As várias etapas de um ciclo de venda começam num pedido de orçamento e terminam na emissão do recibo após o pagamento do cliente. Saiba onde é que a factura proforma se encaixa e como fazer a melhor utilização deste documento.
O ciclo de facturação é composto por várias fases: depois da prospecção, é feito o pedido de orçamento e de seguida há um acordo de valores comunicado através de uma factura proforma. Por fim, emite-se a factura, aguarda-se o pagamento e fecha-se o processo de venda com a emissão do recibo após boa cobrança.
De forma resumida, uma factura proforma tem o mesmo propósito que um orçamento e atesta a terceiros que a factura a ser emitida será efectivamente igual à proforma.
# O que é uma factura proforma?
A factura proforma é um documento, sem valor fiscal, que serve para orçamentar determinado bem ou serviço e contém todos os detalhes da transação comercial entre o fornecedor e o cliente. Após a confirmação dos dados por parte do cliente, é emitida a factura com base na informação que está na proforma.
A factura proforma aplica-se particularmente no caso da transmissão de bens no comércio internacional. Serve para demonstrar as quantidades das mercadorias para efeitos de justificação alfandegária.
# Qual a diferença entre factura proforma e orçamento?
Apesar dos dois documentos terem o mesmo propósito, ou seja, um documento que resulta de um pedido de orçamento feito pelo cliente, as Facturas Proforma são comuns na transmissão de bens enquanto que os orçamentos servem para trocas de serviços. As notas de honorários também consideradas como documentos para orçamentar um serviço são usadas por maioritariamente por advogados e profissionais liberais.
# Elementos de uma factura proforma
Apesar de ser distinta das facturas comerciais, a factura proforma contém os mesmo elementos das facturas e orçamentos:
– Identificação da empresa,
– Identificação fiscal do cliente,
– Bem ou serviço a ser facturado,
– Quantidades, valores e IVA correspondente.
# Quais são as vantagens e desvantagens da utilização deste documento?
Após negociação final do que é orçamentado, a Proforma permite ao vendedor saber o valor exacto do que vai ser facturado e fazer a previsão de tesouraria para o mês em que o produto é vendido.
A maior desvantagem é não ter valor fiscal e não servir de comprovativo de pagamento.
# Quando usar uma factura proforma?
As facturas proforma são usadas quando se faz um pedido de orçamento para um bem ou serviço.
As gráficas, por exemplo, enviam a proforma por email após a negociação do projeto e dos valores associados. Assim que o serviço é realizado e pago, entregam a factura-recibo.
# Crie facturas proformas com o InvoiceXpress em segundos
O InvoiceXpress permite-lhe criar facturas proformas em apenas um clique e sem ter de adicionar quaisquer dados. Com a nova funcionalidade de clonar documentos, pode transformar uma factura proforma numa factura comercial em segundos e enviar directamente ao seu cliente em formato PDF.
