Para o desenvolvimento do seu negócio é necessário que os seus colaboradores trabalhem alguns períodos longe do local de trabalho? E por esse motivo surgem despesas extra?
Mas que despesas são essas e como definir um plano para ajudar os seus colaboradores com estes custos associados ao trabalho?
Vamos perceber melhor que apoios ou ajudas de custo a empresa deve garantir para compensar os seus trabalhadores.
Ajudas de custo: o que são?
As ajudas de custo são benefícios atribuídos a funcionários para cobrir os custos adicionais, de caráter temporário, com transportes, alojamento ou alimentação, quando as funções são realizadas fora do local de trabalho habitual.
Tal acontece, por exemplo, se o colaborador necessitar deslocar-se para outra cidade ou país para representar a sua empresa num evento e isso implicar despesas extra face ao seu quotidiano. Neste caso, a empresa tem de atribuir um valor/abono para suportar parte das despesas ou reembolsar a totalidade dos valores gastos, mediante comprovativos, por causa desta deslocação, alimentação ou estadia extra.
Em que situações podem ser pagas as ajudas de custo?
Normalmente, as ajudas de custo são atribuídas em três situações:
- Transporte
Estas ajudas incluem o custo calculado ao quilómetro na deslocação em viatura própria ou em viatura alugada e a comparticipação dos custos com os transportes públicos. Contemplam despesas com estacionamento, portagens, bilhetes ou passes.
- Alojamento
Estas ajudas incluem o pagamento de estadia em alojamento acordado.
- Alimentação
Estas ajudas incluem as despesas com refeições, tendo como base o subsídio de refeição.
Os valores a atribuir podem ser os mesmos da tabela para o setor público, ou outros que façam parte da política interna da empresa ou que constem da convenção coletiva de trabalho, se for o caso.
No entanto, as regras para a tributação têm como base os valores que constam na legislação aplicável ao setor público.
Ajudas de custo: qual a legislação aplicável?
Na ausência de uma legislação específica que regule as ajudas de custo para o setor privado, a política de ajuda de custo varia de acordo com cada empresa.
Contudo, uma vez que o Decreto-lei nº 106/98 de 24 de abril define a política de atribuição de ajudas de custo aos trabalhadores da função pública, o mesmo serve de referência para o setor privado.
Esta legislação tem cerca de 20 anos, no entanto os valores financeiros de referência são atualizados regularmente. Os valores praticados constam na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, tendo sofrido uma redução posterior comprovada no artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
Pontos essenciais sobre as ajudas de custo presentes no Decreto-Lei nº 106/98:
- O diploma define o que são deslocações diárias ou deslocações sucessivas e apresenta as percentagens de ajuda que podem ir de 25% a 100% do valor diário definido, consoante as horas de partida e de chegada. O decreto especifica que as despesas de transporte, por exemplo, devem corresponder àquilo que é efetivamente gasto, seja o pagamento do passe ou bilhete, no caso de transporte público, seja um valor de subsídio atribuído ao quilómetro, caso use o carro, vá a pé, ou de bicicleta ou moto, etc.
- Normalmente, as deslocações em trabalho deverão ser temporárias e comparticipadas caso a caso. Mas, se a cada mês acontecerem com regularidade, então poderá ser pago um subsídio mensal de igual valor ao passe do transporte coletivo, mesmo que o trabalhador opte por outro meio. Estes valores mensais serão pagos junto com a remuneração mensal.
- Caso as ajudas de custo sejam de caráter eventual, podem ser reembolsadas no final do serviço mediante a apresentação de comprovativos. Caso necessário, podem ser adiantadas, e os valores serão acertados no final da missão.
- Se estas ajudas incluírem os valores das refeições, o subsídio de refeição é deduzido das ajudas de custo. Assim como acontece com o alojamento, caso seja garantido pela empresa.
Para a sua empresa, deverá aplicar aquilo que fará sentido para si e para a sua equipa.
Por exemplo, no seu plano de ajudas de custo a empresa poderá definir o pagamento de um valor fixo diário ou semanal em jeito de abono extra, se as deslocações forem regulares. Ou, ainda, atribuir apoio financeiro extraordinário se as deslocações forem pontuais, mediante a apresentação de comprovativos de despesas previamente aprovadas.
Independentemente daquilo que decidir para o seu negócio, o Decreto-Lei nº 106/98 pode servir de guia para definir a sua própria política de ajudas de custo, adaptando-a à realidade da sua empresa.
Sem legislação específica, deixa de ser obrigatório atribuir ajudas de custo, mas os seus colaboradores merecem respeito pelo seu trabalho e esforço. Por isso, quando houver pagamento, haverá tributação e os valores de referência públicos servirão de base para a aplicação dessa tributação.
Vejamos quais os valores em vigor atualmente.
