Quer evitar atrasos nos pagamentos das suas facturas? Conheça os nossos melhores conselhos para uma cobrança atempada e eficaz aos seus clientes.
O sucesso de um negócio baseia-se não só na taxa de crescimento ao longo do tempo mas também na capacidade que tem de converter facturação em dinheiro. Para isso, precisa garantir que recebe a tempo e horas.
O problema surge quando as data de pagamento não são respeitadas.
Sabia que apenas 20% das empresas de serviços em Portugal paga a tempo e horas? Segundo o estudo Comportamentos de Pagamento das Empresas em Portugal e na Europa,
no ano de 2013, mais de 50% das empresas tende a pagar com um atraso médio de 30 dias sobre prazo acordado.
Conheça as práticas de pagamento das empresas em Portugal, no sector de serviços:
* Pagamentos dentro do prazo – 20%
* até 30 dias de atraso – 53,6%
* entre 30 a 60 dias – 8,7%
* entre 60 a 90 dias – 5,7%
* entre 90 a 120 dias – 4,9%
* acima de 120 dias – 7,1%
Nos dias de hoje, torna-se ainda mais importante utilizar as ferramentas certas para o trabalho certo. Deixaria o seu carro nas mãos de alguém que não percebe de mecânica?
Por isso, acima de tudo, recomendamos a utilização de um programa de facturação que, mais do que um serviço que adquire, deve ser seu parceiro de negócio e ajudá-lo na cobrança das suas facturas.
O InvoiceXpress, um software de facturação online, tem funcionalidades que, bem coordenadas, são aliadas da sua tesouraria. A elas, junte as nossas dicas para uma gestão efectiva das suas cobranças.
1. Comece por informar-se como funciona o Departamento de Pagamento a Fornecedores do seu cliente. Saiba quem autoriza o pagamento e em que dias é feito. Algumas empresas têm um processo de pagamento mais burocrático, mais comum quanto maior for a organização.
2. Utilize a Factura Electrónica. Com esta funcionalidade activa, o InvoiceXpress assina digitalmente as suas facturas e só terá de enviá-las por email. Vai poupar tempo e dinheiro e o seu cliente vai receber a factura mais depressa. Confirme se o plano que subscreveu disponibiliza esta funcionalidade, caso contrário, entre em contacto connosco.
3. Disponibilize ao seu cliente todos os seus dados de pagamento. Com o InvoiceXpress, pode incluir nas suas facturas as referências de multibanco
ou permitir o pagamento electrónico através de cartão de crédito. Pode também personalizar as facturas e incluir os seus dados bancários (NIB).
4. Use o sistema de Alertas a seu favor. Envie um lembrete por sms ou email antes de atingir o prazo de vencimento das facturas . Seja proactivo: previna ou relembre o seu cliente de que tem facturas com pagamento a decorrer ou já vencidas.
5. Tire partido dos Relatórios. Esta funcionalidade identifica os seus clientes devedores.
Mas mais importante ainda, os relatórios permitem-lhe saber quem são os seus melhores clientes: invista na relação comercial que mantém com estes e aumente o n.º de transacções.
6. Esteja presente no dia-a-dia dos seus clientes. Não se iniba de contactar os clientes que tenham facturas em atraso e use novamente os Alertas: depois do envio da factura e do aviso de vencimento do prazo de pagamento, agende o envio de um sms ou email assim que expirar este prazo. Seja cortês, mas lembre-se de que está no seu direito. Prestou um serviço e esse trabalho deve ser remunerado.
7. Confirme se a sua empresa pode adoptar o regime de IVA de Caixa. Sabia que pode entregar o IVA ao Estado apenas quando o seu cliente lhe pagar? Veja se a sua empresa está apta para beneficiar deste regime de imposto e alivie o peso desta carga fiscal trimestral.
Os processos de cobrança podem não ser fáceis de coordenar com a necessidade de manter uma facturação regular e atempada. A saúde financeira de uma empresa depende destas entradas de capital para responder às necessidades de serviço internas. Por isso, após receber um pagamento difícil, congratule-se e à sua equipa. Os bons resultados da sua empresa resultam do esforço de todos os colaboradores envolvidos.
