Já foram definidas as regras para dispensar o formato das facturas em papel. Um dos requisitos é comunicar à AT a escolha do novo processo. Neste artigo, mostramos-lhe onde e como aderir a esta nova medida.
A história começa em 2018.
O ano passado, o Governo aprovou o pacote de medidas e-fatura 2.0 para 2019, entre as quais, se liam mudanças como a nova data para o envio do SAFT ou a possibilidade das empresas optarem pelo “fim” das facturas em papel.
As medidas estão a ser implementadas pausadamente ao longo deste ano. No passado dia 15 de Maio, foi a vez da medida relativa às facturas sem papel, com a publicação da Portaria nº. 144/2019 em Diário da República, oficializando o regulamento.
Condições e requisitos
O novo regime isenta as empresas da obrigação de imprimir as facturas ou de transmiti-las via electrónica ao cliente.
Para tal, primeiro as empresas terão de comunicar à Autoridade Tributária (AT) a mudança (explicamos mais abaixo os passos para solicitar esta alteração à AT). Em segundo lugar, o diploma refere detalhadamente as condições e requisitos a cumprir na adopção do novo regime, que apontamos de seguida:
* O adquirente do bem ou serviço não pode ser sujeito passivo. De forma simples, o cliente terá de ser o consumidor final, portanto este processo não se aplica a transações B2B (compra e venda entre empresas).
* A empresa não pode estar em situação de incumprimento da comunicação dos elementos das facturas à AT. Nesses casos, todas as empresas que pretendam activar a nova medida devem primeiro corrigir a situação de irregularidade na comunicação com a AT.
* É exigido que a emissão de facturas seja feita através de um software certificado. O InvoiceXpress possui esta certificação da AT.
* Note que este ponto apresenta 2 cenários alternativos, pelo que as empresas poderão optar por um dos dois.
1) A comunicação das facturas à AT deve ser feita em tempo real;
OU
2) A empresa deve comunicar as facturas à AT através do ficheiro SAFT, contudo deve comunicá-las em tempo real aos clientes, via meio electrónico, como por exemplo, email ou SMS.
# E se o cliente exigir a factura impressa?
Esta é a questão que coloca as aspas no “fim” das facturas em papel.
A lei é clara e refere que, nesta mudança, as empresas estão, de facto, dispensadas de imprimir facturas ou de enviá-las via electrónica aos destinatários, no entanto, tudo está dependente da aceitação do cliente.
Ou seja, se os clientes não consentirem ou, se por alguma razão, exigirem a factura impressa por duvidarem que foi emitida (criada), a empresa é obrigada a garantir a factura em papel.
Afinal, o cliente tem sempre razão.
Onde ficam as facturas?
As empresas que têm o método de comunicação com a AT em tempo real, poderão consultar as facturas no Portal das Finanças imediatamente após a sua emissão.
Já no caso dos clientes – a quem se destina a factura – estes terão as facturas disponíveis na sua área pessoal do e-fatura até ao 10º dia seguinte ao termo do prazo. Quer isto dizer que poderão ter de esperar até 10 dias para consultá-las no e-fatura.
Como aderir às facturas sem papel?
Por esta altura, já se deve estar a perguntar “como terminar com as facturas em papel na minha empresa?”.
De seguida, mostramos-lhe, passo a passo, como comunicar a opção do novo regime à AT para a sua empresa.
# 1. Aceda ao atendimento do e-balcão
No Portal das Finanças, aceda ao serviço do e-balcão e seleccione a área Atendimento e-balcão.
# 2. Coloque uma questão
Clique no botão para registar uma nova questão.
# 3. Especifique os campos e a mensagem
Em área, seleccione e-Fatura.
Escolha “Adesão Fatura s/ Papel” no tipo de questão.
No campo Questão, marque:
“Nos termos art. 4º n.1” – se a sua empresa comunica em tempo real as facturas à AT
“Nos termos art. 4º n.2” – se a sua empresa possui o método SAFT para comunicar à AT
Preencha o campo do Assunto com “Portaria 144/2019 – Comunicação Opção – NIF”, completando com o NIF da entidade aderente.
Na secção da Mensagem, a Autoridade Tributária sugere o seguinte texto: “Declaro que pretendo optar pela dispensa de impressão de fatura em papel reunindo as condições previstas no Art. 4.º da Portaria 144/2019 de 15 de maio”.
Et voilà!
Agora que já sabe as regras e como solicitar o novo regime, vai optar por esta solução para a sua empresa?
Deixe a sua opinião acerca desta medida nos comentários.
Boa facturação! Com ou sem papel.
