Quanto tempo perde por dia? E sabe em que perde mais tempo? Melhor ainda, sabe como ser mais produtivo? Coloque as nossas dicas em prática e conheça o HiveFlux, um software de gestão de projectos feito a pensar nas empresas portuguesas.
No mundo dos negócios, um empresário que procure evoluir e desenvolver a sua actividade, deve ter como prioridade a eficiência dos seus métodos de trabalho. E com o impacto das possibilidades trazidas pela internet, como estar sempre em contacto, por exemplo, todas as dimensões de um projecto/negócio desenvolvem-se a uma maior rapidez. As tecnologias são outras, as práticas também, e os negócios já não se fazem só a uma mesa de reuniões. Daí que seja cada vez mais urgente estudar a gestão de tempo como se estuda marketing ou recursos humanos e adoptar estratégias que aumentem a produtividade.
Gerir bem o tempo não é encher-se de tarefas ao ponto de não conseguir levantar-se da cadeira o dia todo. Estas são as nossas melhores dicas para ajudar a tornar a sua gestão de tempo mais eficaz, simplificar o seu método de trabalho e até aliviar algum stress:
* Começe o dia depois de o planear: Faça uma lista de todas as tarefas que tem de completar nesse dia e contemple as que deixou por fazer no dia anterior. Veja o seu email para confirmar se não apareceram assuntos urgentes. Estipule tempo para realizar cada uma e se há uma ou mais tarefas que precisam da intervenção de outra pessoa, fale com ela e avise-a.
* Estabeleça prioridades: Organize a lista de acordo com a importância de cada tarefa, distribuindo-as ao longo dia. As mais urgentes (2 ou 3) devem ser feitas sempre primeiro. Tarefas muito complexas devem ser feitas de manhã, quando os níveis de concentração são mais altos. Deixe as pequenas tarefas, e tarefas de execução mais simples, para a tarde e final do dia.
* Comunique com os colegas: Se esteve ausente, nada melhor do que pedir a um colega um resumo do que aconteceu. Assim, quando se sentar ao computador para “limpar” a caixa de emails, já terá o olhar sensibilizado para os assuntos mais importantes e conseguirá canalizar melhor a sua atenção.
* Aprenda a delegar: Delegue tudo menos aquilo em que é mais forte. Sente-se e pense naquilo que faz melhor do que ninguém. Essa será a sua maior competência e, ao deixar de assumir tarefas que exigem skills que não domina, estará também a ser mais produtivo. Pode acabar por não conseguir delegar muito, mas vai aprender a identificar fragilidades e a organizar o seu tempo de forma mais realista.
* Aprenda a dizer “Não”: É uma das regras de uma boa gestão de tempo mais dificeís de cumprir. Por natureza, todos queremos ajudar. Mas essa ajuda deixa de ser produtiva se o seu trabalho deixar de ser cumprido. Seja assertivo e determinado em cumprir os seus objectivos.
* Esqueça a perfeição: Um cenário em que tudo é feito com o mais alto grau de exigência e satisfação é sempre o ideal. Mas, por vezes, é preciso ser mais flexível ou uma empresa pode incorrer em atrasos nos seus compromissos que culminam em problemas de facturação difíceis de resolver. É muito frequente o debate “Devemos parar tudo para fazer uma funcionalidade nova?” Na prática, o bom senso dita que a manutenção e a inovação andem lado a lado. A empresa pode não ter capital que sustente uma paragem nas vendas. Outra situação igualmente frequente é uma pessoa não conseguir dar um projecto por terminado porque passa imenso tempo a ver e rever todos os detalhes… Identifica-se com isto?
* Adopte a tecnologia mais adequada ao seu negócio: Se o seu negócio “faz escritório” onde os clientes estiverem (freelancers, profissionais liberais e prestadores de serviços), então aconselhamos que utilize programas de gestão e facturação na cloud. Isto significa que dispensam instalações no seu computador e que podem ser acedidos em qualquer lugar num portátil, tablet ou smartphone.
* Coloque prazos para o que faz: Quanto tempo precisa para elaborar aquela proposta? 2h? Experimente fazer em 1h30. Pense nesta sugestão como um desafio às suas capacidades que até pode tornar o trabalho mais divertido. Trabalhar sem prazos pode fazer com que algumas tarefas, mesmo as mais simples, nunca terminem. Sempre que acabar uma tarefa tire tempo para processar que o trabalho está feito. Levante-se, desligue, ande. Faça “reset”.
* Estar ocupado não significa ser produtivo: o seu trabalho está alinhado com as necessidades da empresa? O seu esforço é o que o negócio precisa? Todos os membros da sua equipa sabem os objectivos da empresa? Esta é uma responsabilidade que tanto colaboradores como empregador têm de assumir e pela qual devem zelar.
* Tenha uma visão: Nenhuma destas sugestões faz sentido se não estiver motivado nem souber os seus objectivos. Pergunte-se qual a finalidade de cada tarefa, para que serve e que valor vai acrescentar ao negócio.
Para além das sugestões que fazemos acima, também pode adoptar a utilização de um software de gestão de projectos. Aqui no InvoiceXpress fazêmo-lo – usamos dois, aliás – e a maior vantagem é efectivamente pouparmos tempo e melhorarmos os nossos canais de comunicação.
Falámos com Bruno Figueiredo, CEO e UX Designer do HiveFlux, para conhecer a aplicação de gestão de projectos que se associou ao InvoiceXpress para a oferta deste mês:
# Como surgiu o HiveFlux e qual a sua missão junto das empresas?
O desenvolvimento começou em Fevereiro de 2013 e surgiu da necessidade que eu encontrei de ter uma ferramenta que me ajudasse a planear o trabalho para a minha equipa, ao mesmo tempo que me permitisse acompanhar a sua execução.
# Quais são as funcionalidades que mais se destacam?
Em primeiro lugar, o nosso calendário de planeamento semanal, que permite ver graficamente a alocação de tarefas a cada colaborador e verificar se estão sub ou sobrecarregados. Em segundo lugar, destaco as ferramentas de acompanhamento da execução de tarefas em tempo real, pois tornam muito fácil ver o que a equipa está a fazer naquele exacto momento, bem como ver uma síntese do que já se fez.
# Quais são as maiores vantagens de utilizar o HiveFlux?
As maiores vantagens são o aumento da eficiência e a maior produtividade das equipas. Reduz significativamente os tempos mortos e assegura que todos os colaboradores têm um volume de trabalho adequado e sem indefinições, tornando-os mais produtivos.
# Como é que a combinação do HiveFlux e do InvoiceXpress potencia a gestão de um negócio?
O HiveFlux acompanha a gestão dos projectos, permitindo registar tempos de execução, o que depois facilita a facturação ao cliente.
# Enquanto cliente do InvoiceXpress, qual é a funcionalidade que destacas? Como é que este programa é útil ao teu negócio?
Para mim, o InvoiceXpress é util pela sua API, porque me permite gerar facturas automaticamente para os meus clientes sempre que fazem uma subscrição.
Uma ferramenta de gestão de projectos parece-lhe uma boa ideia? Subscreva o InvoiceXpress e receba a oferta de 3 meses de utilização gratuita do HiveFlux. Vai poder testar todas as funcionalidades deste software sem qualquer restrição e pôr este programa à prova pela sua equipa. Quer saber tudo o que pode fazer pela produtividade do seu negócio? Comece por consultar o The HiveFlux Starter Guide e crie já a sua conta de teste.
