Reuniões de trabalho são inevitáveis para qualquer negócio e essenciais para que haja uma boa coordenação entre os vários departamentos de uma empresa ou entre os diferentes membros de um departamento.
A frequência com que estas devem acontecer dependerá da atividade da empresa e dos projetos que tem em mãos.
Mas, por muitas ou poucas reuniões que tenha, muitas vezes o resultado final parece não compensar o tempo perdido. Esta falta de produtividade das reuniões acaba por desencorajar as pessoas de quererem participar nelas.
Por isso, é importante tomar medidas para garantir que se tira o maior proveito do tempo despendido nelas, aplicando estas dicas que também podem ser úteis caso esteja em teletrabalho.
Produtividade: 7 dicas para tornar as suas reuniões mais produtivas
1. Não marque reuniões desnecessárias
Curiosamente, a primeira dica no que toca a conduzir reuniões produtivas é mesmo não marcar reuniões… desnecessárias. Uma frase muito comum no ambiente corporativo é “aquela reunião poderia ter sido um email”.
Esta é uma boa maneira de distinguir que reuniões são necessárias das que não o são. De forma simples, se o que tiver para partilhar na reunião não depender do contributo de ninguém e puder ser partilhado através de um email, não adianta fazer perder o tempo das pessoas ao marcar uma reunião.
Sempre que tiver alguma atualização para partilhar, novidade ou qualquer informação que tenha de ser passada de forma unilateral, dê uso a outros métodos de comunicação internos para fazer com que essa informação chegue à sua equipa.
Olhe para as reuniões com um espírito crítico e tente perceber se cada uma delas é realmente o melhor uso do seu tempo e do dos seus colaboradores.
2. Escolher o local, data, hora e duração da reunião
Este ponto pode parecer óbvio mas nunca é demais lembrar. É importante definir a data e hora da reunião, bem como o local onde esta decorrerá e a sua duração, e partilhar todas estas informações atempadamente com todos os participantes. Assim, todos conseguem incluir a reunião na sua agenda ou reorganizar os seus dias de trabalho de forma a garantirem a sua presença.
Mesmo que seja uma reunião virtual, partilhe o link de acesso com antecedência para que todos garantam que têm o material, software e configurações necessárias para participarem. Caso contrário, se esta partilha for feita apenas poucos minutos antes da reunião, existe uma grande possibilidade de haver atrasos no seu início.
Caso a reunião seja presencial, transmita informação clara sobre a sua localização ou ponto de encontro. Se o número de participantes e a ordem de trabalhos assim o permitir, varie os locais das reuniões
Experimente diferentes locais como um espaço de coworking, um café ou pode até mesmo fazer uma reunião enquanto caminha, já que está provado que caminhar ajuda a manter o foco e até a aumentar a criatividade.
Evite marcar reuniões fora do horário de trabalho dos participantes, respeitando o seu direito ao descanso e ajudando-os a manter um equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional. Se precisar mesmo de agendar uma reunião fora do horário de trabalho, garanta que o faz apenas em situações de emergência.
Um dos aspetos que raramente é definido é a duração de uma reunião. Isto é importante para permitir que todos os participantes planeiem o seu dia de trabalho da melhor forma. No entanto, não é suficiente apenas definir todos estes aspetos, também é preciso respeitá-los.
3. Definir o objetivo e agenda da reunião
Com certeza que já esteve numa reunião que parecia não ter qualquer objetivo em concreto e onde foi discutido tudo menos aquilo que era necessário, ou que até levou à marcação da reunião em primeiro lugar.
Para que uma reunião seja produtiva é preciso definir o seu objetivo. Reuniões com objetivos claros, diretos e simples são muito mais eficientes até porque, uma vez que todos os participantes estão cientes do que é suposto atingirem na reunião, deixa de se perder tempo com temas acessórios e estão todos focados em atingir o mesmo propósito.
Para além do objetivo final, também é útil definir todos os tópicos que serão abordados durante a reunião e alocar um determinado tempo para cada um deles. Isto ajudará a respeitar a duração da reunião.
Crie um documento onde compila toda esta informação e partilhe-a no mesmo momento em que convoca os participantes para a reunião. Assim, todos poderão estar em sintonia e até pensar em possíveis soluções ou questões relacionadas com antecedência.
