Kaizen: metodologia mágica para reduzir custos e aumentar produtividade

O que significa Kaizen?

A filosofia Kaizen é uma prática de melhoria contínua, que começou a ser usada, inicialmente, no Japão, inspirada em várias outras filosofias. Em japonês, a palavra Kaizen significa “melhoria” ou “mudança para melhor”. 

Quando este conceito é aplicado ao trabalho, é disso mesmo que se trata: mudar para melhor e melhorar continuamente. Parece simples, mas quando falamos de processos padronizados, envolver pessoas e organizações nem sempre é fácil. Mas há métodos e instrumentos que ajudam a colocar em prática esta metodologia e a manter o foco no objetivo.

Quais são os princípios Kaizen?

• Abolir desperdícios;
• Reduzir custos;
• Envolver todos os colaboradores (a prioridade são as pessoas);
• Aumentar a produtividade, mas sem gastar mais dinheiro;
• Aumentar a satisfação do cliente;
• Gestão transparente (à vista – Agile);
• Foco na “produção” da empresa;
• Foco nos processos;
• Mais segurança.

O importante é pensar: Nunca é tarde para mudar para melhor.

A Toyota e a reconstrução pós-guerra: como tudo começou

Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão precisava reconstruir-se a todos os níveis, mas, especialmente, a sua economia. As mudanças foram várias e de grande envergadura, desde a agricultura à política, sob a alçada dos EUA. O país enfrentava, para além de outras, uma crise de falta de matérias-primas e de produtos para a laboração da indústria.

A Toyota passava por um período desafiante, perante a dificuldade em ser mais competitiva face à concorrência. Taiichi Ohno, um dos principais gerentes da fábrica, sabia que tinha de mudar e cedo percebeu que precisava de otimizar a produção para baixar custos.

Foi a partir desta necessidade que criou o seu próprio método de produtividade – Kaizen, inspirado no ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) do físico americano Walter Andres Shewhart e do seu discípulo William Edwards Deming, que detalharemos mais adiante. 

Ohno começou por criar o Sistema Toyota de Produção com base em dois conceitos: Jidoka (se há um problema, a linha de produção para e as pessoas corrigem, garantindo qualidade) e Just-in-Time (é produzido apenas o estritamente necessário).

O que a Toyota fez foi identificar as areias na engrenagem, corrigi-las de imediato, evitando o desperdício. 

Exemplos de desperdício:

• Desperdício de talento: pessoas super qualificadas numa função que não exige qualificação;
• Máquinas para arranjo ou substituição: tempos infindáveis para encontrar uma solução. Máquinas acumulam-se e ocupam espaço;
• Stock de matérias-primas desnecessárias à produção.

Agora experimente pensar nestes exemplos associados ao seu negócio:

• Tem desperdícios? 
• Já procurou as respostas para os seus problemas dentro da sua própria empresa e junto das suas pessoas?

Um dos motivos que levou ao sucesso de Ohno, foi o facto de ele estar sempre junto da produção, identificando mais facilmente problemas associados. Questionando, anotando.

Por isso, um dos primeiros passos é começar por fazer como Ohno e estar mais próximo da sua produção, do cerne da sua empresa, acompanhando de perto a sua atividade. Há ferramentas que podem ajudar, como veremos mais à frente neste artigo.

Uns anos mais tarde, em 1985, Masaaki Imai criou o Instituto Kaizen e internacionalizou esta filosofia, revolucionando a indústria.

Masaaki defende que este método deve aplicar-se onde realmente as coisas acontecem, ou seja, fazer com que haja mais concretização e não ficar pela mera teoria, longe do local onde se produz. Só aí será possível identificar problemas, ou atrasos, e efetuar melhorias. 

Kaizen: como implementar um processo de melhoria contínua?

• Escolha de um líder de projeto;
• Constituir a equipa multidisciplinar que vai implementar as melhorias;
• Reunião de equipa para identificar falhas, analisar problemas e identificar oportunidades de melhoria;
• Definir metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo) para resolver problemas;
• Criar Plano de Ação – quem faz o quê quando e onde;
• Executar o Plano de Ação;
• Avaliação de resultados.

