Todas as empresas que emitam facturas e guias de transporte têm a obrigação de comunicar esses documentos à Autoridade Tributária. Mesmo que só emita uma factura por mês, tem de a comunicar. O InvoiceXpress disponibiliza as três formas possíveis de o fazer. Saiba como escolher a que melhor se adequa ao seu negócio.
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A obrigação de comunicar a facturação à AT aplica-se a todas as pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e que aqui desenvolvam operações sujeitas a IVA. Os documentos que devem ser comunicados são as facturas, facturas simplificadas, facturas-recibo, notas de débito e crédito e documentos/guias de transporte. Todos os documentos emitidos devem ser comunicados até ao dia 5 do mês seguinte.
Está a pensar em mudar de método de comunicação? Saiba que desde 1 de janeiro de 2014 é possível alterar o método de comunicação à Autoridade Tributária no início de cada ano civil. Mas atenção que a forma escolhida deve ser mantida no decorrer do ano todo. Ou seja, se para 2015 escolher um método de comunicação diferente, deverá manter-se nele até ao fim do ano.
O cenário anterior é o mais habitual mas existem, no entanto, duas excepções: se, durante o ano, mudar de software de facturação ou se deixar de emitir facturas em papel e adquirir um software de facturação. Em ambos os casos, pode escolher o “novo” método de comunicação que lhe for mais conveniente.
# Comunicação automática
No caso de escolher este método, o InvoiceXpress passa a enviar automaticamente a sua facturação à Autoridade Tributária, três dias depois de cada documento estar finalizado. No caso dos documentos de transporte o envio é imediato. Este é o processo mais confortável para quem emite facturas contra pagamento mas há uma particularidade: para obter o código das guias, é aguardar que este apareça no documento após finalizá-lo (ou seja, a AT, depois de receber o documento em causa, devolve-o com um código associado).
O InvoiceXpress realiza este processo de comunicação por transmissão eletrónica de dados em tempo real, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT. Do lado de cada sujeito passivo, deve-se apenas criar um sub-utilizador para o envio de dados de faturação. Esta opção está disponível no Portal das Finanças, na secção Serviços Tributários -> Outros serviços -> Gestão de utilizadores. Saiba como activar a comunicação automática no InvoiceXpress.
Com o método automático, chamamos a atenção para que, em caso de auditoria, deve certificar-se de que o seu software de facturação lhe disponibiliza na mesma o ficheiro SAF-T PT. Será este o documento que a Autoridade Tributária lhe vai solicitar para efeitos de fiscalização.
| Vantagens |
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| 1. Mesmo que a ligação à Internet não funcione, a comunicação dos documentos fica em espera até ser finalizada. 2. Sem intervenção humana e sem precisar de um TOC. 3. Não precisa de exportar SAF-T PT. 4. Transparência fiscal para com o cliente e a AT. 5. Cada documento comunicado fica logo disponível para consulta no site e-fatura. 6. O processo automático faz ganhar muito tempo. 7. O InvoiceXpress avisa o utilizador em caso de erro na comunicação. 8. Não tem condicionantes de prazos. |
| Desvantagens |
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| 1. Dependente de ligação à Internet: se o serviço estiver em baixo, o processo atrasa-se. 2. Depois de comunicados, não se podem cancelar/anular documentos e torna-se necessária a emissão de documentos rectificativos. 3. Precisa de um programa de facturação para utilizar o método automático. |
# Envio do ficheiro SAF-T PT
Este método significa exportar mensalmente o SAF-T PT (ficheiro normalizado em formato .xml) do InvoiceXpress e importá-lo para o portal e-fatura até ao dia 5 do mês seguinte. É um método vantajoso para transacções comerciais que não são imediatas, porque se controla melhor a data de comunicação das facturas, diminui-se a margem de erro no processo e a necessidade de emitir documentos rectificativos depois de comunicados. Saiba como configurar este método no InvoiceXpress.
Se o seu volume de facturação for muito elevado, recomendamos que repita este processo por períodos mais curtos: quinzenalmente, por exemplo. Sugerimos também que não deixe esta operação para o dia 12. Consoante o volume de facturação, assim o ficheiro SAF-T PT pode ser mais ou menos pesado. E isto influencia o tempo que demora a ser gerado e carregado para o e-fatura. Esta data tem tanta afluência que este processo pode chegar a ser inviabilizado.
| Vantagens |
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| 1. Mais fácil de exportar e importar se for faseado. 2. Maior controlo do processo de comunicação e documentos enviados. 3. Menos margem de erro. 4. Fácil recolha e consulta dos dados fiscais em formato electrónico. 5. Ficheiro comum a todas as aplicações e softwares de facturação e contabilidade. 6. Modelo requerido pela AT em caso de fiscalização e normalização do processo de auditoria. |
| Desvantagens |
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| 1. Precisa de ter um software de facturação. 2. O TOC pode ter necessidade de intervir na verificação de dados e cumprimento de prazos. 3. Possíveis problemas na configuração do ficheiro. 4. Coimas por falha no envio e não comunicação da documentação. |
# Comunicação manual
Este método implica introduzir manualmente as suas facturas, uma a uma, directamente no portal e-fatura. Não se justifica para quem utiliza um software de facturação, uma vez que os documentos já estão num formato digital.
| Vantagens |
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| 1. Maior controlo sobre os documentos emitidos. 2. Custo zero. |
| Desvantagens |
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| 1. Maior margem de erro devido ao carácter repetitivo da tarefa. 2. Não pode usar este método se estiver obrigado a usar um programa de facturação certificado. 3. Quanto maior o número de documentos a comunicar, mais tempo tem de dedicar à tarefa. 4. Coimas por falha no envio e não comunicação da documentação. |
# Como configurar o método de comunicação para 2015?
Nesta nova versão do InvoiceXpress, só a partir de dia 1 de Janeiro é que terá disponível a opção de configurar um novo método de comunicação. Atenção que deverá tomar esta decisão antes de emitir qualquer factura em 2015, mesmo com data de 2014. Se, já em 2015, emitir uma factura com um método configurado, tem de continuar nesse método até ao fim do ano.
Consulte as nossas FAQ’s sobre os métodos de comunicação com a Autoridade Tributária.
Para mais informações, aconselhamos a leitura do documento Comunicação das Faturas à AT (PDF), onde encontra, por exemplo, os procedimentos de integração dos softwares de facturação com o Webservice da AT.