4. Convoque apenas colaboradores indispensáveis à reunião
Outra das vantagens de aplicar a dica descrita acima é que tornará muito mais fácil perceber quem são as pessoas que devem fazer parte da reunião, já que estão diretamente ligadas aos tópicos que serão abordados.
Ao partilhar o objetivo e tópicos da reunião de antemão, também os próprios participantes terão a oportunidade de perceber se a sua presença é efetivamente necessária ou não.
Muitas empresas têm uma cultura que as leva a incluir membros de todos os departamentos, mesmo que estes não estejam envolvidos. No entanto, ao ocupar o tempo de pessoas que não têm necessidade de estar na reunião, é tempo que lhes está a tirar do seu horário de trabalho e onde seriam muito mais úteis a desempenhar as suas próprias funções.
Lembre-se que tempo é dinheiro. O tempo que os seus colaboradores despendem numa reunião onde não fazem falta, é tempo em que não estão a produzir, o que significa que é apenas um custo para si sem qualquer retorno. Por isso, é importante que seja criterioso no momento de definir a lista de participantes.
5. Envolver os participantes na reunião
Para além de fazer uso de elementos visuais e interativos que prendam a atenção dos participantes da reunião, é importante ter estratégias que permitam à sua equipa participar e ser envolvida.
Uma primeira estratégia a adotar para evitar distrações, e ajudar todos a manterem o foco, poderá ser o de criar um depósito onde todos os participantes podem colocar os seus smartphones depois de os colocarem no modo silencioso. Isto só poderá ser feito caso o smartphone não seja uma ferramenta necessária para a reunião.
Também é importante abrir espaço à troca de ideias e perguntas onde todos os participantes consigam partilhar as suas ideias e questões. Pode criar este espaço no final de cada tópico a ser abordado ou no final da reunião.
6. Tirar notas de tudo o que for decidido durante a reunião
Para que uma reunião seja produtiva, é importante que sejam tomadas decisões concretas e que haja claros passos a seguir ou decisões a implementar decorrentes desta. Por isso, durante a reunião é importante que todos os participantes cheguem a um consenso sobre quais as decisões a serem tomadas e porquê.
Ao longo da reunião é importante que, em vez de saltar de tópico em tópico sem tirar conclusões concretas, garanta que todos os tópicos debatidos têm uma conclusão clara. Todas as decisões devem ser claras, bem como deve ser definido quem é a pessoa responsável por dar o devido seguimento e também um prazo de execução.
No final da reunião é importante rever todos estes pontos e discutir quais os próximos passos a dar tal como agendar uma nova reunião, se assim for necessário.
7. Após a reunião, envie um resumo do que ficou decidido
O trabalho para uma reunião produtiva não acaba no mesmo momento em que acaba a reunião. Para garantir que é possível recuperar tudo o que foi decidido e de forma a que os mesmos temas não sejam debatidos vezes sem conta, é importante criar um registo e partilhá-lo com todos os participantes da reunião.
Desta forma, todos poderão acompanhar o progresso dos temas em questão e recuperar qualquer informação importante que tenha sido determinada ao longo da reunião.
Para além disto, ao saberem que receberão um resumo das conclusões tiradas ao longo da reunião, todos os participantes poderão estar livres para dedicarem a sua atenção ao que está a ser debatido, sem precisarem de se preocupar em tirar notas.
Ao aplicar estas dicas conseguirá deixar de ter a sensação de que há reuniões que parece que, na prática, não servem para nada, já que não se atingem conclusões concretas nas mesmas.
Tudo aquilo que não precisar de ser debatido com outros pode apenas ficar por um email, não havendo necessidade de tirar horas de trabalho a todos.
E, tudo aquilo que precisa efetivamente de ser debatido, é bem explorado nestas reuniões já que há um claro objetivo que todos os participantes conhecem e também um registo que ajuda a impedir que o mesmo tópico seja debatido vezes sem conta.
Caso seja hábito ter reuniões por videochamada, para além de implementar estas dicas, também deverá estar ciente de quais são os erros comuns que deve evitar.
