Para quem está a começar um negócio, o SAF-T poderá ser algo que suscite algumas dúvidas. Neste artigo, explicamos o que é o ficheiro SAF-T e tudo o que necessita de saber sobre o tema.
O que é o ficheiro SAF-T (SAF-T PT)?
Sigamos diretos ao assunto, afinal de contas o objectivo é que não perca mais tempo.
O ficheiro SAF-T ou SAFT-PT é um documento digital em formato XML que reúne a informação fiscal e contabilística de uma empresa referente a um período específico de tempo.
O nome surge como abreviatura da denominação em inglês “Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version” e trata-se de uma norma criada pela Portaria nº 321-A/2007.
A comunicação dos documentos de faturação e guias de transporte à Autoridade Tributária (AT) é uma obrigatoriedade de qualquer entidade que exerça actividade comercial, industrial ou agrícola em território português.
Um dos métodos para a comunicação desses documentos é precisamente o método SAF-T, o qual consiste no envio do ficheiro SAF-T à AT todos os meses.
Porém, atentamos para a existência de 2 tipos de ficheiro SAF-T: há o SAF-T de contabilidade e o SAF-T de faturação. Após perceber a função de cada um, é ainda mais fácil de entender as diferenças, por isso vejamos:
SAF-T de contabilidade
O conceito do SAF-T começou por servir primeiramente esta função, um ficheiro digital com todos os dados e informação exigidos pela AT para efeitos de auditoria e fiscalização. Este tipo de SAF-T continua a ser obrigatório, todavia a sua comunicação é somente feita quando solicitada pela AT (à excepção de casos particulares como explicamos mais à frente).
SAF-T de faturação
Este tipo de SAF-T é o requerido no método de comunicação dos documentos de faturação à AT, já atrás referido, e é também este que é disponibilizado pelo software de faturação InvoiceXpress.
O programa de faturação InvoiceXpress permite escolher 3 métodos de comunicação com a AT: o método manual, a comunicação automática e, claro, a comunicação via SAF-T.
Até que data o SAF-T deve ser comunicado à AT?
A comunicação do ficheiro é feita mensalmente e é aceite como válida até ao dia 5 do mês seguinte (com tolerância até ao dia 8 em 2023).
Ou seja, o SAF-T relativo à faturação do mês de maio, por exemplo, tem necessariamente de ser comunicado até ao dia 5 de junho.
O programa de faturação InvoiceXpress facilitou todos este processo com a opção de ativação do envio automático para o seu contabilista para que fique focado e com mais tempo para outros assuntos do seu negócio.
A informação que consta na versão SAF-T para faturação inclui os seguintes dados:
- Empresa: nome, morada, cidade, país, NIF, email e site
- Clientes: nome, morada, cidade, país e NIFs
- Produtos e serviços: designação e tipo de produtos ou serviços
- Faturação: faturas, faturas simplificadas, notas de crédito e débito, recibos, guias de transporte, orçamentos, notas de encomenda, faturas proforma, fichas de serviço, guias de consignação, consultas de mesa e outros documentos emitidos durante determinado período
A versão do SAF-T para contabilidade é mais completa, contendo toda a informação acerca dos registos contabilísticos durante determinado período de tributação.
Neste momento, o que há de essencial para saber acerca de SAF-T, já sabe. No entanto, para o ajudar a dominar este tema tão importante no universo da faturação em Portugal, acrescentemos 7 perguntas e respostas que clarificarão ainda melhor dúvidas que poderão surgir futuramente.
7 perguntas e respostas sobre o SAF-T
1. Se o InvoiceXpress disponibiliza o SAF-T de faturação onde obtenho o SAF-T de contabilidade caso haja uma auditoria?
Excluindo profissionais liberais ou empresários em nome individual cujo rendimento anual líquido não exceda os 200 000€, qualquer entidade que exerça atividade comercial tem obrigatoriamente de recorrer a um sistema de contabilidade organizada.
Na maior parte das vezes, trata-se de um serviço externo prestado por uma empresa ou um Contabilista Certificado independente, que por sua vez possuem um sistema informático de contabilidade. O SAF-T de contabilidade é extraído nesse software, portanto só tem de solicitar o ficheiro à entidade que lhe trata da contabilidade.
2. Escolhi o método de comunicação automática à AT. Tenho de enviar o SAF-T de faturação todos os meses?
Se escolheu o método de comunicação automática à AT, significa que todos os documentos de faturação estão a ser comunicados instantaneamente pelo software no momento em que são emitidas faturas e outros documentos de faturação. Trata-se de um método alternativo ao SAF-T e, por essa razão, não tem de enviar o SAF-T à AT.
3. Se houver um mês em que não emita nenhuma fatura, serei obrigado a comunicar o SAF-T à AT?
Não, se não emitir faturas num determinado mês não necessita de comunicar o SAF-T à Autoridade Tributária. Porém, quando tal sucede, existe uma outra obrigação fiscal a cumprir: a comunicação mensal por inexistência de faturação.
Trata-se de uma obrigação fiscal introduzida em 2023 pelo Artigo 317º da Lei do Orçamento de Estado para 2022 que obriga qualquer entindade que não emita faturas durante uma determinado mês a comunicar esse fato à Autoridade Tributária através do portal e-fatura.
Saiba mais sobre este tema e como comunicar à AT a inexistência de faturas emitidas num determinado mês no nosso Blog.
4. Posso alterar o método de comunicação que tenho actualmente para o método SAF-T?
Sim, o método pode ser alterado. Contudo, só poderá fazê-lo apenas 1 vez por ano e a surtir efeito no ano seguinte. Quer isto dizer que, no decorrer do ano 2023, para alterar o método de comunicação automática para SAF-T, por exemplo, poderá fazê-lo e entrará oficialmente em vigor para a sua empresa a partir de dia 1 de Janeiro de 2024.
5. Não enviei o SAF-T até dia 5 (tolerância até dia 8 em 2023), que tenho de fazer agora?
Infelizmente, se deixar passar o limite de dia 5 para o envio do SAF-T (com tolerância até dia 8 em 2023), terá de pagar uma multa que poderá ir dos 200€ aos 10 000€, segundo o artigo 117º da Lei n.º 64-B/2012 de 31 de Dezembro.
6. É o meu contabilista que trata do envio do SAF-T ou sou eu?
É como preferir e como ficar acordado com o seu contabilista. Geralmente, o que acontece é o envio ficar a cargo do contabilista, uma vez que é este o responsável pelo envio das declarações fiscais à AT. É por esta razão que o InvoiceXpress possui a funcionalidade de envio automático ao contabilista, já referida.
7. Emiti uma guia para transportar mercadoria vendida. Terei de comunicar a guia de transporte mesmo utilizando o método SAF-T?
Sim, tem de submeter a guia de transporte à Autoridade Tributária antes de seguir com a mercadoria para a rua. Após o envio da guia através do portal e-fatura, recebe um código para efeitos de controlo por parte das autoridades. Se é cliente InvoiceXpress poderá automatizar o processo de comunicação dos documentos de transporte.
Estas são algumas das dúvidas mais relevantes para empresários no início do negócio mas, com certeza, outras se levantarão. Portanto, não hesite em deixar-nos a sua questão nos comentários.
