Faturar é o principal sintoma da boa saúde do seu negócio. É motivo de celebração, mas é também a principal razão porque surge a necessidade de escolher um programa de faturação adequado às suas necessidades.
Se o teletrabalho/trabalho remoto foi uma das grande tendências do início desta década (consequência da pandemia) o futuro próximo parece apontar para um modelo laboral híbrido, pelo que é importante considerar esta flexibilidade na sua organização, inclusive na acessibilidade ao seu programa de faturação.
Por outro lado, se vender é uma arte, alguns softwares de faturação fazem do processo de criação de uma fatura uma tarefa tudo menos intuitiva… Como se não fosse já complicado definir impostos, o regime de IVA ou taxas de retenção, por exemplo…
No mundo digital de hoje, se dá tanta importância a outras escolhas práticas do seu negócio, como a escolha do equipamento informático ou do seu pacote de telecomunicações, está a na altura de fazer o mesmo com o seu programa de faturação, de modo a equipar a sua empresa da melhor ferramenta certificada para emitir faturas a qualquer altura, e em qualquer lado, rapidamente.
Como escolher o melhor programa de faturação certificado em 2024
Mas não se preocupe – reunimos neste artigo todas as recomendações mais importantes para fazer a melhor escolha de um programa de faturação para o seu negócio:
– Critérios Pessoais
Defina as suas necessidades
Identifique as principais necessidades da sua empresa, de forma a escolher um software de faturação que se adapte totalmente às mesmas. Se é um profissional independente, ou se a área de atuação do seu negócio é em serviços, infoprodutos ou tecnologia, o InvoiceXpress é o melhor programa de faturação para a sua empresa. Já se o seu negócio dispõe de pontos de venda físicos, ou é da área da restauração, por exemplo, opções de faturação como o Moloni podem ser as mais certas para si.
É importante certificar-se de que o programa de faturação que escolhe possui as funcionalidades certas para o que vende.
Aconselhe-se com amigos e colegas
Fale com quem já passou pela mesma necessidade e ouça a sua experiência. Pergunte que programas de faturação usam, quais experimentaram, que dificuldades encontraram e quais foram os fatores de decisão. Eles poderão recomendar um software de faturação e/ou indicar quais evitar.
Dada a sua rapidez e facilidade de utilização, o InvoiceXpress também é um programa de faturação ideal para freelancers e ENI, pelo que pode e deve sempre falar com os seus contactos para ouvir as suas experiências e ficar com as suas referências.
Pesquise na Internet
Use os motores de busca para encontrar as soluções de faturação online existentes no mercado. Pesquise e navegue também por alguns fóruns dedicados a temas de contabilidade onde pode encontrar testemunhos de utilizadores sobre muitos dos programas disponíveis. Nestes fóruns, também poderá colocar questões e partilhar a sua experiência.
Avalie o Apoio ao Cliente: coloque as suas questões à equipa de suporte
A facilidade em criar documentos é essencial mas, na nossa perspetiva, o apoio ao cliente é também uma das “funcionalidades” mais importantes que um programa de faturação tem de oferecer. Este serviço tem de de ser rápido, direto e responder objetivamente às questões colocadas.
No InvoiceXpress, quando temos utilizadores a experimentar vários programas de faturação em simultâneo (incluindo o nosso), sugerimos sempre que façam perguntas à nossa equipa de suporte para saberem os tempos de resposta, a disponibilidade e simpatia. Um apoio inadequado traduz-se numa experiência de utilização negativa.
É por isso que no InvoiceXpress nos orgulhamos ao afirmar que o suporte é a melhor funcionalidade do nosso serviço. Não acredita? Atente nos nossos números no último ano: uma média de 39 minutos para a primeira resposta a todos os clientes com uma taxa de satisfação de 92,9%.
E melhor: ponha-nos à prova! 😉
Valide o tratamento dos seus dados de faturação
Uma das razões para haver resistência em mudar de software de faturação reside no medo de perder a informação acumulada dos seus clientes, dos seus itens (bens e serviços) e saldo de faturação.
Atualmente, essa preocupação já não se coloca, pois os programas de faturação online disponibilizam a fácil importação e exportação de dados. Assim, pode migrar de software sempre que precisar, e trazer consigo a sua documentação. Contacte o suporte do seu programa de faturação e solicite ajuda na exportação dos seus documentos. O software de faturação para onde migrar poderá ajudá-lo na importação dos dados.
O programa de faturação InvoiceXpress até lhe disponibiliza uma funcionalidade de fluxo de movimentos que lhe permite definir um saldo migrado, por cliente, referente a documentos emitidos em outras aplicações. Tudo para que possa gerir de forma mais simples toda a sua informação.
Outra questão de importância crescente relacionada com os seus dados é a privacidade e o tratamento dos mesmos. Analise bem as políticas de privacidade dos programas de faturação que está a comparar e a ponderar escolher para o seu negócio.
No InvoiceXpress este é um tema que levamos muito a sério, com uma Política de Privacidade em linha com a legislação aplicável, e um tratamento de dados totalmente seguro e em concordância com o RGPD. Não é à toa que o InvoiceXpress foi o primeiro programa de faturação online com Certificação ISO 27001 – a normal padrão a nível internacional para a gestão e segurança da informação.
– Critérios Técnicos
Evite programas de faturação grátis
Conhece o ditado “O barato sai caro”? Fazer uma escolha destas pode começar por ser uma estratégia de contenção de custos. Mas o que fazer quando não tem o suporte técnico de que precisa? E se o programa deixar de existir? Não deixe de conhecer os riscos que a utilização de programas de faturação gratuitos acarretam.
