O mês de Agosto é, por norma, um mês em que o ritmo de trabalho abranda e há mais tempo para avaliar e repensar alguns aspectos de negócio. É por isso que lhe chamamos o Mês da Organização.
Seja com os pés de molho numa praia ou num escritório mais calmo, Agosto é a altura ideal para preparar o arranque em força para os últimos meses do ano.
Aproveite para limar arestas no seu negócio e melhorar a eficácia global do fluxo de trabalho com as nossas 10 Dicas & uma sugestão para melhor organizar a sua empresa.
>Há quem diga que o mês de Agosto é um mês parado, em que pouco ou nada acontece. Mas para mim sempre foi um mês muito produtivo. É o mês em que trato daquelas tarefas que nos meses anteriores foram ficando para segundo plano por serem menos prioritárias. — Cátia Santos, CFO
Sirva-se de um refrescante batido de frutas para incorporar o espírito de Verão e mãos à obra. Caso não esteja no escritório, siga (dentro do possível) as dicas mentalmente.
# 1. Limpar, arrumar e redecorar a secretária (ou escritório)
Comece pelo princípio. O que tem à sua frente e à sua volta interfere mais do que imagina no seu estado de espírito, na produtividade e até na motivação. O que puder arquivar, arquive. Aproveite e organize os seus arquivos por cores, estipulando cores específicas para cada tema.
Renove o material de escritório, canecas e molduras que tenha, com cores mais vibrantes e positivas. Indeciso sobre que cores usar? Utilize o coolors, defina e tranque a cor da sua empresa e crie paletas de cores até encontrar uma que lhe agrade. Se é fã do look minimalista, inspire-se na conta de instagram @MinimalSetups. Lembre-se: o feng shui também existe no escritório.
# 2. Listar, listar, listar
Numa empresa há sempre muita coisa por fazer e resolver. A melhor forma de garantir que tudo se faz sem que fiquem coisas pelo caminho é com a ajuda de listas. É uma dica tão válida para as compras de supermercado como para a vida empresarial.
Ao criar essas listas, experimente focar-se no *”propósito”* ou *”objectivo”* a atingir e, se for necessário, acrescente em cada item as várias *sub-tarefas* necessárias. É o que nos diz o método RPM – (r)esults ➡️ (p)urpose ➡️ (m)assive action plan.
Como mostrámos num artigo recente, a equipa do InvoiceXpress utiliza o Asana para gerir tarefas. Uma app na *cloud* que permite criar listas de tarefas e alocá-las às pessoas envolvidas. Hoje apresentamos outra alternativa mais simples mas igualmente eficaz, o Wunderlist. Seja qual for a ferramenta usada, o importante é listar. Sejam tarefas para a equipa ou até mesmo notas mentais.
# 3. Definir 1 ou 2 objectivos para a sua empresa e/ou para si
Saber para onde apontar a mira melhora as hipóteses de acertar. É verdade que, por vezes, com a azáfama do dia-a-dia da empresa, estes aspectos são um pouco descurados. Defina e comunique aos seus colaboradores alguns objectivos claros e concretos a atingir até ao final do ano. Pode ou não estipular incentivos para os alcançar. Pode também assumir objectivos a serem atingidos por si a nível individual.
# 4. Dividir grandes projectos em mini-etapas
Olhar para uma montanha a que se propõe escalar pode ser, por si só, cansativo.
Se dividir a subida em pequenas etapas, vai vê-las como algo perfeitamente alcançável.
Isso também é válido nos negócios.
A forma como encara os seus projectos mais importantes podem influenciar o resultado.
# 5. Definir pré-avisos no seu calendário
Se ainda não o faz, esta dica pode mudar a sua vida. Cada vez que adiciona um evento ao seu calendário, defina uma notificação para uma semana antes. No meu caso, além dessa notificação, ainda crio outra 2 dias antes. Assim, caso hajam esquecimentos, ainda há tempo para preparar o que for necessário.
