Ter pagamentos em atraso não é nada bom para um fluxo monetário saudável de uma empresa, especialmente de uma pequena ou média empresa – PME (pode mesmo ser fatal).
Além disso, na maioria das vezes, as empresas não têm qualquer desculpa para ter pagamentos em atraso. E, se não há desculpa, não deve haver motivo para a ansiedade em torno de cobranças relativas a pagamentos passados do prazo.
No entanto, esta ansiedade repete-se com frequência. Quanto ao tema dos pagamentos em atraso, e se está nesta situação, saiba que não é o único a passar por isso.
Este artigo do City A.M, um conhecido jornal financeiro londrino, cita um estudo (e outros números interessantes) que demonstra que as PMEs no Reino Unido andam à caça de 50 bilhões em pagamentos em atraso, e que é costume terem até cinco faturas não pagas ao mesmo tempo. Esta realidade pode ajudar a dar algum contexto ao que se poderá estar a passar, também, em Portugal.
E como sair disto? Como reitera este artigo da Forbes, o fundamental é não ter “medo de ser pago”.
Se disponibilizou o seu produto ou serviço, e não deve ter medo de exigir a retribuição justa e acordada, ou seja, o respetivo pagamento.
Para o ajudar a aplicar essa mentalidade, reunimos algumas dicas para evitar que o seu negócio acumule pagamentos em atraso.
5 regras de ouro para evitar pagamentos em atraso
1- Trate da faturação imediatamente
O envio de uma fatura dias ou semanas após a conclusão do trabalho ou a entrega do serviço é problemático por várias razões:
- Transmite a mensagem de que não se leva a sério enquanto empresa;
- Coloca-o numa posição incómoda quando precisa de acompanhar o pagamento;
- Pode criar confusão junto do cliente, que, se receber a fatura muito mais tarde, poderá já não se recordar exatamente do serviço prestado (resultando em mais atrasos de pagamento).
A melhor altura para enviar uma fatura é imediatamente a seguir a vender o bem/prestar o serviço. Felizmente, as soluções modernas de faturação que existem no mercado oferecem formas rápidas, simples e imediatas de enviar uma fatura logo após a entrega do serviço ou produto.
Uma vez enviada a fatura, avise o cliente, para que ele a possa processar. Assim, não existirá qualquer dúvida sobre se recebeu ou não a fatura. Do seu lado, se usar o InvoiceXpress, programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, pode enviar logo por email a fatura ao seu cliente, ou partilhar com ele a respetiva conta corrente.
2 – Aceite múltiplas formas de pagamento
Ofereça várias opções de pagamento, como cartões de crédito e débito, referências MB, Apple Pay, Google Pay, e PayPal, para além da habitual transferência bancária e pagamento por cheque.
Mesmo os negócios B2B (Business-to-Business) já começam a oferecer opções de pagamento adicionais e sem complicações, o que facilita grandemente pagamentos a tempo e horas.
Ao facilitar ao máximo o pagamento por parte dos clientes, é menos provável que estes adiem, e é menos provável que tenha de iniciar conversas incómodas.
3- Mantenha uma linha temporal da faturação
Um bom software de faturação regista exactamente quando uma fatura foi enviada, da mesma forma que uma solução de email marketing lhe permite ver quando um email foi aberto.
Se a justificação de um cliente for que nunca recebeu a fatura, ter todo o histórico da fatura do seu lado, informação que tem ao seu dispor no InvoiceXpress, coloca-o numa posição de negociação mais forte.
Mostrar quanto tempo passou desde que enviou a fatura aumenta a pressão e a urgência do lado do cliente para a liquidar. Além disso, sabendo o cliente que pode seguir as suas faturas a este nível, é mais provável que pague a tempo.
4 – Mantenha o processo clean e exato
Não coloque demasiada informação, ou mesmo desnecessária, na fatura a enviar. O documento deve ser claro e profissional.
É por isso que utilizar um programa de faturação como o InvoiceXpress, que lhe permite personalizar os seus documentos com a sua marca, e enviar faturas profissionais, pode ser tão importante para o sucesso de um negócio.
Quando o cliente consegue ver rapidamente a informação mais importante — como o montante devido, número de encomenda, detalhes bancários e condições de pagamento — é mais fácil processar a fatura.
Tendemos a responder ao nível de profissionalismo que recebemos. Se a sua fatura estiver desorganizada e parecer pouco profissional, não será tratada como uma prioridade.
Antes de enviar uma fatura, antecipe o que o cliente precisa, como o número da ordem de compra, nome da pessoa ou departamento que fez a encomenda, e uma breve descrição dos bens ou serviços que está a faturar. Evitará atrasos no processamento, pois o cliente não precisará de lhe pedir para reemitir a fatura com as informações necessárias.
5 – Estabeleça pagamentos regulares com clientes regulares
Se tiver clientes regulares ou semi-regulares, peça-lhes que estabeleçam pagamentos repetidos, a serem pagos num dia específico. Isto deve ser fácil para o cliente, especialmente, se o montante for o mesmo todos os meses.
Apelidado por alguns de assassino silencioso do empreendedorismo, os pagamentos em atraso e a dor de cabeça das cobranças podem acabar com o seu negócio aos poucos, erodindo lentamente a sua capacidade de cashflow e, portanto, de manter o negócio de pé.
Não permita que assim seja.
Qualquer conversa que tenha com os seus clientes deve ser proativa e produtiva, e não incómoda. As sugestões acima referidas podem ajudá-lo a evitar estas últimas e a fazer dos pagamentos em atraso um assunto do passado.
