Os clientes são importantes para os negócios, por isso já escrevemos sobre a gestão de clientes e como construir relações duradouras. No entanto, também é impossível uma empresa funcionar sem fornecedores. Talvez no início da criação do negócio, os empreendedores tentem fazer tudo sozinhos, sem recorrer a terceiros. Mas, esta situação não se prolonga por muito tempo.
Mais cedo ou mais tarde, juntam-se ao negócio outros parceiros que lhe acrescentam valor e lhe servem de backup. Pode ser o serviço de alojamento do site, o contabilista, o fornecedor de transporte e logística, entre outros.
Vamos entender melhor a importância dos fornecedores para o seu negócio e como cuidar destas parcerias.
O que é um fornecedor?
Um fornecedor é quem abastece ou fornece algo a outro negócio ou empresa. Normalmente, as empresas recorrem a outras empresas para conseguirem um produto ou serviço que elas próprias não produzem, mas que são essenciais ao seu funcionamento. Ou seja, um fornecedor produz, constrói, distribui, monta, importa, exporta ou presta serviços.
Por exemplo, um fornecedor de farinha para uma padaria; um fornecedor de telecomunicações para um escritório de contabilidade; ou mesmo um fornecedor do serviço de contabilidade para o seu negócio. Os fornecedores e as empresas funcionam como se se tratasse de um emaranhado de ligações:
Agricultor fornece o cereal inteiro -> Empresa transportadora leva o cereal para outra empresa para o transformar -> Empresa mói a farinha -> Outra empresa distribui a farinha-> A padaria ou pastelaria produz outros produtos com a matéria-prima-> É contratado um distribuidor para levar o produto final ao ponto de venda -> O ponto de venda, que pode ser um supermercado, recebe o produto final: o pão.
Nesta rede, os fornecedores podem ser clientes e os clientes podem ser fornecedores. O fundamental é que acrescentem valor ao processo de compra e venda e, no final, garanta a entrega de um produto ou serviço ao consumidor. E que todos ganhem com isso: são relações win-win (ganho eu -ganhas tu). E é nesta base que se desenvolve a relação.
Existem diferentes tipos de fornecedores.
Por exemplo:
- Fornecedor de produtos não identificados (cereais)
- Produtor-fornecedor – fabrica e vende (padaria)
- Fornecedor identificado – tem a sua marca no produto, mas não o produz (pão com nome do supermercado)
- Fornecedor de serviços – transportadora
Gestão de fornecedores: o que é e em que consiste o relacionamento com os fornecedores. Por que devemos selecioná-los?
Os fornecedores são pilares essenciais para o bom funcionamento de um negócio. Por isso, a procura e seleção dos melhores fornecedores é uma tarefa árdua, difícil, e, na maioria das vezes, envolta em alguma incerteza. Neste processo, procura-se a melhor relação preço-qualidade, nunca esquecendo a flexibilidade ou o cumprimento de prazos.
É inevitável falar em prazos, quando falamos no relacionamento com fornecedores. Mas também em qualidade do produto ou serviço fornecido. Se o seu negócio for intermediário, mas se der a cara pelo produto, ou seja, se a sua for a única marca estampada no produto, quererá que esse produto seja de qualidade e impressione o seu cliente final.
Contudo, há outras características primordiais que se procuram num fornecedor como: flexibilidade, margem de negociação, capacidade técnica, produtiva e financeira e que, de alguma forma, partilhe dos mesmos valores da empresa.
Antes de avançarmos, alertamos para o cumprimento de prazos fiscais e de faturação. Neste aspeto, sabe que pode contar com fornecedores diversos para ajudar, como por exemplo o InvoiceXpress, programa de faturação online.
As consequências da pandemia Covid-19, a instabilidade trazida pela guerra e a inflação mostraram que os sobreviventes e mais resilientes são aqueles que possuem parcerias mais adaptáveis às mudanças e instabilidades. Poder negociar o prazo de um pagamento pode fazer toda a diferença para ultrapassar dificuldades que se esperam ser temporárias.
Para tal, é necessário que a empresa fornecedora e a empresa cliente estabeleçam um canal aberto de comunicação para se ouvirem mutuamente, e, assim, se adaptarem às mudanças, minimizarem falhas e resolverem problemas.
Normalmente, são criados departamentos de pós-venda ou de assistência técnica do lado dos fornecedores; e departamentos de compras do lado das empresas clientes. Se o processo estiver automatizado, o fornecedor terá, por exemplo, acesso ao stock do cliente (conheça 5 métodos de gestão de stock) e poderá fornecê-lo na altura certa.
Crie uma lista de fornecedores com base nestes elementos diferenciadores, escolhendo aqueles com maior importância para o seu negócio:
- Preços competitivos – solicite orçamentos;
- Bom serviço – cumpridor dos termos contratuais, resposta rápida a solicitações, prestar informações do produto, apoio na solução de problemas;
- Pontualidade na entrega – cumprir prazos;
- Flexibilidade;
- Capacidade técnica, produtiva e financeira – para aumentar a produção mediante pedido ou para negociar prazos de pagamento mais alargados;
- Qualidade dos produtos – boa relação preço-qualidade;
- Cadeia logística com o mínimo de intermediários – mantendo os custos ao mínimo;
- Partilha dos mesmos valores e processos da empresa cliente.