# 6. Organizar os favoritos
Criar pastas específicas nos favoritos do seu browser para as diferentes fontes de informação que visita diariamente poupa tempo e esforço.
Com o passar do tempo é normal ir acumulando favoritos e, à velocidade a que o mundo gira, é natural que fiquem desorganizados.
Reveja a sua lista e reorganize de forma mais conveniente. Por exemplo, crie uma pasta para as “Visitas diárias”, outra pasta para os sites de “Clientes” e, porque não, uma pasta para manter a “Concorrência” debaixo de olho?
# 7. Mover o máximo de operações para a Cloud
Hoje em dia, a *cloud* pode ser uma aliada de peso para a sua empresa. Além de ser um poderoso backup na eventualidade de avaria do seu computador, permite-lhe aceder a tudo em qualquer parte e a qualquer hora.
Serviços como a facturação através do InvoiceXpress, a partilha de ficheiros com o Google Drive, a gestão de recursos humanos com o ClanHR, ou até mesmo uma aplicação para tirar notas como o Evernote, as vantagens traduzem-se em poupança de tempo e dinheiro e ainda ganha segurança, mobilidade e paz de espírito.
A maior parte das soluções *cloud-based* opera com um período experimental gratuito, permitindo testar antes de subscrever.
# 8. Criar ou rever filtros/regras de e-mail
Com a quantidade de e-mails que recebe diariamente, automatizar a triagem é uma ajuda muito importante.
Hoje em dia os clientes de e-mail possuem filtros/regras para colocar automaticamente e-mails recorrentes em etiquetas/pastas adequadas. Basta definir um elemento comum entre eles, seja o remetente ou palavras presentes no assunto, e indicar a pasta onde devem ser guardados.
Se já utiliza os filtros/regras, reveja se estão actuais, se necessita de criar novos e dê uma revisão geral nos e-mails.
# 9. Planear os últimos meses do ano
Apesar do ano só acabar em Dezembro, Agosto é uma boa altura para fazer um balanço.
Dedique algum tempo para olhar para relatórios de performance, KPIs e compare-os com anos passados. Verifique a evolução e retire as suas conclusões.
No fim do processo, e só se sentir que é necessário, reajuste o plano dos últimos meses do ano.
# 10. Arrumar o seu Ambiente de Trabalho
Para terminar, voltamos ao início. Ou quase. Começámos pela secretária física, que já está mais organizada, agora é tempo de tratar da sua secretária virtual.
Re-organize as suas pastas e ficheiros, não só as do Ambiente de Trabalho mas também do resto do seu computador. Ter uma estrutura de ficheiros organizada facilita o trabalho do dia-a-dia.
Aproveite que está com a mão na massa e substitua o fundo de ecrã. Caso não tenha uma imagem corporativa obrigatória, opte por fotografias de Natureza para lhe dar mais personalidade. Assim o seu dia de trabalho terá um lado mais zen.
# Só mais uma sugestão
Fugindo um pouco à temática da Organização, não resistimos a partilhar uma sugestão que pode ser posta em prática neste mês mais brando:
Faça o percurso dos seus clientes. Coloque-se na pele de alguém que procura algo semelhante à sua oferta e comece no Google. Simule todos os passos que daria se fosse um cliente seu. Termine aquando da suposta aquisição do produto/serviço comercializado pela sua empresa.
Tome notas. As revelações podem ser muitas ou pode não encontrar nenhuma novidade mas, no fim do processo, conhecerá ainda melhor a sua empresa. Este é um processo que deve repetir pelo menos 2 vezes por ano.
Caso esteja de férias ou a falta de tempo o impossibilite de seguir estas dicas, recomendamos que guarde este artigo nos favoritos para que o tenha sempre à mão.
Aproveite o que o mês de Agosto tem de bom e faça-o render ao máximo.
