Há diversos documentos relacionados com o registo comercial de uma empresa. Existem também nomenclaturas semelhantes e o assunto pode parecer confuso. Neste artigo, vamos saber do que se trata o documento comprovativo do registo comercial.
Certidão de registo comercial – o que é?
Este documento tem várias tipologias, e pode ser:
- Certidão de registo comercial em papel – 6 meses
- Certidão permanente “temporária” (online) – 3 meses
- Certidão permanente “de longo prazo” (online) – 1 a 4 anos
Quando cria a sua empresa na hora ou online é feito o seu registo no Instituto dos Registos e Notariado. O comprovativo desse registo é a emissão automática de uma certidão permanente, com a atribuição de um código de acesso online, que terá a validade de três meses (secção III, art. 75º ).
Após este período, a certidão pode ou não ser renovada conforme a vontade do empreendedor ou empresário. Não é, portanto, um documento obrigatório.
No entanto, em algum momento da vida do seu negócio, esse documento irá ser solicitado por entidades privadas ou públicas para atestar o registo comercial.
O que fazer após os 3 meses de certidão temporária?
Depois de passarem os três meses de validade da certidão permanente, pode optar pela sua renovação e continuar com o código de acesso disponível para usar sempre que solicitado.
Se não pretender fazer essa renovação mal se verifique a caducidade do comprovativo inicial, pode, em alternativa, optar por uma de duas situações quando o documento lhe for exigido:
- solicitar uma certidão comercial em papel, por 6 meses;
- solicitar uma certidão permanente, com código de acesso online, por 1 a 4 anos.
A diferença entre uma e outra são os custos (consulte a tabela em baixo neste artigo) e a forma de apresentar a declaração quando é exigida, ou seja, uma é entregue em papel ou enviada como documento PDF, a outra pode ser consultada online, através de um código de acesso.
Existe ainda uma vantagem marcante da certidão permanente online sobre a certidão em papel, que é a atualização constante da informação.
Certidão comercial (e certidão permanente): para que serve?
Tanto a certidão comercial, como a certidão permanente, são documentos que comprovam o registo comercial de uma empresa, sociedade, cooperativa, empresa pública ou outras, para todos os efeitos legais, perante qualquer entidade pública ou privada.
Quem pode pedir uma certidão comercial?
Qualquer pessoa ou entidade com registo comercial pode pedir a certidão comercial.
Certidão comercial ou certidão permanente de registo comercial?
A certidão comercial e a certidão permanente de registo comercial têm a mesma função, no entanto, variam tendo em conta a natureza do documento.
A certidão comercial é em papel e pode ser requerida em qualquer altura. A validade será de 6 meses.
A certidão comercial permanente é online e, por isso, contém informação sempre atualizada consoante a natureza do registo solicitado.
Tal como já referimos anteriormente, por altura do registo de criação da empresa receberá, automaticamente, e de forma gratuita, uma certidão comercial permanente online (registo de acesso) com a validade de 3 meses. O documento pode depois ser renovado por um período de 1 a 4 anos, de acordo com a tabela de preços respetiva (ver abaixo).
Certidão permanente: que registos pode solicitar?
Podem ser solicitadas três certidões comerciais diferentes:
- Certidão comercial de registo (em Português ou Inglês);
- Certidão comercial de registo e documentos – inclui registo comercial e documentos eletrónicos associados;
- Certidão comercial do pacto social/estatutos atualizados.
Desta documentação ficam excluídos os documentos de prestação de contas.
Como pedir uma certidão comercial (ou certidão permanente)?
A certidão comercial pode ser pedida em qualquer Conservatória do Registo Comercial, seja presencialmente, ou por correio (físico ou eletrónico). A certidão permanente pode ser solicitada também numa Conservatória, mas o procedimento é facilitado se o fizer online, no Portal do Cidadão.
Se optar por fazer o registo online, basta aceder ao Portal do Cidadão e colocar os dados do requerente (nome, NIF/NIPC, email e telemóvel); em seguida realizar o pagamento, recebendo depois o comprovativo do pedido e o respetivo código de acesso.
Qual o custo de uma certidão comercial (ou certidão permanente)?
O custo da certidão comercial varia de acordo com a tipologia e validade do documento:
| Validade | 3 meses | 6 meses | 1 ano | 2 anos | 3 anos | 4 anos |
| Certidão de registo comercial (papel) | x | 30€ | x | x | x | x |
| Certidão permanente de registo comercial (online) | Gratuita. Código de acesso online emitido na hora da criação da empresa. | x | 25€ | 40€ | 60€ | 70€ |
| Certidão comercial de registo e documentos (online) | x | x | 55€ | 88€ | 132€ | 154€ |
| Certidão comercial do pacto social/estatutos atualizados (online) | x | x | 20€ | 35€ | 45€ | 50€ |
Consulte o regulamento emolumentar dos registos e notariado, incluído no Decreto-Lei n.º 322-A/2001, de 14 de dezembro e confirme todos os preços em vigor.
Veja ainda as respostas a muitas dúvidas relacionadas com o registo comercial no site oficial do Instituto de Registos e Notariado.
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