Todas as empresas obrigadas a comunicar o seu inventário por via electrónica devem fazê-lo até ao próximo dia 31 de Janeiro. Para ajudar neste processo, o InvoiceXpress disponibilizou, dentro da aplicação, um ficheiro pré-preenchido no modelo exigido pela Autoridade Tributária.
Esta obrigação fiscal acontece pela primeira vez este ano e abrange empresas com um volume de negócios, no ano de 2014, superior a 100 mil euros. O procedimento é simples, consistindo no preenchimento e entrega de um ficheiro estruturado, em formato .xml ou .csv.
A comunicação electrónica dos ficheiros de inventário é possível no Portal das Finanças, opção e-fatura → Inventários → Enviar Ficheiro Inventário. Caso a sua empresa esteja sujeita a esta norma mas não tenha existências a comunicar, tem de entregar o ficheiro na mesma. Neste caso, basta preencher o ano fiscal e o fim de período a que diz respeito, assinalar a opção “Não possuo existências”, validar e submeter.
Recentemente, foi publicada a Portaria n.º 2/2015 de 06 de Janeiro (PDF), que aprova as características e a estrutura do ficheiro. Releia também o nosso artigo Comunicação Electrónica de Inventários para saber em que consiste esta medida, como é feito este processo e que informação deve ser comunicada e como.
Não comunicar o inventário constitui contra-ordenação grave, sujeita a coima que pode chegar até 10 mil euros para as pessoas singulares, e 20 mil euros para as pessoas colectivas.
# Como exportar o ficheiro de Inventário do InvoiceXpress?
Criámos um ficheiro em formato .csv (imagem abaixo) com a estrutura que é exigida pela AT. O ficheiro é editável e está pré-preenchido com todas as informações que o software consegue recolher acerca dos itens já registados na aplicação. Os campos em branco devem ser completados e corrigidos por si.
Conforme indicação da AT, o documento tem de estar organizado por cinco colunas. Os campos Product Category e Closing Stock Quantity devem ser preenchidos pelo contribuinte, uma vez que estes dados não se encontram no InvoiceXpress. A coluna Unit Of Measure deve ser corrigida, uma vez que o software não tem configuradas as unidades de medida aplicáveis ao controlo de stocks.
# Para aceder ao ficheiro, faça Login na sua conta
1. Depois de aceder à sua conta, carregue em Configurações.
2. Do lado direito, abaixo, encontrará a tabela Funcionalidades. Escolha a opção Exportação de Dados.
3. Na tabela Contactos, documentos e itens, escolha:
Tipo de dados: Itens – Inventário
Formato: CSV (a única opção compatível com a opção do Inventário)
4. Por fim, carregue em Exportar dados. Quando terminar o processo de exportação, será enviado um email com um link para download do ficheiro. Este link é válido durante 48h.
# Como submeter este ficheiro no e-fatura?
1. Aceda ao site e-fatura, escolha a opção Comerciante e insira os seus dados de acesso.
2. Carregue em Enviar Ficheiro Inventário. Neste página poderá ver o total de IVA já cobrado.
3. Insira os dados do documento NIF, Ano Fiscal e Data Fim Período e carregue em Adicionar. Se pretender comunicar mais do que um ficheiro, deve submeter todos ao mesmo tempo.
4. Depois do ficheiro ter sido adicionado, clique em Validar e, depois, em Submeter.
Se, no decorrer deste processo, necessitar de algum esclarecimento, pode sempre contactar-nos para o email support@invoicexpress.com
