Sempre que precisa de um orçamento, espera até ao último minuto para o pedir? Se a resposta é sim, leia os nossos conselhos e conheça a Zaask, a plataforma online que transformou esta habitual dor de cabeça num sistema simples de 4 passos.
Já todos passámos pela necessidade de pedir um orçamento. Seja para obras a fundo, para a realização de um evento ou para responder a um serviço pontual. No InvoiceXpress não somos excepção e, fruto da nossa experiência, decidimos partilhar a importância de um bom orçamento para a contratação de qualquer serviço.
# Porque são os orçamentos importantes?
Sempre que há a necessidade de contratar um serviço ou adquirir um produto, pedir vários orçamentos é a estratégia mais inteligente para uma decisão acertada. O objectivo é só um: obter o melhor serviço ou produto, pelo preço mais competitivo e dentro do prazo de pagamento e de entrega mais conveniente.
# Como pedir bons orçamentos?
A maior dificuldade está na análise das várias propostas comerciais recebidas. Há vários pontos a considerar e nem sempre a que apresenta o valor mais baixo é a melhor. De acordo com a nossa experiência, as nossas recomendações são as seguintes:
1. Elabore o pedido com a maior clareza possível, nomeando todas as necessidades de serviço, para que as respostas sejam dadas com igual objectividade. Deixe o menos possível em aberto para que o processo de comparação seja mais fácil.
2. Compare no mínimo três orçamentos e, depois de recebidos, não se iniba de pedir uma reunião/conversa telefónica para eventuais esclarecimentos.
3. Faça uma matriz de comparação, numa tabela em Excel, por exemplo. Comece por colocar numa primeira coluna as suas necessidades e, nas seguintes, as respostas/valores das empresas que lhe responderam. Na sua coluna, alguns tópicos a responder são: data do serviço, verba disponível, prazo de pagamento, especificidades do pedido (no caso de uma mudança, por exemplo, confirme se a empresa tem caixas para transporte).
4. Se não conseguir fechar o trabalho com nenhuma das empresas contactadas inicialmente, recomece o processo. E com base nesse feedback, considere reavaliar as suas prioridades.
# Como conhecemos a Zaask?
O InvoiceXpress serve micro e pequenas empresas de serviços que actuam em Portugal. Ao longo do tempo, começámos a ter clientes internacionais e surgiu a necessidade de contratar um serviço de tradução.
A Zaask foi a nossa primeira escolha pela simplicidade do processo em solicitar orçamentos. Em quatro passos, recebemos várias propostas adequadas ao nosso pedido:
1. Depois de aceder a www.zaask.pt, começámos por descrever detalhadamente o serviço a realizar. O formulário de submissão é uma grande ajuda na estruturação do mesmo.
2. Em 24 horas, recebemos vários orçamentos por parte dos prestadores de serviços que escolheram responder ao nosso pedido.
3. Comparámos as várias propostas e escolhemos a que melhor se adequava ao nosso limite orçamental e de tempo para realização da tarefa.
4. No fim, tivémos ainda a possibilidade de avaliar a qualidade do trabalho realizado.
A nossa matriz de comparação ficou assim:
| Fornecedor | Custo por palavra | Pagamento a 30 dias | Entrega no dia 01/06/2014 | Requisito 1: Inglês e espanhol técnico | Requisito 2: Revisão do português (opcional) | Total |
|:———-:|:—————–:|:——————-:|:————————-:|:————————————–:|:——————————————–:|:—–:|
| A | 0,04€ | Sim | Não | Sim | +45€ | 125€ |
| B | 0,04€ | Não | Sim | Sim | +40€ | 120€ |
| C | 0.065€ | Sim | Sim | Sim | Sem custo | 130€ |
O fornecedor C foi o escolhido. O orçamento apresentado é ligeiramente mais caro, mas cumpre todos os requisitos solicitados.
Tendo este sistema como base, a comparação tornou-se mais fácil e fechámos negócio. Queríamos apenas três orçamentos para comparação mas, com esta plataforma, pode receber gratuitamente até quatro respostas.
Parece simples? É porque foi mesmo. Pedir um orçamento através da Zaask é grátis e o único custo foi o pagamento do serviço em si.
# Como resumimos a nossa experiência com a Zaask?
Para além da simplicidade do processo, a grande mais valia que encontrámos foi uma maior eficácia tanto para o cliente, como para o prestador do serviço.
Enquanto cliente, fizémos o pedido apenas uma vez e por um canal só: poupámos tempo na procura de fornecedores, as respostas foram rápidas e o sistema de feedback deu-nos segurança.
Enquanto empresa prestadora de serviços, é clara a vantagem no acesso a mais clientes (com menos tempo despendido na procura) e no aumento real das possibilidades de negócio (as respostas são mais direccionadas e o sistema de feedback constrói uma boa reputação).
Agora que já conhece as dicas do InvoiceXpress para elaborar um bom orçamento, e tendo a Zaask como plataforma para fazer o pedido ou divulgar a sua empresa, será difícil não encontrar o seu fornecedor ou cliente ideal.
