Brainstorming: o que é e para que serve
Brainstorming é uma palavra de origem inglesa, em que “brain” significa cérebro e “storming” tempestade e que pode traduzir-se livremente por “tempestade de ideias”, sendo um processo bastante usado por criativos.
No entanto, este método pode ser aplicado a qualquer setor ou departamento. Assim como, inclusive, fazer parte do dia a dia do empreendedor como uma ferramenta para obter recursos fora da caixa. Por exemplo, para descobrir novas ideias e refrescar o negócio ou para encontrar soluções criativas para resolver problemas identificados.
Para tal, em primeiro lugar analise o problema.
Em segundo lugar, recolha informações sobre as causas que originaram o problema.
Em terceiro lugar, defina o objetivo a atingir durante o brainstorming.
Em quarto lugar, através do método de brainstorming, promova a partilha de propostas de soluções junto da sua equipa.
Por fim, redija e aplique o seu plano de ação com base nas ideias discutidas.
Exemplo
Problema: as vendas do produto X desceram num determinado período
Causas: É um produto de época?, o preço de venda ao público aumentou?, a concorrência oferece mais valor com um produto semelhante?, há dificuldades na otimização da venda do produto em plataformas online?, etc.
Objetivo geral: Inverter a tendência e aumentar a venda do produto X em x % nos próximos 6 meses.
Objetivo da sessão de brainstorming (brainstormings por setores): cada um partilhará soluções ou mudanças a operar no seu departamento, que apoiem a concretização do objetivo geral.
Soluções encontradas via brainstorming: Rever custos das matérias-primas para tentar baixar o PVP; Apostar em publicidade online; Melhorar a cadeia de recursos da venda online – associar tarefas a cada departamento; etc.
Nota: Estas soluções são apenas exemplos, já que num processo de brainstorming real as ideias que surgem costumam ser loucas, estapafúrdias, fantásticas, sem qualquer utilidade, livres, fora da caixa, mas todas válidas para o processo.
Brainstorming: qual a vantagem?
Enquanto método, o brainstorming permite encontrar uma solução para um determinado problema ou procurar ideias para desenvolver produtos, serviços ou outros projetos.
Por exemplo, a solução para melhorar o serviço ao cliente, o lançamento de um novo produto, ou o aumento da faturação pode ser encontrada através do brainstorming.
Em suma, estimula o pensamento criativo para que as ideias se soltem, por mais ridículas que possam parecer (e sem apontar o dedo), se analisem, e, depois, se encontre aquela que será determinante para o negócio.
O processo é facilitado ao reunir o grupo num espaço diferente, fora da empresa, mais descontraído e inspirador. A liberdade de pensar e expor ideias absurdas, sem qualquer julgamento, é aquilo que diferencia esta técnica de outras.
Por exemplo, o contabilista ideal pode resolver-lhe questões relacionadas com a faturação, um mentor de negócios pode ajudá-lo na tomada de decisões, mas a sua equipa vai ajudá-lo a melhorar cada serviço ou departamento através do brainstorming.
O grupo vai pensar, revelar ideias e partilhar soluções, ao mesmo tempo que estará a criar relações de envolvimento com a empresa e entre si. Por isso, esta é uma forma de intraempreendedorismo e que funcionará como motivação para os colaboradores.
Quem usou o Brainstorming pela primeira vez?
Por trás de cada método, existe sempre um mentor ou alguém que o terá colocado em prática pela primeira vez. Neste caso, o brainstorming foi apresentado pelo criativo publicitário fundador da BBDO, Alex Osborn, nos seus livros desde os anos 50.
“É mais fácil destronar uma velha ideia do que pensar numa nova”, escrevia Alex Osborn sobre o processo informal e criativo de encontrar soluções para os problemas. Para saber um pouco mais sobre as origens e a evolução do brainstorming, consulte o artigo “The Journey of Brainstorming”, publicado na página da Regent University.