Valores de referência da função pública para as ajudas de custo de cada categoria
Os valores das ajudas de custo foram estabelecidos na Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro e sofreram, posteriormente, uma redução entre 10% e 20%, conforme o artigo 4.º, n.º 4 do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
De acordo com a tabela atualizada a 2023 e publicada pela Direção-Geral da Administração e Emprego Público, verificamos que as ajudas atribuídas variam de acordo com a localização do trabalho, o índice remuneratório, a tipologia do transporte e os valores do subsídio de refeição, atualmente fixado pela Portaria 107-A/2023 de 28 de Abril.
As ajudas de custo, pagas em dinheiro, junto com a remuneração, poderão ter regularidade pontual ou mensal, conforme durarem as condições de trabalho que lhe deram origem.
Ajudas de Custo – Tabela com os valores de referência dos suplementos remuneratórios:
| Ajudas de Custo | Nacional | Estrangeiro |
| Trabalhadores que exercem funções públicas com remuneração base superior ao índice 18 (1372,27€) | 50,20€ | 89,35€ |
| Trabalhadores que exercem funções públicas com remuneração base entre índice 9 (903,27) e 18 (1372,27€) | 39,83€ | 72,72€ |
| Subsídio de Transporte – Em automóvel próprio | 0,36€ /km | – |
| Subsídio de Transporte – Carreiras de Serviço Público | 0,11€ /km | – |
| Subsídio de Transporte – Automóvel alugado (varia por pessoa consoante a viagem for partilhada por 1, 2 e 3 ou mais pessoas) | 1 – 0,34€ /km 2 – 014€ /km 3 ou mais – 0,11€ /km | – |
| Subsídio de Refeição | 6€/dia em dinheiro; 9,60€ /dia em cartão ou vale | – |
Ajudas de custo: como calcular?
O cálculo das ajudas de custo de uma deslocação por motivos de trabalho poderá depender da localização geográfica – nacional ou estrangeiro – , do custo de vida do local, do tipo de transporte utilizado e da duração da viagem.
No caso das refeições, o subsídio de alimentação (6€ desde 1 de maio de 2023) é o valor de referência.
Será o responsável pelo negócio que definirá toda a política de ajudas de custo e respetivos valores para cobrir gastos de alimentação, transporte e alojamento dos seus colaboradores deslocados. Estes dados devem constar de um documento interno, para depois fazer os cálculos devidos, seja pelo número de horas, de dias ou de quilómetros, de forma clara para todos os seus colaboradores.
As ajudas de custo e os impostos
Tributação em IRS
Os valores de referência dos suplementos remuneratórios estabelecidos pelo Governo servem também de referência na hora de cobrar impostos.
Os valores que constam da tabela que já expusemos em cima, são os montantes máximos para os colaboradores ficarem isentos de tributação em sede de IRS ou Segurança Social.
Acima destes montantes, o valor remanescente passa a ser considerado rendimento da categoria A e fica sujeito a tributação em sede de IRS.
Os valores devem constar nos recibos de remuneração, com a distinção dos montantes sujeitos a retenção em sede de IRS e aqueles que ficam isentos por estarem incluídos nos valores de referência do setor público.
Tributação em IRC
No entanto, estes valores que ficam isentos de tributação em IRS serão tributados às empresas, ou seja, as empresas estarão sujeitas a tributação autónoma das ajudas de custo.
De acordo com o artigo 88º, nº 9, do Código de IRC, os encargos suportados pelas empresas, e não faturados a clientes, são tributados à taxa de 5% relativamente ao valor em que o trabalhador fica isento de IRS.
Em suma, todo o valor da ajuda de custo é tributado. Por um lado, a empresa será tributada em 5% sobre a parte isenta de IRS para o colaborador. Por outro lado, se o valor exceder os tetos máximos definidos pela tabela pública, o remanescente será tributado ao colaborador.
Por fim, se os valores forem faturados aos clientes, a empresa deixa de estar sujeita a tributação autónoma e a despesa será considerada um custo fiscalmente aceite da empresa a quem fatura.
Exemplo1:
Viagem de trabalho a uma distância de 50 km em viatura própria pago a 0,36€/km = ajudas de custo de 18€
Tributação IRS – isento
Tributação autónoma IRC – 5% sobre 18€
Exemplo2:
Viagem de trabalho a uma distância de 50 km em viatura própria pago a 0,56€/km = ajudas de custo 28€
Tributação IRS:
– 0,36€ x 50 = 18€ isentos
– 10€ remanescente tributado
Tributação autónoma IRC – 5% sobre 18€
Toda a informação deve estar devidamente registada e documentada, incluindo os comprovativos, recibos ou faturas.
O InvoiceXpress, software de faturação online certificado, será o parceiro certo para manter a faturação destas ajudas de custo em dia, caso se imputem ao seu cliente.
