Com a aprovação do Orçamento de Estado para 2015, entra já em vigor a obrigação de comunicação electrónica de Inventários à AT. Quem tenha contabilidade organizada e elabore inventários, tem até 31 de Janeiro de 2015 para comunicar às Finanças o stock remanescente até ao último dia do ano anterior.
Com a aprovação do Orçamento de Estado para 2015, foi adicionado o ponto 3º-A ao Decreto-Lei n.º 198/2012, referente à obrigação da comunicação de inventários. Esta medida foi criada pelo Governo com o objectivo de combater a evasão e fraude fiscal, no seguimento de outras regras de facturação já em vigor como a obrigação de comunicação de facturas e guias de transporte.
# Quem é obrigado a comunicar o inventário?
Esta medida abrange todos os sujeitos passivos singulares ou colectivos que:
– Tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;
– Disponham de contabilidade organizada;
– Estejam obrigados à elaboração de inventário;
– Tenham tido, no ano anterior, um volume de facturação superior a 100 mil euros.
Estão excluídos desta obrigação as empresas com volume de facturação, do ano anterior, igual ou inferior a 100 mil euros.
# O que são Inventários?
Inventários (existências) são activos:
– Armazenados para venda no decurso normal da actividade empresarial;
– Em processo de produção para venda;
– Na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.
Que produtos estão sujeitos a inventário?
Os inventários englobam bens comprados e detidos para revenda. São exemplos mercadorias compradas por um retalhista, ou terrenos e outras propriedades detidas para revenda. Os inventários também englobam bens acabados produzidos, ou trabalhos em curso que estejam a ser produzidos pela entidade e que incluam materiais e consumíveis aguardando o seu uso no processo de produção.
Que inventário faz um prestador de serviços?
No caso de um prestador de serviços, os inventários incluem os custos do serviço, (estes custos consistem sobretudo nos custos de mão-de-obra e outros custos com o pessoal diretamente envolvido na prestação do serviço, incluindo pessoal de supervisão, e os gastos gerais atribuíveis), relativamente ao qual a entidade ainda não tenha reconhecido o referido rédito/proveito.
Quem está obrigado à elaboração inventário?
Segundo os artigos 3.º, 4.º, 5.º e 10.º conjugados com o artigo 12.º, todos do decreto de lei n.º 158/2009(PDF), ficam obrigadas a realização de inventário:
– Sociedades abrangidas pelo Código das Sociedades Comerciais;
– Empresas individuais reguladas pelo Código Comercial;
– Estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada;
– Empresas públicas;
– Cooperativas;
– Agrupamentos complementares de empresas e agrupamentos europeus de interesse económico;
– As pessoas singulares que, exercendo a título individual qualquer actividade comercial, industrial ou agrícola, optem ou estejam obrigadas a possuir contabilidade organizada;
– As entidades do sector não lucrativo (entidades que não exerçam, a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícola) quando os rendimentos totais obtidos em cada um dos dois exercícios anteriores excedam 150 mil euros.
Condições excepcionais
Empresas sem existências e obrigadas por lei a comunicar inventários, declaram no portal e-fatura que não têm existências, não precisando de submeter qualquer ficheiro.
Artigos que à data do inventário não constem em stock, estando esgotados, por exemplo, não se incluem no ficheiro a entregar.
Quem está isento?
Não tem de proceder a realização de inventário:
– Os particulares;
– As pessoas singulares que, mesmo exercendo a título individual qualquer actividade comercial, industrial ou agrícola, não optem nem estejam obrigadas a ter contabilidade organizada;
– As entidades do sector não lucrativo que não optem nem estejam obrigadas a ter contabilidade organizada.
Qual é o prazo de envio da comunicação?
A comunicação do stock existente até último dia do ano anterior tem de ser enviada à AT até dia 31 de Janeiro. Ou seja, tem até dia 31 de Janeiro de 2015 para enviar a informação referente ao ano de 2014.