A filosofia das suas 4 regras mantém-se ainda hoje:
- Gerar a maior quantidade de ideias possível;
- Nenhuma ideia pode ser criticada durante o processo;
- Ideias rebeldes e “absurdas” são encorajadas;
- As ideias podem ser combinadas com outras ou podem ser melhoradas com base em ideias de outros membros do grupo.
Apesar de o método parecer simples, livre e aleatório, na verdade o seu sucesso depende de organização e preparação. Portanto, é fundamental seguir alguns passos para atingir o sucesso.
Seis passos essenciais para a criação de um evento de brainstorming
- Marque um encontro – Marque uma reunião. Pode ser no escritório ou num espaço alternativo, sem distrações.
- DÊ ferramentas para a preparação – Avance o tema para que permita a pesquisa e a preparação por cada participante. Despertar a criatividade na hora, de improviso, sem qualquer estudo, pode ser difícil.
- Explique claramente o objetivo – Assim, motivará os participantes a focarem-se mais no processo para atingir o fim.
- Convide pessoas novas – Novas pessoas trazem novas perspetivas e abordagens. Se essas pessoas estiverem fora da organização, mais produtivo será, pois trarão visões externas que podem estar a fugir do alcance da equipa.
- Crie um ambiente aberto – O importante é que todos sintam que as suas contribuições, sejam elas quais forem, terão sempre bom acolhimento.
- Dê feedback – Acompanhe a execução das ideias que forem aprovadas para passarem à fase seguinte. Explique porque algumas ideias são rejeitadas e outras escolhidas. Relembre que todas elas foram um processo, uma contribuição valiosa para se chegar à ideia desejada. Se o propósito ou objetivo estiver claro desde o início, mais fácil se torna o processo.
No final, a equipa sai mais realizada e motivada a dar os próximos passos. Mas, para que o processo corra bem, e não resulte em equipas desmotivadas, é crucial colocar em prática as técnicas certas.
Contudo, antes de avançar, lançamos um alerta importante sobre o que não deve fazer para, assim, as sessões trazerem bons resultados.
O que NÃO deve fazer numa sessão de brainstorming
Deixar que as pessoas mais extrovertidas dominem a sessão
Se as pessoas mais extrovertidas ou mais habituadas a estes processos criativos dominarem a sessão, podem perder-se contributos valiosíssimos vindos daqueles que habitualmente estão mais calados. Modere, dê a oportunidade para que todos participem.
Manter o processo em torno das ideias iniciais
A barreira das primeiras ideias. Quem já não passou por isto? Surgem ideias ou soluções e, depois, tudo gira em torno das mesmas propostas. Se vir que isto está a acontecer, lance radicalmente novas sugestões em cima da mesa, para atear novas ideias.
Deixar-se vencer pelo silêncio
Após longo período de silêncio, poderá pensar: “Se não há ideias, nem ninguém quer falar, vou terminar a sessão.” Não, não faça isso. Não se deixe vencer pelo silêncio. Se ainda não cumpriu com o seu objetivo e tem ainda muitas questões às quais necessita de resposta, então espevite a sua audiência para continuar a contribuir. Para prevenir esta situação, ponha antecipadamente em prática o passo nº 2 mencionado anteriormente, ou seja, dê ferramentas para a sua audiência se preparar.
Nunca permitir que se diga: esta ideia é má
Quando se abre um processo de brainstorming, o propósito é recolher todas as ideias que surgirem, sejam elas quais forem. Todas as ideias contribuem para este processo. Por vezes, aquelas ideias que à partida poderiam ser más, podem ser aquelas que farão toda a diferença no trabalho de grupo.
Deixar ficar o processo fechado na sala onde ocorreu a “tempestade de ideias” e nunca as colocar em prática ou não dar feedback sobre elas é um erro a evitar. Se existiu um objetivo para a sua realização (procurar melhorar um produto, procurar novas ideias nunca colocadas em prática), deverá estruturá-las, dar-lhes sentido e definir estratégias para o futuro. E, claro, comunicá-las à equipa.
Agora que já sabe o que não deve fazer, siga em frente e planeie as suas sessões de brainstorming.
Fechar vários elementos da equipa, e convidados externos, numa sala e dizer para começarem a ter ideias, o mais certo é não resultar em nada.
