O que é a contabilidade e para que serve?
A contabilidade é uma ferramenta de gestão que estuda e controla todas as operações financeiras de uma empresa através dos seus registos ou movimentos contabilísticos, contribuindo para a tomada de decisões por parte da administração da empresa, minimizando erros e falhas de gestão.
Ao registar, controlar, analisar e relatar a informação financeira, fiscal e de gestão, a contabilidade contribui para uma visão mais abrangente da situação económica e saúde financeira do negócio, assim como para a sua previsão, garantindo o seu crescimento sustentável.
A contabilidade, através do seu balancete, pode indicar qual o valor contabilístico atribuído a uma empresa a dado momento, ou seja, quais os seus bens ativos (recursos da empresa convertíveis em dinheiro, como o inventário, valores a receber, propriedade/instalações ou equipamentos; ou não convertíveis, como as patentes) e passivos (obrigações, dívidas, empréstimos, contas a pagar, impostos), assim como os investimentos e fontes de recursos.
Para ter uma informação fidedigna, este controlo contabilístico deve ser feito diariamente, para que no final do ano fiscal se obtenha informação o mais real possível, conhecendo o património líquido da empresa.
Equação contabilística base:
Património líquido = Ativo – (menos) Passivo
Desta forma será possível controlar o negócio à medida que avança e também saber onde está o dinheiro e como está a ser investido.
O documento que conflui toda a informação – a IES (Informação Empresarial Simplificada) – é de caráter obrigatório e deve ser entregue anualmente à Autoridade Tributária pelo Contabilista Certificado.
Contabilista Certificado: o profissional das contas
O profissional que, em Portugal, está habilitado para operar nesta área são os contabilistas certificados, inscritos na Ordem dos Contabilistas Certificados.
Para ingressar nesta profissão necessitam de ter formação académica, realizar formação específica sobre regras da profissão, como o estatuto e o código deontológico dos contabilistas certificados, realizar um estágio profissional e obter a aprovação num exame profissional.
Mas, ter este profissional a controlar as contas nem sempre é obrigatório. Dependerá se está a laborar em Regime Simplificado ou Contabilidade Organizada: o Regime Simplificado aplica-se a negócios com rendimento anual bruto até 200 mil euros (TI e ENI) e a Contabilidade Organizada para negócios acima dos 200 mil euros, incluindo as sociedades.
Depois de abordarmos alguns conceitos e reconhecer a importância da contabilidade, vamos saber o que é o Sistema de Contabilidade por Partidas Dobradas.
Sistema de Contabilidade por Partidas Dobradas ou digráfico
O sistema de Contabilidade por Partidas Dobradas pode parecer complicado, mas na realidade é simples e lógico. Este é o caminho utilizado para garantir o equilíbrio das operações de contabilidade. Vejamos como:
Cada transação é registada em duas contas, ou seja, a cada débito deve corresponder um crédito, sempre!
A saúde financeira está no meio de uma coisa e de outra, para que esta equação (ativos = passivos + capital próprio) seja equilibrada. Isto é, o total de débitos deverá ser igual ao total de créditos. O seu registo será sempre em contas dobradas ou duplicadas.
No entanto, o conceito de débito e o de crédito em contabilidade é diferente do débito e crédito em termos financeiros, ou seja, não significa necessariamente aumento ou diminuição de dinheiro.
Os termos servem para controlar as mudanças nos valores de contabilidade e garantir a precisão e equilíbrio nas demonstrações financeiras, como no Balanço, na Demonstração de resultados ou na Demonstração de fluxos de caixa.
Qual é a diferença entre um débito e um crédito em contabilidade?
De forma resumida, esta pode ser a resposta:
Débito:
Aumenta ativos e despesas
Diminui os passivos, capital próprio e receitas
Crédito:
Aumenta os passivos, capital próprio e receitas
Diminui os ativos e despesas.
Há uma relação inversa que é importante entender. Para cada débito numa conta, há um crédito noutra conta. Numa conta de ativos, o débito aumenta o valor do ativo, mas numa conta de passivos, o débito reduz o valor do passivo.
As contas de ativos são devedoras e as contas de capital próprio e passivos são credoras. Os ativos devem o montante ao respetivo financiamento (capital próprio e outros). Os financiadores têm a haver esses montantes.
Quando se aumenta uma conta de ativos, estamos a debitá-la, e quando retiramos ativos a essa conta, estamos a creditá-la.