No processo de procura do melhor fornecedor, o ideal é preparar um caderno de encargos que partilhará com todos aqueles que consultar, economizando o seu tempo. Assim, garantirá clareza e pedir um orçamento deixará de ser uma dor de cabeça.
Depois de incluir todas as suas necessidades nesse documento, solicite orçamentos a vários possíveis parceiros, enviando esse caderno. Este é um documento frequentemente usado para apresentar todos os requisitos, condições e especificidades para a aquisição de determinados produtos ou para a elaboração de um projeto.
O caderno de encargos compila características de materiais ou serviços que se querem contratar, servindo também para acompanhar o relacionamento da parceria e o cumprimento das condições depois de contratualizado.
Sendo um documento igual para todos, facilitará a comparação de orçamentos, ou seja, para aquele produto ou serviço em igual circunstância, que preços os vários fornecedores indicam?
Existem elementos obrigatórios na altura de emitir um orçamento. Com o InvoiceXpress o processo é muito simples e rápido. Se for fornecedor, saiba como emitir um orçamento.
Dicas para construir boas relações com os seus fornecedores
A gestão de fornecedores diz respeito às compras da empresa e à gestão de stock ou inventário.
Uma boa gestão permite controlar os custos, projetando uma maior margem de lucro para a empresa, daí a procura de preços competitivos, através da consulta de vários orçamentos.
Após contratualizados, para melhor conduzir a gestão dos fornecedores, poderá recorrer a ferramentas úteis, como por exemplo, um software de gestão que compilará todos os seus dados e movimentos.
A gestão dos fornecedores/compras tem também uma ligação direta com a gestão de tesouraria, ou seja, a entrada e saída de dinheiro, valorizando a flexibilidade de pagamentos para manter o equilíbrio financeiro. Assim como tem ligação direta à faturação.
Avalie regularmente os seus fornecedores para perceber se continuam a fornecer em conformidade. Rever o caderno de encargos irá ajudar.
10 dicas para criar boas relações com os seus fornecedores:
- Formalize as responsabilidades de cada parte através de um contrato. Tornará mais clara, segura e transparente a relação. Pode incluir prazos de entrega, preços, condições de pagamento, quantidades, serviços e garantias;
- Procure criar relações de longo prazo. Conhecer-se-ão melhor e terão melhores negociações. Procurar novos fornecedores é um investimento em tempo e dinheiro;
- Crie um canal de comunicação aberto, claro e transparente (pode ser o próprio software de gestão). É importante que, de parte a parte, entendam a situação atual ou quais os objetivos da empresa para encontrarem as melhores soluções em conjunto. A comunicação mantém o relacionamento saudável;
- Registe todas as transações com os fornecedores para acompanhar as entregas;
- Avalie regularmente, verificando qualidade, prazos de entrega, preços, flexibilidade, disponibilidade de stock/inventário, suporte ao cliente/pós-venda dos produtos e serviços prestados. Dê a conhecer aos seus fornecedores os critérios/indicadores chave de desempenho ou KPI de avaliação;
- Seja flexível. A flexibilidade deve funcionar para ambas as partes. Se quer que o seu fornecedor mude algumas coisas para se adaptar melhor ao seu negócio, o contrário também poderá acontecer;
- Pague dentro do prazo acordado. Este ponto, quando falha, estremece qualquer relação. Se tiver dificuldades e necessitar de alterar os prazos de pagamento ao seu fornecedor, comunique claramente essa dificuldade e encontrem uma solução que seja benéfica para ambos;
- Alinhe os objetivos do fornecedor com os objetivos da empresa – win- win;
- Alinhe os processos sobre a qualidade dos produtos e funcionamento das entregas, tornando-os mais otimizados e eficientes, evitando problemas.
- Valorize os bons fornecedores. Dê feedback positivo a todos, chefias e colaboradores; recomende-os a outras empresas; comunique-os dentro e fora da sua empresa.
O bom relacionamento, de preferência de longo prazo e de confiança, gera oportunidades para novas negociações, mais atrativas para ambos os lados, reforçando ainda mais a relação.
Como o InvoiceXpress pode ajudá-lo na relação com os seus clientes e fornecedores:
- Emita e receba orçamentos bem definidos através do InvoiceXpress;
- Acompanhe a conta-corrente do InvoiceXpress para uma saudável gestão diária dos valores pagos e a pagar entre fornecedor e o vosso negócio;
- Personalize os documentos com o logótipo da marca do seu negócio, ajudando facilmente os fornecedores a identificarem os seus documentos. Disponível em todos os planos InvoiceXpress, exceto no plano XS;
- Inclua a referência multibanco nas faturas e orçamentos, facilitando o processo de pagamento. Válido para clientes e fornecedores. Disponível a partir do plano M;
- Ative os alertas automáticos de cobrança por email ou SMS, para lembrar os prazos de pagamento. Válido para clientes e fornecedores. Disponível a partir do plano M.
Confiança, comunicação, respeito e compromisso são, em suma, a base saudável do relacionamento da sua empresa/negócio com os seus fornecedores.
Já sabe que nesta relação o papel da sua empresa, ora pode ser de cliente, ora de fornecedor. O programa de faturação certificado InvoiceXpress pode ser o seu fornecedor de software de faturação de longo prazo e com garantias de satisfação. Conte connosco.