Caso pratique um período de tributação diferente do ano civil, a comunicação deve ser efectuada até ao final do 1.º mês seguinte à data do termo desse período. Se, por exemplo, o seu período de tributação iniciar em Março e terminar em Fevereiro, tem de comunicar o seu inventário electronicamente até 31 de Março do ano seguinte.
Incumprimento
Se a comunicação dos inventários não for cumprida, as entidades sujeitam-se a uma coima que pode ir de 200 a 10 mil euros.
# Como é feita a comunicação do inventário?
Sempre que há uma comunicação de inventário, a AT interpreta essa comunicação como a final, substituindo qualquer ficheiro que tenha sido entregue em data anterior. Por outro lado, existem empresas que dada a gestão de stocks que fazem, podem ter de submeter vários ficheiros. Nestes casos, estes ficheiros devem ser submetidos no mesmo momento, para que o sistema os agrupe e valide. Em ambos os casos, não são permitidas comunicações parcelares de inventário.
A comunicação será realizada no Portal das Finanças
acedendo a Serviços Tributários > Entregar e de seguida na área Ficheiros de Inventário onde pode submeter ou consultar os ficheiros importados.
Existem 2 tipos de ficheiros que pode importar no portal:
1- Ficheiro de texto com os campos separados por ponto e vírgula (.CSV)
Este método permite às empresas sem recursos informáticos cumprir esta obrigação. A AT disponibiliza um ficheiro modelo .csv que pode ser usado directamente numa folha de cálculo para a elaboração do Inventário.
Modelo de um ficheiro .csv
2 – Ficheiro de Formato .XML
As entidades com existências significativas e todas as que disponham de recursos informáticos terão vantagem na submissão de um ficheiro .xml. A sumissão do ficheiro será mais rápida e terá maior garantia de sucesso nessa operação. Verifique se o seu programa de facturação permite exportar o ficheiro .XML ou .CSV, referente ao inventário a comunicar às Finanças.
Modelo de um ficheiro .xml
# Que informação é comunicada às Finanças?
Relativamente a cada item é obrigado a indicar:
| Campo | Descritivo |
|—————————————-|—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–|
| Tipo (ProductCategory) | Identificador do tipo de produto. Deve ser preenchido com uma das seguintes letras: M – mercadorias P – matérias-primas, subsidiárias e de consumo A – produtos acabados e intermédios S – subprodutos, desperdícios e refugos T – produtos e trabalhos em curso |
| Identificador de Produto (ProductCode) | Código único do produto na lista de produtos, que só deverá aparecer uma vez em cada ficheiro. Este código deverá corresponder ao mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) da faturação, quando aplicável. No caso de tipos de produtos não transacionáveis e que sejam inexistentes ao nível da tabela de Produtos do SAF-T (PT), deverá garantir-se uma codificação única para cada produto. |
| Descrição (ProductDescription) | Descrição do produto |
| Código do Produto (ProductNumberCode) | Código EAN. Deve ser utilizado o código EAN (código de barras) do produto. Quando este não existir, preencher com o valor do campo “Identificador do Produto |
| Quantidade (ClosingStockQuantity) | Quantidade de existência final relativa ao período a que reporta. |
| Unidade (UnitOfMeasure) | Unidade de medida usada (exemplo: Kg, Cm, M3, Unidades) |
As empresas também deverão indicar, para além da sua identificação fiscal:
– O Ano a que se refere o Inventário, utilizando as regras do Código do IRC, no caso de períodos contabilísticos não coincidentes com o ano civil;
– A Data do Inventário, correspondente ao fim do período de tributação.
A Autoridade Tributária disponibiliza um manual de integração de software (PDF) ao qual pode verificar os campos e todas as informações referentes à comunicação eletrónica de inventários.
# Como é que o InvoiceXpress vai ajudar neste processo?
Já disponibilizamos um ficheiro pré-preenchido no modelo exigido pela Autoridade Tributária. Saiba como obter esse ficheiro e conheça os passos para submeter no portal e-factura.
