Já se deparou com produtos fora do prazo, stock antigo parado no seu armazém, quebras de stock frequentes ou simplesmente precisa de reduzir os seus custos de armazenamento? Tudo isto são boas razões para se dedicar à implementação de um método de gestão de stock.
Um método de gestão de stock implica a monitorização de todos os produtos armazenados para impedir que haja falhas que impeçam a produção de uma empresa ou a impossibilidade de fechar vendas ou realizar serviços.
Uma boa gestão de stock garante um aprovisionamento adequado, ou seja, que não há nem excesso nem falta de stock para o seu nível de atividade. Assim, não existe desperdício nem se perdem oportunidades de gerar receita, aumentando a sua margem de lucroe a rentabilidade da empresa.
Porquê implementar um método de gestão de stock?
Tal como mencionámos anteriormente, um bom método de gestão de stock vai ajudar a aumentar a margem de lucro de uma empresa. Aumentar a margem de lucro significa que há um aumento da receita, uma redução de custos ou os dois. Assim, a implementação de uma logística de aprovisionamento eficaz permite:
- Evitar o desperdício de dinheiro graças a produtos fora de prazo: este ponto é especialmente importante para negócios que dependem de produtos perecíveis, ou seja, que têm um prazo de validade. Estes negócios estão sujeitos a que os seus produtos não sejam escoados dentro do seu prazo de validade, originando desperdício;
- Reduzir os custos de armazenamento: no caso de produtos não perecíveis, uma boa gestão de stock impede que haja stock parado, seja porque a sua procura é sazonal, ou porque deixou de existir. Assim, estes produtos não continuam a ocupar espaço de armazenamento que pode ser ocupado por produtos que efetivamente têm procura e geram lucros para a empresa;
- Otimizar o retorno do seu investimento: algo que só é possível quando se tem uma boa noção de quais são os produtos com maior procura, de forma a que consiga garantir que os tem sempre disponíveis no seu stock, garantido também que tem espaço para os armazenar. Assim, não corre o risco de perder receita por rutura de stock ou por não ser capaz de perceber a quantidade que ainda tem disponível de um determinado produto.
5 dicas para fazer uma boa gestão de stock
Antes de passarmos à fase de apresentação dos métodos de stock que existem, é importante estabelecer alguns princípios que deve garantir, independentemente do método que vai implementar. São eles:
- Ter procedimentos claros e responsabilidades atribuídas: para evitar falhar na aplicação do método escolhido, é importante que defina de forma clara qual o procedimento a implementar com as respetivas rotinas de verificação e que atribua responsabilidades a cada membro da equipa;
- Identificar de forma clara cada tipo de produto: todos os produtos que façam parte do seu stock devem estar identificados, seja de forma manual ou com um código de barras. Desta identificação deve fazer parte informação como a origem, lote, fornecedor ou prazo de validade. Assim, evita troca de produtos, facilitando o seu acompanhamento e controlo de quantidades disponíveis;
- Criar um método de registo dos artigos recebidos: falhar neste ponto é o primeiro passo para perder o controlo de toda a logística de gestão de stock. Isto porque uma falha neste ponto pode criar erros, seja por vender e dar saída de produtos que não estão registados no seu sistema ou porque não tem a informação correta do stock disponível;
- Registar e controlar as datas de validade dos produtos perecíveis: para que não haja desperdício de produtos ao ultrapassar o seu prazo, é imprescindível que tenha um bom controlo das suas datas de validade para garantir que escoa todos estes produtos a tempo;
- Monitorizar de forma regular: a gestão de stock não é algo que se faz uma vez, é algo que depende de rotinas e procedimentos que são aplicados diariamente. Uma pequena falha pode gerar grandes perdas a longo prazo.
5 principais métodos de gestão de stock
Tendo tudo isto em mente, passamos então para analisar os principais métodos de gestão de stock que existem:
1. FIFO e LIFO
FIFO é o acrónimo de First In, First Out que, em português quer dizer “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Já LIFO é o acrónimo de Last In, First Out que, em português, significa “último a entrar, primeiro a sair”. Estes são dois sistemas contabilísticos populares que se baseiam na forma como os produtos se movimentam dentro do armazém.