Assim como, quando se aumenta uma conta de passivos, estamos a creditá-la, e quando retiramos passivos a essa conta, estamos a debitá-la
Os ativos aumentam com o débito e os passivos aumentam com o crédito. Por isso, as contas do balanço incluem débitos e créditos.
Incluem ativos que aumentam com os débitos, e passivos e capital próprio que aumentam com os créditos. O capital próprio pode operar um papel importante para o equilíbrio. Os lucros, por exemplo, são considerados capital próprio. Quando os há, debita-se a conta de ativos e aumentam os créditos de capital próprio.
Os conceitos aplicados em contabilidade, nomeadamente na contabilidade por partidas dobradas, tal como já referido, é diferente daqueles usados na área financeira, vamos explicar e apresentar alguns exemplos.
Contabilidade por Partidas Dobradas: Exemplos do registo de crédito e débito em duas ou mais contas
EXEMPLO 1
Descrição: Comprar mercadoria que integrará o inventário da empresa
Passo 1: A empresa recebe o ativo – mercadoria X no valor de 1000 euros.
Passo 2: Assume responsabilidade para com o fornecedor
Temos duas contas contabilísticas: Inventários & fornecedores
Passo 1: A conta “Inventários” deve à conta “Fornecedores” o aumento do stock no valor de 1000 euros. A conta “Inventários” é debitada.
Passo 2: A conta“Fornecedores” deve receber do ativo da empresa uma contrapartida no montante da entrega feita, por isso tem um crédito sobre esse ativo. A conta “Fornecedores” é creditada.
As contas de gastos e perdas são debitadas e as contas de rendimentos e ganho são creditadas.
Saldo de uma conta = débitos – (menos) créditos
O saldo será devedor se os débitos excederem os créditos.
O saldo será credor se os créditos excederem os débitos.
Ainda de acordo com o exemplo acima, se comprarmos mais stock, temos mais ativos investidos do que dinheiro em caixa. A conta está em débito, mas quando os vendemos, transformamos os ativos em dinheiro, creditando-a.
Se houver uma venda, as receitas resultantes aumentam os créditos da conta de vendas ou de inventário. Já as despesas, como o pagamento de renda, debita a conta da despesa ou de credores.
Se comprar equipamento para o funcionamento da empresa debita a conta dos “Equipamentos” porque aumenta os ativos. É uma conta ativa de onde sai o dinheiro apenas. Mas, se a mesma empresa realizar a compra e venda de equipamentos, depois de vender o equipamento credita a conta passiva de onde sai o dinheiro.
As transações comerciais de compra e venda de mercadorias são facilmente apoiadas pelo InvoiceXpress, programa de faturação online e certificado pela Autoridade Tributária, com a emissão dos respetivos documentos de faturação.
Antes de efetuar a compra, poderá solicitar um orçamento, depois decidir pela compra. Os bens são encomendados por si e faturados pelo fornecedor. Em termos de contabilidade, os bens são debitados na conta do inventário e creditados na conta do fornecedor.
O pagamento será feito dentro do prazo acordado, sendo emitido o recibo pelo fornecedor. Contabilisticamente, nesta altura, o valor dos bens é debitado na conta do fornecedor, seguindo-se depois a revenda, passando a ser creditados na conta de inventário. Nesta fase, o seu aliado será novamente o programa de faturação InvoiceXpress, através da emissão de faturas, recibos e, eventualmente, guias de transporte.
Tendo em conta o segundo exemplo de débitos e créditos contabilísticos, que a seguir expomos, os documentos necessários para o firmar do contrato serão outros. Consulte o seu banco.
EXEMPLO 2
Descrição: Pedido de empréstimo à Banca
Passo 1: A Empresa realiza um empréstimo à Banca, ficando com um crédito na conta de fornecedores, que aumenta o passivo.
Passo 2: Assume a responsabilidade para com a Banca – fornecedor
Temos duas contas: Despesas vs. Fornecedores
Passo 3: A empresa salda o empréstimo ou parte dele, ficando com um débito na conta de fornecedores, que diminui o passivo.
Por exemplo, se pede um empréstimo, aumenta os ativos, mas também a despesa e debita a conta de caixa dos fornecedores porque diminui o passivo. Se pagar o empréstimo, credita a conta de caixa porque diminui os ativos e as despesas.
Muito mais haveria a dizer sobre este assunto, no entanto, estas noções servem para ter uma ideia mais clara da aplicação destes conceitos em Contabilidade, inversos aos débitos e créditos financeiros.
Acompanhe melhor o seu negócio, sabendo do que fala com o seu Contabilista Certificado.