Escolha um programa certificado pela Autoridade Tributária.
Se escolheu um software de faturação online, é obrigatório que seja certificado pela Autoridade Tributária (AT). A certificação é dada pela AT através da atribuição de um número identificativo aos programas que cumpram os requisitos legais em vigor. Consulte a lista de programas certificados pela Autoridade Tributária.
O InvoiceXpress tem o número de certificado 192 e cumpre com todas as regulamentações exigidas pela AT e pelas regulações europeias.Escolha um programa com atualizações gratuitas.
Como combate à fraude e evasão fiscal, ou simplesmente para modernizar o sistema fiscal nacional, é normal a Autoridade Tributária exigir alterações regulares aos programas de faturação. Opte por programas de faturação que disponibilizem essas mesmas alterações de uma forma gratuita, atempada, e sem problemas de instalação, como é o caso do InvoiceXpress.
Damos-lhe alguns exemplos de algumas das alterações mais importantes a que deve estar atento nos próximos tempos para escolher o melhor programa de faturação para a sua empresa: a introdução de Códigos QR nas faturas, a Faturação Eletrónica, o ATCUD e a Assinatura Digital.
Plugins e Integrações
Uma das grandes vantagens de utilizar um software de faturação online é a possibilidade de integrar o mesmo com outras ferramentas que utiliza no seu negócio. Pode, por exemplo, automatizar a faturação da sua loja online, integrar a sua faturação com o seu CRM, ou criar milhares de automações com outras ferramentas através de outras plataformas, como o Zapier.
Como tal, quer tenha, por exemplo, uma loja online em funcionamento e este seja um critério basilar para si, quer seja apenas uma oportunidade para um desenvolvimento futuro do seu negócio, deve analisar com cuidado os plugins e integrações que cada programa de faturação tem disponível, de forma a identificar quais os mais importantes para a sua empresa.
O programa de faturação InvoiceXpress possui dezenas de plugins de integração com lojas online e outras aplicações, e ainda dispõe de uma API robusta e escalável, pronta para integrar a sua faturação no seu portal de venda.
Experimentar é essencial
Após ter restringido as possibilidades aos programas de faturação que melhor se adaptam às características do seu negócio, o passo seguinte é testar.
A maioria dos software as a service (SaaS), de que são exemplo os programas de faturação online, possuem um período experimental grátis de 30 dias. Aproveite esse tempo para analisar todas as funcionalidades de cada programa de faturação e confirmar se todos os requisitos que definiu anteriormente são cumpridos.
Evite contratos de fidelização desnecessários
A maioria dos programas de faturação online não obrigam a período de fidelização. Os SaaS pagam-se por utilização (pay per use), ou seja, só paga enquanto precisar. A vantagem é que se não estiver satisfeito basta deixar de pagar a subscrição para cancelar o serviço.
No caso de já ter subscrito um software de faturação com contrato de fidelização, verifique as condições e data de término. Estes contratos são feitos normalmente a 12 meses e terminam no final do ano. Se assim for, essa é a altura ideal para mudar.
Erros a Evitar na Escolha
Por fim, depois de enumerarmos as principais recomendações que deve ter em conta para escolher o melhor programa de faturação para a sua empresa no atual contexto social e profissional, terminamos este guia com uma pequena lista de erros que deve evitar cometer durante esse mesmo processo de análise do mercado, e que resumem na perfeição os pricipais temas a que deve dar atenção na altura de escolher o melhor software de faturação:
– Não deve considerar programas de faturação não certificados pela AT;
– Não deve escolher um software de faturação que não suporta as habituais formas de pagamento da sua empresa – relembramos que, acompanhando a evolução dos pagamentos online, e, principalmente, para sua segurança e comodidade, já pode utilizar o Stripe para subscrever o InvoiceXpress;
– Não deve eleger com base no preço – mas sim avaliando o software de faturação que mais se adapta ao seu negócio e que mais o poderá ajudar a crescer;
– Não deve escolher uma solução que não seja online – a separação da vida pessoal e profissional é um tema de enorme importância, principalmente com o aumento de colaboradores em trabalho híbrido ou totalmente remoto, mas a liberdade de poder emitir faturas quando e onde precisa, e em qualquer dispositivo, pode ser a génese para o seu crescimento;
– Não deve decidir sem consultar a sua equipa, principalmente os colaboradores que irão trabalhar com o respetivo software de faturação de uma forma mais direta – o seu conhecimento e os seus inputs poderão ser importantes para o processo de eleição;
– Não deve escolher um programa de faturação sem provas dadas no mercado – a sua faturação é um tema sensível, e será para si mais difícil obter opiniões e experiências sobre essa solução. Recordamos que o InvoiceXpress foi o primeiro SaaS de faturação sem licenças, contratos ou instalações desnecessárias, e já conta com +13 anos de experiência no mercado;
– Não deve optar por programas de faturação demasiado complicados – o importante num software de faturação é que o mesmo agilize a gestão da sua faturação, de forma a não perder tempo com complicações desnecessárias, mas sim ganhar tempo para se focar no seu negócio;
– Não deve escolher sem pensar no futuro da sua empresa, ou seja, pondere soluções com escalabilidade – deve evitar programas de faturação que não irão suportar a carga inerente ao crescimento do seu negócio.
Pesados todos estes critérios, se o InvoiceXpress lhe parece um dos melhores programas de faturação para a sua empresa, não hesite: entre em contacto connosco se tiver alguma dúvida que gostava de ver esclarecida, e venha descobrir o Lado Simples e Automatizado da Faturação!
Experimente já o nosso programa de faturação gratuitamente durante 30 dias!