O método FIFO é um sistema útil para empresas que vendem primeiro o stock mais antigo. Ou seja, os produtos que entraram primeiro no armazém, serão também os primeiros a serem vendidos ou utilizados na produção. Este sistema é essencial para negócios que trabalham com produtos perecíveis, ajudando a manter todo o stock o mais atualizado e fresco possível.
O método LIFO é oposto ao FIFO já que o stock mais recente é o primeiro a ser vendido ou utilizado na produção. Este sistema não pode ser usado em negócios que utilizam produtos perecíveis, já que pode gerar um grande desperdício.
2. Quantidade Mínima do Pedido
A quantidade mínima do pedido (Minimum Order Quantity) é o menor número de unidades que uma empresa está disposta a vender a um único cliente de uma só vez. Este método é muito comum em negócios que fazem vendas por atacado a outros negócios, e não tão comum para negócios que vendem ao consumidor final.
Com este sistema, apenas precisa de garantir que tem este número mínimo que exige para que um cliente faça uma encomenda. Este sistema permite um melhor fluxo de caixa e também limitar os seus custos de armazenamento.
3. Quantidade Económica do Pedido
A quantidade económica do pedido (Economic Order Quantity) é um cálculo que permite às empresas perceber qual é o tamanho ideal de um pedido, de forma a que estas consigam responder à procura dos seus consumidores sem incorrerem em gastos excessivos. Ou seja, este valor permite minimizar os custos de aquisição e armazenamento dos produtos.
Independentemente daquilo que o seu negócio vende, encontrar este valor para todos os produtos que compra irá garantidamente, afetar a sua margem de lucro. No entanto, este é um cálculo complexo cujo benefício resultante poderá não ser suficiente para compensar o trabalho extra.
Este cálculo é mais vantajoso para negócios cuja atividade consiste na transformação de matérias primas noutros produtos. Isto porque estes negócios têm de ter em conta custos variáveis como o valor de aquisição das matérias-primas, produção e alterações na procura pelos seus produtos.
4. Análise ABC
A análise ABC é um método de gestão de stock que determina o valor de cada produto no seu stock com base na importância que cada um tem para a rentabilidade do seu negócio. Ele ajuda-o a entender quais são os produtos que mais contribuem para a sua margem de lucro e de que forma.
Assim, este método implica a classificação e agrupamento dos seus produtos em três categorias com base na sua procura e custo:
- Categoria A: produtos mais valiosos mas que também têm menor procura;
- Categoria B: produtos cujo valor é menor que os da categoria A mas a sua procura é superior;
- Categoria C: produtos de baixo valor mas com elevada procura. Cada venda individual destes produtos não tem tanta importância para um negócio como as vendas de um produto da categoria A ou B, mas o seu elevado volume de vendas faz com que estes produtos sejam críticos para a margem de lucro de um negócio.
Assim, a análise ABC permite identificar a “quantidade certa” que um negócio deve ter em stock de cada produto, para que este consiga aumentar a sua receita com relativamente pouco esforço no que toca ao armazenamento e gestão de stock.
5. Previsão da Procura
A previsão da procura (ou projeção de vendas) permite perceber a quantidade de cada produto que deve ter em stock para fazer face à procura e necessidades dos seus clientes.
Este sistema é de mais fácil aplicação em negócios que já levam algum tempo de atividade visto que terão mais dados históricos de vendas que poderão ajudar nesta previsão. Para empresas novas será necessário um maior estudo do mercado já que não dispõem de tantos dados históricos de vendas próprias.
Assim, este método permite determinar qual é a quantidade mínima que deve ter em stock de cada produto e definir processo de aprovisionamento sempre que o stock estiver abaixo deste número. Estas previsões devem ser revistas trimestralmente de forma a manter as quantidades mínimas atualizadas, visto poderem sofrer alterações ao longo do tempo.
É importante perceber que existem várias formas de gestão de stock. Para descobrir o melhor para o seu negócio, deve ter em consideração as circunstâncias da sua operação e perceber qual o método que melhor se adequa à sua atividade e aos seus os recursos humanos, financeiros e tecnológicos.
Não adianta querer implementar um método de gestão de stock que exige uma rotina de monitorização que não é possível de incorporar no seu negócio.
Para o ajudar a reduzir o erro humano e evitar falhas em algum dos procedimentos que pretende implementar, considere adotar um software que facilite o controlo e monitorização do seu stock e ajude a automatizar procedimentos.