Então, siga as nossas seis dicas para espevitar o processo na prática.
Brainstorming: como implementá-lo na prática
Já percebemos que o objetivo do brainstorming é descobrir a ideia perfeita e ter o momento “eureka” que faça avançar a empresa, em conjunto. Motivar e envolver a equipa, seja física ou online, exige mestria e preparação. Se tiver possibilidade, realize este trabalho num espaço físico, mas procure variar de local. Está provado que os novos ambientes estimulam o pensamento criativo.
Mudar de ares é bom, mas também irá depender de si, e do seu trabalho enquanto moderador, para transformar os desafios em grandes oportunidades de colaboração das equipas. Um dos desafios é a liderança do processo via online. Se for impossível realizar videoconferências, ou utilizar plataformas colaborativas assíncronas, implemente esta dica simples:
- partilhe um documento word no Google Docs e convide a registar as ideias nessa folha em branco. Se quiser evitar a contaminação de ideias, implemente esta técnica de forma individual e, no final, partilhe as ideias recolhidas com todos, motivando a “discussão” síncrona ou assíncrona.
De qualquer das formas, vai necessitar destas seis dicas para espevitar a partilha de muitas e variadas ideias:
1. ”Despejar” ideias para o papel num curto período
A ideia é incutir o sentido de urgência e levar o cérebro a pensar rápido, sem a guilhotina da autocensura ou a aprovação de outros. Desta forma, abole-se o medo da ideia ridícula. Como o tempo que se define é curto, não permite conversas laterais e contaminação do processo, que poderia contribuir para o anular de ideias antes de irem à discussão do grupo.
2. Speedstorming:escrever as ideias rapidamente e submetê-las à apreciação individual
Esta é uma ótima forma de angariar o contributo de todos, desde os mais hiperativos àqueles que ficam mais no seu canto. Em 5 minutos, cada elemento anota as ideias e passa-as para o colega do lado. Este anota as suas ideias ou observações ou constrói uma nova ideia a partir das propostas. Cinco minutos depois passa a outro colega. No final, teremos mais ideias com anotações, e outras ideias sugeridas, prontas para serem levadas a discussão. Esta dica rápida pode designar-se de Speedstorming.
3. Motivar a criação de imagens no cérebro
Em silêncio, peça para fechar os olhos e imaginar a solução para o problema X de forma muito concreta. Se for o aperfeiçoamento de um produto, peça para imaginar a cor, as novas funcionalidades, o tamanho, etc. O pensamento torna-se mais concreto e tangível e não tão abstrato. Depois, peça para partilharem com o grupo.
4. Atribuir o problema a um personagem (um personagem de ficção ou figura pública, por exemplo)
Ajuda a visualizar o problema de fora e descobrir diferentes formas de abordagem. As ideias, consideradas ridículas, dispendiosas ou difíceis de concretizar podem mais facilmente ser atribuídas a um personagem e não a si próprio. Como o primeiro-ministro resolveria esta questão?
5. Ronda de ideias
Pelo menos cada membro da equipa deve colaborar com uma ideia, antes de se partir para a discussão. Se a sua ideia já tiver sido exposta, deve regressar a essa pessoa no final, dando-lhe assim tempo para pensar noutra.
6. Brainstorming inverso ou reverso
Todos os elementos do evento de brainstorming tentam criar entraves ou dificuldades para que uma determinada ideia ou solução seja atingida. Esta é uma forma de visualizar as possíveis barreiras e encontrar estratégias para ultrapassá-las. Se pretender melhorar a experiência do cliente, esta dica será bastante útil.
Está pronto para revolucionar o seu negócio?
Se nunca deu liberdade às suas equipas para dar ideias, surpreenda-se quando aplicar este método.
Aquilo que esperamos é que estas técnicas o ajudem a criar um plano de ação eficaz que faça a sua faturação crescer.
Nós, estaremos deste lado, para o apoiar com todas as funcionalidades disponíveis no software de faturação online InvoiceXpress, certificado pela Autoridade Tributária.
