A importância da gestão de tempo num negócio
Como empreendedor ou dono de um negócio, talvez concorde com a famosa expressão “tempo é dinheiro”. De facto, à medida que o negócio vai crescendo, torna-se cada vez mais importante usar o seu tempo de forma eficiente.
Com inúmeras tarefas em mãos e urgências a brotar em cada esquina, por vezes fica difícil distinguir o que é crucial e prioritário. Além de que tarefas atrasadas ou não realizadas podem mesmo custar-lhe dinheiro. Uma boa gestão de tempo pode ser o que separa o sucesso da estagnação do seu negócio.
Por isso, depois de falarmos sobre a importância de uma boa gestão de prazos e prioridades, e de como manter um equilíbrio trabalho – vida pessoal saudável, e até de explorarmos técnicas úteis, como o Método Kanban e o Princípio de Pareto, chegou a altura de mencionarmos a Matriz de Eisenhower, outra ferramenta que pode revolucionar a sua produtividade.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower, ou matriz importante/urgente, é um método de gestão de tempo que ajuda a estabelecer prioridades, consoante a importância e urgência da tarefa. Esta matriz foi desenvolvida depois de um célebre discurso do antigo presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower e incentiva a dividir as suas tarefas entre quatro quadrantes:
1. Importante e Urgente – Faça primeiro
Este quadrante inclui tarefas críticas que exigem a sua atenção imediata e que, por isso, necessitam ser priorizadas, como questões com clientes, imprevistos, projetos com prazos iminentes, reuniões importantes e tarefas desta gama.
2. Importante e Não Urgente – Agende
O 2º quadrante abrange as tarefas que contribuem para os seus objetivos a médio e longo prazo, por isso são importantes, mas não têm de ser realizadas agora, o que se aplica a momentos de planeamento e estratégia, formação e nutrição de relacionamentos.
3. Não Importante e Urgente – Delegue
Nesta categoria devemos colocar as tarefas que precisam de atenção imediata, mas não têm impacto significativo a longo prazo, tais como telefonemas, emails menos importantes, reuniões e relatórios secundários.
4. Não Importante e Não Urgente – Elimine
No último quadrante, incluímos as tarefas que não contribuem para os seus objetivos a longo prazo, nem necessitam de ação imediata, como conversas triviais, reuniões desnecessárias ou distrações em excesso.
Distinguir entre importante e urgente é essencial para conseguir aplicar este método. Como deve ter percebido, tarefas importantes estão sempre alinhadas com os seus objetivos a longo prazo e têm o potencial de fazer crescer o seu negócio. Enquanto que tarefas urgentes têm um prazo iminente, ou seja, necessitam de ação imediata.
Dê prioridade às tarefas que se encaixam nos dois critérios, mas esteja ciente de que nem todas as tarefas urgentes são importantes e vice-versa.
Como colocar a Matriz de Eisenhower em prática
– Comece por fazer uma lista de todas as tarefas;
– Desenhe um + grande, a formar quatro quadrantes. A linha vertical deve representar a importância das tarefas e a linha horizontal a sua urgência;
– Classifique cada tarefa consoante a sua importância e urgência;
– Coloque cada tarefa no quadrante correspondente da matriz;
– Concentre-se primeiro nas tarefas do quadrante importante/urgente;
– Agende as tarefas do quadrante importante/não urgente, para evitar que se tornem urgentes;
– Delegue as tarefas não importantes, mas urgentes;
– Elimine ou delegue, se possível, as tarefas não importantes e não urgentes.
Matriz de Eisenhower – Benefícios deste método de gestão de tempo e produtividade
Agora que já aprendeu a aplicar este método, consegue perceber os seus benefícios?
- Focar nas prioridades
Esta matriz atua como um filtro, por direcionar a sua atenção para o que é verdadeiramente essencial. Como coloca cada tarefa numa categoria, não só fica com uma visão mais clara do seu trabalho, como também consegue perceber o que realmente importa na organização do seu negócio. Assim, vai focar a sua energia nas tarefas que efetivamente contribuem para os seus objetivos e aumentam a sua produtividade.
- Evitar a procrastinação
Criar uma lista de tarefas e estabelecer prioridades pode ajudar a vencer a procrastinação. Muitas vezes, o problema está relacionado com a nossa organização, o facto de não ter um plano de ação claro ou não ter alocado um tempo específico para executar a tarefa. Esta questão pode ser ultrapassada ao aplicar a matriz de Eisenhower.
- Tomar melhores decisões
Com a utilização deste método, consegue decidir a melhor forma de dividir o seu tempo e recursos. A distinção clara entre a importância e a urgência das tarefas ajuda a desenvolver uma abordagem mais alinhada com os seus objetivos a longo prazo e a evitar uma resposta imediata a questões que não contribuem para o crescimento do seu negócio.
- Reduzir o stress
Não ter um plano de ação pode levar a stress ou sensação de estar sobrecarregado. A matriz de Eisenhower acaba por ser um guia, por distribuir as suas tarefas de forma adequada. Este método de organização reduz a carga emocional e permite manter a mente mais tranquila e focada.
Em resumo, a Matriz de Eisenhower é a ferramenta ideal para aprimorar a sua gestão de tempo, produtividade e organização.
De forma simples, consegue ter uma visão clara do seu negócio e concentrar as suas energias nas tarefas mais importantes. Ao implementar este método, vai entrar num bom caminho para alcançar os seus objetivos de forma mais eficiente.
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