Lançámos uma nova funcionalidade que tem como objectivo facilitar a comunicação entre a sua empresa e o seu contabilista. Agora pode automatizar o envio do ficheiro SAF-T PT para a contabilidade ou outros colaboradores seus, e ganhar ainda mais tempo para a gestão do seu negócio.
Acontece-lhe deixar a comunicação do ficheiro SAF-T para os últimos dias, se não mesmo para o próprio dia 20?
A consequência disto é que o programa fica naturalmente mais lento pois tem centenas de pedidos de processamento de ficheiros para fazer. Isto gera atrasos e nervosismos, uma vez que o ficheiro depois de exportado ainda tem de ser submetido no Portal das Finanças. Mais atraso se gera, se os contabilistas não executam este processo, e é o utilizador do InvoiceXpress que, ao processo de exportação da aplicação, ainda tem de acrescentar um passo pelo meio que é o envio do ficheiro para o seu contabilista e confirmar a sua entrega.
A possibilidade de agendar um dia para o envio automático do SAF-T para o seu contabilista tira-lhe este peso de cima e evita eventuais esquecimentos. Ou seja, ao automatizar a exportação e envio do SAF-T, todos os meses, no dia que definir, o ficheiro SAF-T relativo ao mês anterior é gerado e enviado para os emails que pré-definir, quer sejam utilizadores da sua conta no InvoiceXpress ou não.
Se o seu contabilista já tem acesso à sua conta, não deixe de beneficiar desta funcionalidade. Desta forma, empresário e contabilista deixam de ter mais uma preocupação. E quando o ficheiro chegar à sua caixa de email, que actua como um lembrete, é só fazer o upload no e-fatura.
Esta funcionalidade está disponível para os planos Médio e Grande, só para contas activas (relembramos que as contas em período trial não têm a comunicação da facturação disponível para evitar o processamento de documentos de teste).
Para aceder a este menu, faça Login > Configurações e na tabela das Funcionalidades escolha Agendamento do SAF-T.
Este menu tem três áreas: 1) Contabilista, 2) Utilizadores e 3) Dia do envio.
Na área do Contabilista podem ser introduzidos os dados da pessoa em causa, mesmo que não seja utilizador com acesso à sua conta. Se não tiver contabilista, ou se não quiser incluí-lo no envio, é só marcar a opção “Não tenho contabilista”. Para configurar o envio, tem quatro campos para preencher, em que apenas o “E-mail” é obrigatório.
Na área dos Utilizadores vão aparecer listados, por defeito, todos os utilizadores da sua conta. Pode seleccionar os que quiser, ou nenhum. Os utilizadores seleccionados receberão o ficheiro SAF-T no seu email, no dia predefinido. Para que o envio seja activado, é necessário que seja seleccionado pelo menos um email, quer de um utilizador ou do contabilista. Se quiser, pode até seleccionar todos os utilizadores da sua conta.
A terceira secção a preencher é a definição do dia do envio. Isto significa escolher o dia em que quer que o envio do ficheiro seja feito. Por exemplo, se escolher receber, ou enviar, o ficheiro SAF-T a dia 20, todos os dias 20 dos meses seguintes irá ser feito o envio automático para o seu email ou para os contactos que definiu. Só oferecemos a possibilidade de escolher a data entre os dias 1 e 20, uma vez que dia 20 é a data limite para entrega do ficheiro SAF-T à AT.
Depois de ter activado esta funcionalidade, passará a ver apenas um ecrã com a descrição do que foi configurado, onde pode activar, desactivar e/ou editar as configurações do envio automático.
Quando configurar o agendamento do envio automático do SAF-T, certifique-se de que tem preenchidos todos os campos obrigatórios em Configurações > Dados da empresa, ou não conseguirá gerar o ficheiro. Se não tiver documentos facturação para um determinado mês, o envio também não será feito.
Esperamos que esta nova funcionalidade seja bem recebida na organização do seu negócio e da sua contabilidade e deixamos a sugestão de rever as nossas FAQ’s sobre o SAF-T. Aguardamos o seu feedback e experiência de utilização. Em caso de alguma dúvida, pode sempre contactar a nossa equipa de suporte.
Este artigo teve a colaboração de Joana Salgueiro.
