É natural, no dia a dia de um empreendedor, que por vezes exista a necessidade de anular uma fatura emitida.
Por exemplo, pode ter acontecido um erro na introdução de algum dado ou de algum valor, de que nem se apercebeu quando estava a emitir a fatura, mas apenas mais tarde, já depois do documento emitido. São situações normais, que acabam por acontecer na correria diária da gestão de um negócio.
Vejamos então como deve proceder quando precisa de anular uma fatura. Existem duas possibilidades legais: cancelar a fatura que já emitiu, ou enviar uma nota de crédito ao seu cliente.
Mas quando deve optar por uma solução e pela outra? Tudo depende se já enviou ou não a fatura emitida ao seu cliente.
Como anular uma fatura já enviada ao cliente?
Se precisa de anular uma fatura que já enviou ao seu cliente, o procedimento legal adequado, e que sugerimos que adote, é a emissão de uma nota de crédito.
Como a fatura já se encontra em posse do destinatário, o seu cliente, o mesmo já a poderá ter passado à contabilidade, para que a mesma seja processada.
Se, neste caso, cancelar a fatura, corre o risco de criar uma divergência ao ter o mesmo documento assinalado como cancelado e inválido do seu lado, mas ainda considerado válido do lado do cliente.
Em termos de saldo na conta corrente do seu cliente, se a nota de crédito for emitida com o valor total da fatura, o ato de emitir uma nota crédito é equivalente ao cancelamento da fatura. De notar ainda que pode indicar nas observações da nota de crédito o motivo que o levou a criá-la.
Como anular uma fatura finalizada mas que ainda não enviou ao cliente?
Neste caso, pode optar por cancelar a factura diretamente sem qualquer problema, exceto se o documento já tiver sido comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira (via SAF-T ou por comunicação automática).
O cancelamento do documento é bastante comum nos cenários em que existe um engano no preenchimento da fatura. Porém, não se esqueça que, ao cancelar a fatura, tem obrigatoriamente de indicar o motivo de cancelamento.
Após o cancelamento, pode emitir a sua nova fatura, agora com todos os dados correctos.
O que é uma nota de crédito?
Como vimos, emitir uma nota de crédito é uma das possibilidade quando precisamos de anular uma fatura. Mas afinal o que é uma nota de crédito?
Trata-se de um documento retificativo, isto é, de um documento legal de acerto de contas, que serve para anular o valor total ou parcial de uma ou mais faturas. Como tal, tem que estar obrigatoriamente associado à fatura que o originou.
Com vimos, é sempre importante para o sucesso de um negócio saber como deve proceder em cada momento, mesmo numa situação tão simples e comum como quando é necessário anular uma fatura.
É por isso que utilizar um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, como o InvoiceXpress, que lhe permite sempre, e de uma forma tão simples, seguir os devidos procedimentos legais, o irá ajudar a ser mais rápido, produtivo e eficaz.
