Documentos contabilísticos, como faturas ou notas de crédito emitidas pela sua empresa ou pelos seus fornecedores, servem como prova da atividade da sua empresa. Como tal, eles devem ser devidamente arquivados e conservados.
Esta conservação é obrigatória por lei de forma a poder comprovar que todas as declarações e impostos pagos à Autoridade Tributária estão corretos. Conheça a legislação que regula a gestão documental.
Arquivo de documentos: como e onde guardar os documentos contabilísticos do seu negócio?
Antes de analisarmos os prazos legais que as empresas devem cumprir no que toca à conservação e arquivo de faturas e de outros documentos contabilísticos, é importante abordar como é que essa conservação deve ser feita.
Essas regras são definidas no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Independentemente da documentação estar em formato físico ou eletrónico, a sua correta conservação implica a criação de um plano de arquivo.
Neste plano deve constar um ficheiro com a lista de todos os documentos fiscais presentes no arquivo, e deve estar organizada de forma sequencial e ininterrupta para permitir uma busca simples através da identificação de cada documento.
Documentos em formato físico
Todos os negócios que tenham um estabelecimento estável ou empreendedores com domicílio em Portugal devem arquivar os seus documentos fiscais em formato físico nessa mesma morada.
Por outro lado, caso estes não tenham a sua sede ou domicílio em território nacional, mas disponham de um estabelecimento estável, o arquivo deverá estar nesse mesmo estabelecimento.
No caso de negócios que não tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e queiram arquivar os seus documentos fora do território da União Europeia, devem fazer esse pedido à Autoridade Tributária.
Documentos em formato eletrónico
As faturas e qualquer outro documento contabilístico que tenha sido emitido eletronicamente e recebido pela mesma via deve ser conservado também em formato eletrónico.
Os documentos em formato físico podem ser digitalizados e armazenados em formato eletrónico.
No entanto, esta digitalização tem de ser feita de forma rigorosa para que as imagens dos documentos sejam perfeitas, ou seja, reproduzindo o documento original sem que haja qualquer perda de resolução ou informação.
Para que este arquivo em formato eletrónico seja válido e reconhecido, ao digitalizar os documentos, devem ser feitos controlos que permitam garantir que esse mesmo arquivo é exato e fiável e que seja feita uma manutenção do mesmo para prevenir a criação indevida de novos documentos ou detetar qualquer adulteração, destruição ou danos aos documentos arquivados.
As empresas devem criar cópias de segurança deste arquivo eletrónico que devem ser armazenadas num local diferente do original e em condições que previnam a perda do mesmo.
No caso da informação em formato eletrónico, esta pode ser guardada em qualquer Estado membro.
Arquivo de documentos: quais os prazos legais para a conservação de documentos fiscais?
Os prazos legais para o arquivo de documentos contabilísticos, ou seja, para a conservação de diferentes documentos fiscais são fixados pela respetiva legislação que regula esses mesmos documentos.
Apresentamos de seguida os prazos para cada um dos tipos de documentos fiscalmente relevantes, bem como o excerto e localização dessa mesma informação.
Documentos Contabilísticos e Correspondência
Segundo o n.º1 do artigo 40º do Código Comercial, estes dois tipos de documentos devem ser conservados durante 10 anos:
“Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos”.
Dossier Fiscal
O dossier fiscal é uma compilação de documentos, referente a um determinado período de tributação e utilizado para controlo e inspeções por parte da Autoridade Tributária.
Segundo n.º1 do artigo 130º do Código do IRC, estes devem ser conservados durante 10 anos,à exceção dos isentos nos termos do artigo 9º:
“Os sujeitos passivos de IRC, com excepção dos isentos nos termos do artigo 9.º, são obrigados a manter em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, um processo de documentação fiscal relativo a cada período de tributação, que deve estar constituído até ao termo do prazo para entrega da declaração a que se refere a alínea c) do n.º 1 do artigo 117.º, com os elementos contabilísticos e fiscais a definir por portaria do Ministro das Finanças”.
Documentos de IRC
Segundo o n.º1 do artigo 19º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, todos os registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos:
“Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, sem prejuízo do disposto no número seguinte”.
Documentos de IVA
Segundo o n.º1 do artigo 52º do Código do IVA, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos, mesmo quando a comunicação é feita por meios informáticos:
“Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos”.
Documentos de IRS
Mesmo os trabalhadores independentes estão obrigados a arquivar os seus documentos fiscalmente relevantes. Segundo o n.º2 do artigo 113º do Código de IRS, esta conservação deve ser feita durante 10 anos:
“Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar os livros da sua escrituração e os documentos com ela relacionados, devendo conservá-los em boa ordem durante os dez anos civis subsequentes”.
Atualmente, todos os documentos contabilísticos devem ser arquivados e conservados durante um período de 10 anos.
No entanto, é preciso estar atento pois pode sempre haver alterações a estas leis. Por exemplo, entre 2014 e 2016, os documentos de suporte ao IRC precisavam de ser conservados durante 12 anos.
Ao manter-se a par de todas estas alterações impedirá que entre numa situação de incumprimento, evitando assim a aplicação de coimas cujo valor pode variar entre os 150€ e os 2000€.
Por fim, e em paralelo com o arquivo de documentos contabilísticos, ou seja, a conservação das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes do seu negócio, recomendamos que espreite o nosso artigo sobre como documentar processos, para o ajudar a aumentar a produtividade das suas equipas.
