Todos os líderes ou gestores se preocupam em obter melhores resultados de forma eficiente. Para alcançar resultados rápidos e um nível alto de desempenho, é essencial que as equipas trabalhem de forma produtiva.
No entanto, isso nem sempre é fácil. Falta de motivação, organização e outros fatores podem contribuir para um nível baixo de produtividade
Nesse sentido, ao longo deste artigo, vamos abordar a importância de aumentar a produtividade, a influência do líder no rendimento da sua equipa e como pode implementar novas práticas mais eficientes.
Produtividade – o que é?
Segundo o dicionário português, produtividade é sinónimo de eficiência e rendimento, e pode se definir como “a relação entre uma dada quantidade produzida e um ou vários fatores necessários para a obter”.
Em certos negócios, pode ser mais difícil definir o que consideram produtivo, mas geralmente os fatores quantidade, qualidade e recursos (materiais ou de tempo) são os que se devem considerar. Simplificando, ser produtivo é saber gerir o tempo e os recursos necessários para realizar determinadas tarefas, com o menor esforço possível.
Num mercado tão competitivo, uma equipa produtiva é um fator essencial para o sucesso de uma empresa. Todos os que estão na liderança querem aumentar a quantidade de trabalho feito com os mesmos recursos, sem comprometer a qualidade.
Apesar de não ser fácil, a redução dos recursos materiais e tempo poderá significar uma diminuição do custo. E, quando se alcança um bom coeficiente de produtividade, os resultados do negócio melhoram significativamente.
A função do líder na produtividade da equipa
Uma boa liderança é vital para o sucesso de um negócio. O líder tem o poder de incentivar ou desencorajar um membro de uma equipa, através das suas palavras e ações.
A ausência de reconhecimento, feedback, comunicação, organização e ferramentas adequadas estão entre os motivos que mais comprometem a produtividade dos trabalhadores. Notou que são fatores dependentes da liderança?
Verificamos assim a, muito falada, diferença entre um chefe e um líder.
Um chefe procura cumprir os seus objetivos, sem olhar a meios, por ser autoritário e ditar regras. Não incentiva um ambiente agradável, não comunica, nem se preocupa com os seus colaboradores.
Um líder já procura estar atento aos talentos, necessidades e dificuldades da sua equipa. Lidera por palavras, mas principalmente pelo exemplo. Reconhece o bom trabalho, mas também está alerta aos pontos de melhoria e conversa com os seus funcionários.
Por mais simples que pareçam, pequenos gestos fazem toda a diferença! Nos próximos tópicos vamos destacar alguns procedimentos práticos para aumentar a produtividade e melhorar a gestão do seu negócio.
6 formas práticas de aumentar a produtividade da sua equipa
Definir objetivos
Independentemente da metodologia de gestão de projetos adotada, definir objetivos a curto e longo prazo é uma mais-valia para os trabalhadores. Partilhar um objetivo claro e específico faz com que todos possam trabalhar na mesma direção e foquem o seu tempo em atingir o objetivo rapidamente.
Além de estabelecer uma visão geral dos alvos a longo prazo, determine todos os passos do processo e dê espaço para que todos colaborem. Depois, é uma questão de monitorizar regularmente o progresso e trabalhar com a equipa nos ajustes que possam ser necessários.
Melhorar a comunicação
Os colaboradores devem sentir-se à vontade para partilhar as suas ideias e dificuldades. Os que estão na liderança devem ser acessíveis e, além de promoverem a comunicação entre os colaboradores e a chefia, devem encorajar a comunicação entre todos os membros da empresa.
Em trabalho remoto, a comunicação pode ser um desafio, mas já existem muitas ferramentas que facilitam a interação entre colegas.
Encontre um meio simples de manter o canal de comunicação aberto para que todos possam compartilhar informações importantes sobre projetos, discussões dos temas do momento, fracassos e êxitos. O trabalho de equipa aumentará e vai garantir que todos estarão a trabalhar para os mesmos objetivos.
Automatizar processos
Automatizar tarefas manuais é outra forma de aumentar a produtividade do seu negócio.
Este procedimento permite que a equipa se foque nas tarefas mais importantes da gestão da empresa, por usar menos tempo ou deixar de lado os encargos repetitivos e rotineiros.
Existem milhares de programas criados para facilitar a vida de todos os trabalhadores.
O InvoiceXpress (software de faturação certificado pela Autoridade Tributária), por exemplo, é o programa perfeito para automatizar a sua emissão de faturas, graças à sua eficaz e escalável API e às dezenas de plugins de integração disponíveis. O ideal para economizar tempo e dinheiro!
Promover a formação
Atualmente, a formação dos colaboradores é obrigatória por lei, mas vai perceber que ela tem inúmeros benefícios. Além de facilitar a adaptação ao trabalho, também ajuda a aumentar a produtividade.
O conhecimento permite ao trabalhador desempenhar a sua tarefa com maior qualidade e de forma mais rápida. Um trabalhador que se sente mais seguro na sua incumbência, também estará mais motivado a realizá-la de modo produtivo.
Verifique as necessidades de cada membro da sua equipa e delineie um plano de ação para cada um. As dificuldades são diferentes de pessoa para pessoa, por isso evite formações demasiado generalizadas.
Dar feedback do desempenho
Os líderes devem esforçar-se para dar feedback aos seus colaboradores. Mas, como é que o feedback contribui para o rendimento do trabalhador? Elogios sinceros vão muito longe! O reconhecimento sincero da chefia consegue dar um impulso extra de motivação.
Mesmo que o feedback seja negativo, o mesmo princípio aplica-se. Com críticas construtivas, a equipa pode refletir nos pontos a melhorar e colocá-los em prática. Envolvendo mais os trabalhadores, os feedbacks acabarão por ajudar a alcançar melhores resultados.
Valorizar a opinião dos colaboradores
Como já mencionámos no nosso artigo sobe tomada de decisão, nem sempre a pessoa responsável por tomadas de decisão tem as habilidades, conhecimento e experiência suficientes para fazer uma escolha acertada.
A equipa deve ser ouvida. Quando todos sentem que a sua opinião é valorizada, vão-se sentir mais motivados para trabalhar.
O aumento da produtividade do seu negócio é um processo contínuo e cada vez mais necessário para garantir que os resultados sejam obtidos de forma rápida e eficiente.
Lembre-se: defina objetivos, melhore a comunicação, automatize processos, promova a formação, dê feedback e valorize a opinião dos colaboradores.
Desta maneira, vai trabalhar em conjunto com a sua equipa em direção ao sucesso. Embora seja um desafio, aumentar a produtividade pode originar grandes recompensas tanto para os trabalhadores, como para o negócio.
