O que é o fecho de contas?
O fecho de contas deve ser feito anualmente e é uma obrigação legal imposta aos comerciantes pelo artigo 18º do Código Comercial.
Ele deve ser concluído entre os dias 31 de Dezembro e o dia 31 de Março, ou até ao dia 31 de Maio, no caso de sociedades que apresentem contas consolidadas (agregar as contas de uma empresa-mão com as suas subsidiárias) ou que apliquem o método da equivalência patrimonial.
O fecho de contas não só é obrigatório por lei e para apuramento de impostos, como é uma boa oportunidade para avaliar a saúde financeira da empresa, já que permite avaliar a capacidade que esta tem de alocar os seus recursos e determinar a possibilidade da empresa distribuir lucros.
É normal que a pressão sobre o departamento de contabilidade aumente na altura do fecho de contas. Por isso, para ajudar a simplificar este processo, listamos os passos que deve seguir para fazer o fecho de contas da sua empresa, e garantir que nada fique para trás.
9 passos para fazer o fecho de contas
1. Confirmar as movimentações de stock
Para começar o processo de fecho de contas, é importante que confirme que todos os produtos ou serviços que oferece coincidem com os dados da contabilidade da empresa.
Neste passo, é importante conferir que a quantidade de material adquirido, consumido e vendido pela empresa coincide com os registos disponíveis.
Caso haja algum problema neste ponto, isso é um forte indicador de que é preciso apostar em melhorar a gestão de stock.
2. Verificar os ativos fixos
Os ativos fixos podem ser tangíveis ou intangíveis. Exemplos de ativos fixos tangíveis são as instalações ou ferramentas que não se destinam a ser comercializadas, mas sim a serem exploradas pela empresa no decorrer da sua atividade. Os intangíveis são bens e direitos que não são físicos, tal como marcas registadas ou patentes.
Neste passo, é altura de verificar que todas as aquisições ou vendas e ativos fixos que decorreram ao longo do ano estão registadas na contabilidade. Também é importante verificar que as fichas de cada um destes ativos está devidamente atualizada conforme a lei.
3. Reconciliar as contas bancárias
Para que haja um correto fecho de contas, é preciso criar mapas de reconciliação bancária para ver se existem diferenças entre o saldo da empresa na contabilidade e o saldo bancário.
O saldo bancário pode não estar apenas disponível na conta à ordem da empresa. Para verificar o saldo bancário de uma empresa também será preciso verificar:
- As aplicações financeiras detidas pela empresa;
- Cartões de crédito;
- Contratos de leasing;
- Empréstimos e créditos.
4. Confirmar e reconciliar as contas de clientes e fornecedores
Outro ponto importante no fecho é o de verificar que todos os valores recebidos pela empresa estão presentes no sistema de faturação e vice-versa. Para isto, é preciso garantir que:
- Todas as faturas emitidas estão registadas e com o valor certo;
- Todas as notas de crédito estão assinadas e registadas no software de faturação certificado;
- Os dados do software de faturação coincidem com os registos na contabilidade;
- O IVA foi liquidado;
- Todas as operações isentas de IVA estão devidamente enquadradas na legislação em vigor.
5. Validar os pagamentos ao Estado
É importante garantir que todos os pagamentos ao Estado foram feitos corretamente de forma a também evitar coimas.
Ao longo do ano, a empresa deverá ter feito pagamentos referentes a:
- IVA;
- Pagamentos por conta de IRC;
- Retenções na fonte de IRS;
- Segurança Social;
- Fundos de Compensação de Trabalho;
- Outros impostos como IMI ou IUC, se for aplicável.
6. Controlar os acréscimos e diferimentos
Confirmar e verificar que todas as operações que transitaram do ano anterior ou que vão passar para o próximo ano estão registadas. Igualmente, também é preciso avaliar os acréscimos e diferimentos.
Os acréscimos são despesas ou receitas que não são reconhecidas graças à falta de algum documento contabilístico. Isto é o que acontece quando um fornecedor não enviou uma fatura ou quando a sua empresa não emitiu uma fatura a um cliente.
Já os diferimentos acontecem quando uma fatura cobre mais do que um período contabilístico. Isto faz com que uma receita ou despesa referente a mais do que um período seja apresentada num único período contabilístico. Quando isto acontece, é preciso separar estes valores e associá-los ao período a que cada valor corresponde.
7. Controlar as remunerações a liquidar
Confirme que todos os salários foram devidamente registados e processados. Aqui também importa verificar que todos os colaboradores usufruíram dos dias de férias a que têm direito e os subsídios de férias e Natal foram pagos.
8. Verificar os gastos com as viaturas da empresa
Caso tenha viaturas da empresa, confirme que todos os pagamentos estão registados e regularizados, tal como os seguros e IUC e também que todas as viaturas têm a inspeção periódica e manutenções em dia.
9. Confirmar e comparar informações com o Portal das Finanças
Finalmente, é importante confirmar que toda a informação verificada até agora também se encontra registada no Portal das Finanças.
Alguns pontos em especial que deve confirmar são o volume de negócios e faturas registadas no e-Fatura, recibos verdes eletrónicos emitidos e viaturas e imóveis em nome da empresa.
O processo de fecho de contas é uma tarefa importante na gestão de uma empresa e que deve ser feito pelo departamento de contabilidade ou por um contabilista certificado, com o apoio do seu software de faturação.
O uso de um programa de faturação certificado facilita o cumprimento da lei em vigor no que toca à emissão e controlo de faturas e também permite a emissão de relatórios, automatização dos fechos e reconciliação de contas.
