Até agora, os recibos eram documentos sem valor contabilístico mas passaram a ser importantes para o regime de IVA de caixa. Agora, quando marca uma factura como paga é gerado, automaticamente, um recibo.
O seu software de facturação tem uma nova funcionalidade: a criação de recibos automaticamente, em todos os planos do InvoiceXpress.
1. Como funciona?
Ao marcar facturas/facturas simplificadas como pagas é criado automaticamente um recibo. A data de criação do recibo deve ser a data em que recebeu o pagamento e ficará associado ao número da factura e da série que lhe deu origem.
No acto do pagamento, total ou parcial, a aplicação abre uma caixa em que deve informar:
* valor: total ou parcial;
* data do pagamento;
* o meio de pagamento (predefinidos pela Autoridade Tributária);
notas
2. Em que série fica o documento? Como é definida a sequência?
Os recibos ficam sempre associados à série da factura/factura simplificada que lhes deu origem.
São sequencialmente numerados pela data de criação (logo, de pagamento). É importante ter atenção às datas dos pagamentos para não haver conflitos na sequência, tal como já acontece com as facturas.
3. Emito facturas-recibo. Também é criado um recibo automaticamente?
Não, porque o próprio documento já é um comprovativo do pagamento. No entanto, ao marcar como pago, abre-se a caixa para colocar as informações de pagamento.
Ao “Guardar” o documento passa ao estado de pago.
4. Onde posso ver os recibos?
O recibo está disponível junto à factura, no menu do lado direito.
Pode também consultá-los através da pesquisa, como os outros documentos.
5. Os recibos são contabilizados como documentos?
Não. Os recibos não são contabilizados para a contagem de documentos emitidos ( e usados).
6. Esta funcionalidade está disponível em todos os planos?
Sim, está disponível em todos os planos do InvoiceXpress.
7. Posso fazer pagamentos de valores parciais?
Sim. Pode marcar como pago com valor total ou parcial; para cada é criado um recibo diferente.
8. Quero cancelar um pagamento e/ou um recibo. Como faço?
Pode cancelar recibos que ainda não tenham sido comunicados à AT (no caso de escolha de comunicação automática): quando visualiza a factura/factura simplificada que lhe deu origem ou no detalhe do recibo.
1. Com a factura aberta basta clicar sobre o “X” na caixa dos pagamentos.
2. Com o recibo aberto clique em Cancelar. Tem de colocar o motivo de cancelamento.
9. Posso configurar o meio de pagamento por omissão na conta e/ou por contacto?
Sim, pode definir para alguns clientes o meio de pagamento mais utilizado ou também aquele pelo qual mais frequentemente costuma receber.
Para configurar um meio de pagamento na conta:
1. Aceda o separador Configurações > Geral.
2. Na área “Configurações pré-definidas de facturação” aceda ao campo “Meio de Pagamento”.
3. Escolha e guarde a alteração.
Para configurar um meio de pagamento por cliente:
1. Aceda ao cliente ou fornecedor que quer configurar
2. Seleccione a opção “Editar” o contacto.
3. Na área “Campos por omissão” desmarque a opção “Usar definições de conta” e seleccione a opção de “Meio de Pagamento” desejado.
4. Clique em “Guardar” a alteração.
10. Posso emitir um recibo independente?
Não. A emissão do recibo manualmente já não está disponível no InvoiceXpress.
Os recibos passam a ser emitidos unicamente a partir da marcação do pagamento de uma factura/factura simplificada.
11. O que acontece aos recibos que já criei?
Nada. Os recibos emitidos anteriormente continuam disponíveis.
12. Os recibos têm de ser comunicados à Autoridade Tributária?
Sim, mas, para já, os recibos só serão comunicados à AT através do ficheiro SAF-T.
Até agora, a Autoridade Tributária ainda não disponibilizou a opção de comunicação automática dos recibos. Assim que possível, estará também disponível a comunicação automática de recibos para quem tiver essa opção de comunicação de documentos activada.
Essa comunicação passou a ser necessária por causa das empresas que aderiram o regime de IVA de caixa que necessitam desses comprovativos.
13. Os recibos automáticos também serão gerados via API?
Sim. Quem utiliza a API do InvoiceXpress, ao marcar os documentos como pagos, serão criados recibos automaticamente. E há mais duas novidades: será possível enviar o recibo directamente para o cliente e emitir documentos rectificativos: notas de débito e de crédito.
Quem usar a API do InvoiceXpress e quiser utilizar estas novas funcionalidades é só dizer para o email [support@invoicexpress.com](mailto:support@invoicexpress.com) e terá mais informações dos dois “endpoints”.
