão de projectos que permite definir tarefas por pessoa e trocar idéias sobre elas.
– Salas de reuniões: temos salas apenas para reuniões para não incomodar o resto da equipa.
Como todas as coisas, trabalhar em open space também tem vantagens e desvantagens. Depois de percebermos algumas das desvantagens e do grau de importância que tinham, optámos por um modelo misto.
Sentimos que, assim, conseguimos aumentar a produtividade e a união das equipas.
Cada empresa deve estudar bem a equipa que tem e o seu fluxo de trabalho.