Uma peça fundamental para o sucesso da filosofia Kaizen é o envolvimento de todos. O ser humano, tão resistente a mudanças, fará parte delas. E também, por isso, as mudanças devem ser implementadas de forma gradual. É um processo lento, mas contínuo. 

A cultura Kaizen vai sendo incorporada em cada colaborador que, aos poucos, aprende a pensar e agir de maneira diferente, passando a estar cada vez mais comprometido com a redução de custos e desperdício.

Para implementar a gestão da mudança existem diversos métodos Kaizen, mas neste artigo abordamos apenas alguns por onde pode começar facilmente.

O ideal é aplicar o ciclo PDCA, já mencionado anteriormente, para começar a implementar mudanças, evitando erros recorrentes, reduzindo o desperdício e aumentando a eficiência. Este é um método com princípio, meio e fim, cíclico. A ideia do ciclo é aprender com o processo e aplicar melhorias contínuas. Após chegar ao fim, o ciclo repete-se para resolver os problemas identificados no ciclo anterior.

O ciclo PDCA ou a gestão dos 4 passos

Plan-Do-Check-Act
Planeie-Faça-Verifique-Aja

1. Planeamento – análise do problema da produção, identificar hipóteses de resolução e perceber quais os recursos necessários;
2. Execução – Colocar em prática aquilo que foi planeado;
3. Estudar/conferir – Analisar os resultados;
4. Agir – Ajuste dos processos para melhor desempenho. Ou voltar ao início e fazer de novo até encontrar a solução mais eficaz e produtiva.

Nunca esquecendo:

• Fatores internos ou pequenos detalhes que afetam a produção.
• Fatores externos ou a legislação, a falta de matéria-prima, os desastres naturais.

Exemplo de Ferramentas para implementar o ciclo PDCA

• Gemba walking – os gestores observam o trabalho localmente, e recolhem opiniões de todos os colaboradores sobre a sua área de trabalho. 
• Folha A3 – Relatório comunicado de forma mais visual. O objetivo é motivar a melhoria contínua, apresentando soluções e incentivando o pensamento crítico.
• Mapeamento do fluxo de valor (VSM) – A equipa pode colocar num quadro branco todas as etapas do processo relativo ao seu produto, projeto ou serviço. Com esta visualização, torna-se mais fácil identificar desperdícios.
• Manutenção produtiva total – Os gestores de equipa devem inspecionar e realizar a manutenção do processo produtivo. Objetivo: alcançar a produção perfeita através da responsabilidade partilhada.
• Kanban– Quadro visual para acompanhar um projeto nas suas diferentes fases de concretização. Permite identificar a etapa que está a causar problemas para ser melhorada.
• Matriz SIPOC (suppliers, inputs, process, outputs and customers / Fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes) – Ferramenta visual de mapeamento de processos para reunir informações detalhadas desde o início do processo até à sua conclusão. Depois de recolher a informação deverá realizar reuniões com a equipa para comunicar as informações e trocar opiniões.
• Diagrama de Pareto ou regra 80-20 – Este gráfico esquematiza as causas de um problema e a frequência das ocorrências, da maior para a menor, facilitando a priorização dos problemas e sua resolução. Parte do princípio que 80% dos problemas resultam de 20% das causas. 

Porque devo implementar uma filosofia Kaizen?

Sem implementar melhorias no seu negócio, começam a surgir clientes insatisfeitos e isso afetará a sua faturação e respetivo fluxo de caixa. 

Com a metodologia Kaizen melhora produtos, serviços, reduz despesas e custos de mão de obra, reduz o tempo de entrega, melhora a gestão da administração, de processos, de informação, melhora as condições no ambiente de trabalho, e, consequentemente, garantirá mais segurança.

O ideal é que a jornada Kaizen entre no modus operandi da sua empresa e passe a ser natural e automática. Ambicione chegar onde chegaram as empresas portuguesas galardoadas com o prémio Kaizen: RAR, Amorim Cork, Controlauto, Bial, Águas e Energia do Porto, entre outras. As candidaturas a esta distinção abrem a partir de outubro.